É necessário armazenar NFe, CTe, DANFe e DACTe? Descubra aqui!

O armazenamento de documentos fiscais e as suas movimentações ainda são problemas para muitas empresas. Mas armazenar NFe e CTe e gerenciá-los com excelência é muito menos complicado do que pode parecer.

Com uma boa solução de gestão de notas fiscais e arquivos XML, as tarefas relacionadas ficam mais simples e ainda ajudam a empresa a se qualificar nos procedimentos internos.

Para ajudá-lo com o assunto e as melhores práticas, neste post vamos mostrar:

  • como e quando armazenar NFe e DANFE;
  • como e quando armazenar CTe e DACTE;
  • por quanto tempo armazenar arquivos e documentos auxiliares de notas;
  • quando os elementos de NFe e CTe devem ser apresentados à fiscalização;
  • por que arquivos e documentos devem ser armazenados;
  • a importância de armazená-los corretamente;
  • de que maneiras fazer o armazenamento;
  • e quais podem ser as consequências de um armazenamento incorreto ou ineficaz.

É necessário armazenar NFe e DANFE?

Quando falamos em Nota Fiscal Eletrônica (NFe) nos referimos, na verdade, a dois elementos que a compõem: arquivo XML e Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica (DANFE), que é aquele documento que pode ser impresso e visualizado.

Segundo a legislação, existe a obrigatoriedade apenas de guarda do arquivo XML, porque ele é o documento fiscal de fato e elemento que autoriza seu uso no momento da emissão — tem valor fiscal.

Quanto ao Danfe, como seu nome diz, é apenas um documento auxiliar e não é a NFe de fato. Por isso, não precisa ser armazenado. Suas funções são acompanhar a mercadoria durante seu transporte, por poder ser impresso, e facilitar a visualização dos dados da operação.

Exceção para a guarda de DANFE

A empresa não tributada pelo Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços (ICMS), como uma prestadora de serviços em geral, não emite a NFe. Logo, não precisa estar cadastrada na Secretaria da Fazenda (Sefaz) de seu estado e nem mesmo possuir Inscrição Estadual.

Neste caso, o negócio não é obrigado a armazenar os arquivos de notas eletrônicas recebidas. Porém, devem armazenar os DANFEs.

Então, fica a cargo da empresa decidir por arquivar ou não os XMLs recebidos, apenas os DANFEs ou ambos os elementos.

É necessário arquivar CTe e DACTE?

O Conhecimento de Transporte Eletrônico (CTe) funciona como a NFe: é dividido em XML e Documento Auxiliar do Conhecimento de Transporte Eletrônico (DACTE).

Sendo assim, seu arquivo tem de ser guardado de acordo com a lei, enquanto o DACTE é utilizado apenas para visualização das informações e acompanhamento dos fretes.

Vale lembrar que o mesmo caso de exceção de guarda da NFe é válido para o CTe, pois o transporte rodoviário de cargas entre cidades e estados, que exige a emissão de CTe, também é tributado pelo ICMS. Portanto, não contribuintes do imposto estadual estão dispensados da guarda de XMLs recebidos, podendo optar por armazenar somente os DACTEs.

Por quanto tempo arquivos e documentos devem ser armazenados?

A legislação exige que os arquivos XML, que são realmente os documentos fiscais, sejam armazenados por cinco anos após as emissões das notas.

Ou seja, toda empresa atualmente deve obrigatoriamente ter guardados os XMLs referentes aos últimos cinco anos, conforme a data de hoje. Caso no dia de ontem algum documento seu tenha completado cinco anos, a partir de hoje a guarda desse arquivo específico não é mais necessária.

Na hipótese de o negócio não ser cadastrado na Sefaz de seu estado e optar por guardar DANFEs e DACTEs, também assume o prazo legal de cinco anos para a guarda.

Exceção para o ativo imobilizado

Na compra de bem que faça parte do patrimônio da empresa e se enquadre no ativo imobilizado, como maquinário, computadores e veículos, o arquivo XML tem de ser arquivado enquanto aquele bem existir e estiver em posse do negócio.

Sendo um carro usado pela empresa por sete anos, e estando no nome dela, a obrigatoriedade de armazenamento do XML da nota de compra do veículo passa a sete anos.

Quando apresentar XMLs e documentos auxiliares à fiscalização?

O arquivo XML é o que a fiscalização exige que uma empresa apresente quando os fiscais vão até a organização. É obrigatório que esses arquivos estejam no local, independentemente de como estejam sendo guardados e organizados.

Já o DANFE e o DACTE, como auxiliares e possíveis de serem impressos, são pedidos pelos fiscais quando abordam veículos durante os fretes das mercadorias.

Também, conforme as exceções, empresas não credenciadas para emissão de NFe ou CTe são obrigadas a apresentar documentos auxiliares se forem fiscalizadas em suas sedes. E de acordo com a exceção de período para bens do ativo imobilizado, as notas eletrônicas desses bens devem estar prontas para serem apresentadas a qualquer tempo.

Por que é preciso armazenar arquivos e documentos?

Primeiramente, nunca se pode ignorar a necessidade de cumprir com a obrigação legal de guardar arquivos ou documentos por cinco anos. Mas existem mais motivos que tornam importante o armazenamento de XMLs, DANFEs e DACTEs.

O contador não armazena arquivos e documentos fiscais

O escritório de contabilidade responsável por assessorar a empresa nas suas tarefas fiscais, trabalhistas e contábeis não tem obrigação de armazenar NFe — nenhum de seus elementos.

A obrigatoriedade é de destinatários e emitentes arquivarem DANFEs ou DACTEs e XMLs em seus endereços oficiais. Isso porque a legislação não exige apenas que estejam arquivados, mas também que estejam em posse do empreendimento responsável.

A Sefaz do estado também não armazena XMLs, notas e conhecimentos de frete

Obviamente, o banco de dados da Secretaria da Fazenda de qualquer estado tem os dados de documentos emitidos dentro dele e arquivos XML.

Porém, para consultar um XML e poder baixá-lo é preciso ter a chave de acesso do documento — ou seja, possuir DANFE ou DACTE.

Já no caminho inverso, se for necessário visualizar o documento e imprimi-lo, é necessário que se tenha o XML.

Ou seja, a Sefaz não funciona como diretório de armazenamento das empresas e não pode ser encarada dessa forma.

É preciso ter comprovação das movimentações

Além de serem documentos de emissão obrigatória em operações, notas fiscais e seus elementos servem de comprovação para transações feitas e procedência de bens e estoques.

Por exemplo, caso o negócio queira renovar seus equipamentos — que fazem parte do ativo imobilizado — não poderá vender os itens antigos se não tiver seus XMLs e documentos para entregá-los ao comprador e manter o registro de procedência dos bens.

Os dados de notas fiscais são necessários em declarações fiscais e contábeis

Na escrituração contábil, as vendas e compras estão entre as informações mais importantes. E as notas fiscais são os documentos idôneos que comprovam tais movimentações e baseiam a escrituração. Além disso, seus arquivos podem servir para importações, transmitindo os dados direta e automaticamente para a contabilidade.

No caso de declarações do âmbito fiscal, há obrigações totalmente ligadas às notas de entrada e saída da empresa. Então, sem tê-las armazenadas é possível que se cometam erros no preenchimento dos campos, tirando dos profissionais responsáveis a possibilidade de importarem os dados para os layouts das declarações.

Qual é a importância de fazer o correto armazenamento?

De forma geral, o armazenamento adequado dos documentos fiscais garante à organização uma melhor estrutura organizacional. E a consequência dessa melhoria é o que mostraremos adiante.

Manter a transparência corporativa

O princípio da transparência é a garantia do acesso a informações confiáveis para todos os interessados interna e externamente na organização, sendo um dos pilares de uma boa administração e do bom andamento de cada setor.

Diante disso, qualquer parte da empresa que afete a sua transparência a prejudica direta ou indiretamente em pontos como:

  • relação com stakeholders — agentes internos e externos interessados no negócio;
  • eficiência de setores que têm influência uns sobre os outros;
  • tomada de decisões, seja as dificultando ou as induzindo ao erro por falta de dados;
  • prevenção contra erros e perdas financeiras.

Facilitar a troca de informações interna e externamente

O compartilhamento de dados entre profissionais, até mesmo de diferentes setores, é recorrente dentro das empresas.

Diante disso, armazenar NFe e CTe corretamente se faz necessário também para facilitar e agilizar o fluxo de tarefas dos funcionários da empresa. Consequentemente, os profissionais conseguem ser mais rápidos e exatos em seus trabalhos.

Prevenir-se contra erros fiscais e contábeis

A desorganização é uma grande causadora de erros em entregas de obrigações acessórias. Pois ela facilita que operações sejam esquecidas ou não encontradas e dados errados sejam preenchidos e transmitidos aos órgãos de fiscalização.

Facilitar a realização de auditoria fiscal

Uma situação pela qual nenhuma organização pode se permitir passar é promover uma auditoria fiscal sem que ela esteja preparada para a ocasião. Algumas consequências disso podem ser as seguintes:

  • detecção de aparente fraude pelo auditor por conta de dados e documentos desorganizados que geram respostas equivocadas;
  • investimento em contratação de serviço sem o esperado resultado assertivo, como a solução para um problema fiscal e tributário ou indicação de prática que beneficie o negócio nesses âmbitos.

Melhorar o acesso à informação

Outra tarefa constante em qualquer negócio é a consulta a informações sobre a empresa, seja para a conclusão de outra função ou passagem de dados a terceiros.

É claro, ter como consultar mais rapidamente as informações e ter certeza de que elas serão encontradas torna tudo muito melhor.

Facilitar a realização do planejamento tributário e dar assertividade à estratégia

Fazer e refazer o planejamento tributário exige que a empresa tenha todos os dados de compras, vendas, impostos, retenções e créditos fiscais em mãos. Porque o responsável precisa deles para analisar e revisar práticas do negócio e simular o que ocorreria em caso de troca de regime tributário.

Como armazenar corretamente arquivos e documentos?

Existem maneiras distintas e gerir a movimentação de documentos fiscais e fazer a guarda dos seus elementos. Alguns são manuais e suscetíveis a erros, outros já automatizam mais as tarefas e garantem a excelência nas tarefas.

Veja as quatro formas mais comuns de organizar e armazenar NFe e CTe.

Em pastas de e-mail e endereço específico

Normalmente as empresas têm um e-mail que serve apenas para recepção e envio de notas, como nfe@empresa.com.br. Porém, manter todos os XMLs recebidos em e-mail torna muito difícil a organização dos arquivos. E ainda que cada cliente ou fornecedor tenha sua pasta, manter os documentos em um endereço limita o acesso a eles.

Em mídia externa

Em um pen drive ou HD externo é possível armazenar muitos XMLs, DANFEs e DACTEs, pois são arquivos digitais pequenos.

Apesar de essa forma de armazenamento permitir uma boa organização por pastas e nomes, existe o risco de que se perca a mídia removível e todo o histórico de documentos fiscais do negócio.

Então, se essa for a primeira opção, é preciso avaliar se é válido correr tal risco, pois o transtorno e o trabalho exigido para recuperar esse histórico são grandes. E não há garantia de que tudo o que foi perdido será recuperado. 

Em pastas do computador

Essa solução para a guarda de documentos funciona como a prática de uso de mídia externa, porém com mais memória disponível.

Aqui, o risco existente é de ocorrerem problemas com o computador, como entrada de vírus ou defeitos de hardware, e todas as informações serem perdidas. Por isso, a avaliação a ser feita antes de decidir por essa forma de guarda é a mesma que mostramos logo acima.

Em nuvem de dados

A nuvem de dados é mais segura que memórias internas e externas de computadores e permite que os arquivos sejam acessados em qualquer lugar ou aparelho. Além disso, também oferece personalização de pastas para organização de digitalizações e XMLs.

Porém, espaços na nuvem geram uma despesa fixa e não apresentam funcionalidades adicionais específicas para procedimentos com documentos fiscais. Ou seja, apesar de serem soluções seguras e que dão mobilidade, exigem um gasto que não gera retorno relevante ao negócio.

Em sistema gestor de documentos fiscais

Uma ferramenta dessas, como a NF-e Cloud, une os pontos positivos do armazenamento em nuvem com as funções adicionais necessárias aos profissionais que lidam com notas fiscais.

Por exemplo, ao optar por essa maneira de armazenar NFe e CTe se pode contar com:

  • diferentes usuários com acessos próprios;
  • armazenamento ilimitado;
  • monitoramento de documentos recebidos, eliminando a prática de procurar por arquivos em e-mails recebidos de fornecedores;
  • importação de XMLs;
  • relatórios de movimentações.

Como o armazenamento de dados na nuvem, um software gestor também tem o seu custo. Mas, considerando as funcionalidades especiais e o quanto elas podem qualificar os procedimentos internos da empresa, acaba sendo um investimento baixo e de retorno já no curto prazo.

O que pode ocorrer se a empresa não fizer o arquivamento correto?

Agora, vamos mostrar sete consequências extremamente prejudiciais para o empreendimento que não arquiva corretamente seus documentos fiscais.

Entenda por que deve-se buscar a melhor solução para os processos relacionados a notas eletrônicas.

Autuações

Como sabemos, existe a obrigatoriedade de armazenar XMLs ou DANFEs e DACTEs por cinco anos a partir das suas emissões. Portanto, a empresa certamente será multada se houver fiscalização e a falta de guarda deles for constatada.

Acusação de sonegação fiscal

Caso um fiscal visite a empresa e as notas fiscais não sejam apresentadas, ele pode considerar que está diante de um caso de sonegação, alegando que a empresa funciona sem emitir notas para se livrar de pagar os impostos do faturamento declarado.

Neste caso, as multas também ocorrem, mas os valores passam a ser muito mais altos. Além disso, a sonegação coloca os responsáveis pela empresa em situação de serem processados criminalmente.

Perda de stakeholdres e oportunidades

Os stakeholders normalmente precisam de informações diversas sobre ele por vários motivos. E dão muito valor a quesitos como estrutura organizacional e transparência corporativa, características que não combinam com falhas no arquivamento.

Por consequência do armazenamento incorreto, o empreendimento pode acabar perdendo stakeholders que notarem tais falhas e oportunidades como:

  • boas parcerias;
  • fornecedores que oferecem vantagem competitiva;
  • acesso ao crédito para financiar expansão e crescimento.

Entrega de declarações com erros

O Fisco constantemente se moderniza, qualifica os procedimentos fiscalizatórios e ganha agilidade. Um das formas de fazer isso foi, há anos, melhorar a capacidade de cruzar dados para identificar erros cometidos pelas empresas e validar informações por fontes diversas.

Nesse cruzamento, tendo todos os documentos recebidos e enviados por qualquer negócio, não é difícil que um órgão de fiscalização constate um equívoco em entrega de declaração acessória.

Por exemplo, se faltarem dados de apenas uma NFe na Escrituração Fiscal Digital (EFD) a Sefaz consegue identificar a falta ao cruzar suas informações com as enviadas pela empresa.

Geração de retrabalho

Na entrega de declarações com erros, por exemplo, além do pagamento de multa existe o retrabalho para correção da obrigação acessória entregue.

De forma geral, não apenas em situações como a exemplificada agora, o retrabalho pode ocorrer por conta do não arquivamento excelente, como na refação de lançamentos contábeis.

Perda de eficiência no planejamento tributário

O planejamento tributário como estratégia para a redução de custos com impostos é muito afetado por falhas na guarda de documentos e arquivos fiscais.

A consequência disso pode ser a continuidade de pagamentos tributários indevidos, não identificação de oportunidades de economia ou continuidade em regime de tributação que não é o mais adequado à realidade do negócio.

Imagine que o responsável fiscal queira conferir os montantes de créditos tributários recebidos em compras e aquisições de serviços.

Na hipótese de ele não conseguir contar com todos as informações existentes sobre os créditos, sem sequer ter ciência disso, pode acabar planejando ações que não são as melhores sendo movido por uma resposta errada baseada em dados.

Atraso no cumprimento de obrigações acessórias

Como as notas fiscais emitidas e recebidas são fundamentais para as declarações, não arquivá-las corretamente pode fazer os profissionais demorarem a localizá-los e revisar as operações para entregarem as obrigações acessórias.

Como solução emergencial para que a organização não seja multada por atraso, eles podem entregar declarações com faltas e retificá-las posteriormente. Mas essa não é uma boa prática, e perpetuar o retrabalho torna a empresa ineficiente e eleva suas despesas. 

Perda de tributos passíveis de recuperação

Não como utilizar os créditos fiscais de compras e contratações de serviços se esses valores não forem identificados.

Logo, uma boa gestão de notas eletrônicas facilita o uso dos créditos adquiridos, assim como ajuda o departamento fiscal a identificar créditos não utilizados anteriormente passíveis de uso para benefício da organização.

Desentendimentos entre profissionais e ruído na comunicação

Por exemplo, se o setor de compras receber as notas dos fornecedores e ter a responsabilidade de repassá-las ao departamento fiscal, em algum momento poderá ocorrer uma quebra nesse processo manual.

Uma das consequências desse tipo de ocorrência é uma cobrança que poderia ser evitada entre profissionais, desalinhamento na comunicação e no compartilhamento entre setores e ineficiência.

Para evitar um ambiente ruim e com processo quebrado, o arquivamento precisa em tempo real disponibilizar as informações e os documentos eletrônicos a todos que desempenham atividades relacionadas a eles.

Impedimento de venda de ativos

Lembra que citamos acima a importância de comprovar a procedência dos bens da empresa?

Sem ter as notas ficais de compra e XMLs das aquisições dos ativos a empresa fica impedida de gerar receita com eles quando resolver por comprar novos bens.

Conclusão

Em qualquer situação, um dos elementos da nota eletrônica precisa ser armazenado. No geral, é o arquivo XML. Mas para algumas empresas pode ser o DANFE ou o DACTE.

Em todos os casos, o período obrigatório de guarda é de cinco anos. Porém, os documentos referentes ao ativo imobilizado precisam ser mantidos enquanto tais bens também forem mantidos na organização.

Essas são regras que não podem ser desrespeitadas em hipótese nenhuma. Por isso, e para que o cumprimento à legislação também sirva como forma de qualificar tarefas internas do negócio, é preciso procurar a melhor forma de gerir e guardar as notas e uma solução que contemple todas as necessidades do empreendimento nesse sentido.

Agora que você entendeu tudo sobre os procedimentos necessários para armazenar NFe e CTe e como fazer isso da melhor forma, garanta a excelência para sua empresa. Entre em contato conosco e conheça a ferramenta completa de arquivamento e gestão de documentos fiscais.