[ESTENDIDO] RETRABALHO NAS EMPRESAS: COMO EVITÁ-LO? DESCUBRA AQUI!

Na correria do dia a dia, o tempo parece passar rápido demais, e dar conta do volume de tarefas e responsabilidades dentro de uma empresa não é missão das mais fáceis. Nesse contexto, focar na organização e na padronização dos processos acaba ficando, muitas vezes, em segundo plano. Entretanto, sem elas, a produtividade de uma equipe pode ser ameaçada por um conhecido vilão: o retrabalho. 

A falta de planejamento e os erros sucessivos podem causar perda de tempo e fazer com que o negócio caia em um ciclo prejudicial para o andamento de qualquer atividade. Para lidar com esse problema e melhorar o desempenho do seu empreendimento, confira nossas dicas e saiba como evitar o retrabalho nas empresas.

1. Planeje as ações

Planejar as etapas de um trabalho é a melhor forma de controlar o tempo, evitar falhas e entregar um resultado de qualidade, dentro do esperado pela empresa e, principalmente, pelos clientes. O planejamento também é um instrumento eficiente para prever problemas, ao mesmo tempo em que oferece recursos para a equipe pensar em soluções ou medidas preventivas.

Por isso, é importante trabalhar na criação de um esquema de trabalho. Ele deverá fazer parte da rotina da empresa, permitindo que cada membro da equipe realize suas tarefas de acordo com a estratégia pensada pelos gestores de cada departamento. Assim, o serviço pode ser distribuído de forma equilibrada, evitando que os colaboradores se sintam confusos e sem direcionamento, o que minimiza os erros e previne o retrabalho.

O ponto principal na criação desse esquema é o devido entendimento do funcionamento do ambiente interno da corporação, para que os principais passos a serem dados aconteçam dentro de uma estratégia previamente elaborada.

2. Reavalie os prazos

Na prática, o processo pode ser feito quando são catalogadas as etapas previstas para cada atividade, de modo que a equipe passe a trabalhar com o chamado deadline, ou seja, o prazo limite para a realização de cada uma dessas etapas. Para definir o deadline das tarefas, é preciso estimar o tempo gasto com cada ação.

Quando se consegue fazer isso considerando as possibilidades de cada colaborador e as necessidades da empresa em termos de resultados, torna-se possível dar às tarefas as exigências racionais que elas precisam para serem executadas, além de definir parâmetros para que os gestores tomem decisões que envolvam a troca de funcionários ou realização de treinamentos diante de atrasos em sequência ou de entregas com baixa qualidade.

Essa é a melhor maneira de diminuir o tempo de execução de cada tarefa e evitar o surgimento de erros e falhas, diminuindo os retrabalhos. Com isso em mente, considere o uso de ferramentas modernas para facilitar a criação desse esquema.

3. Atue de maneira preventiva

Prevenir é melhor que remediar, como já diz o ditado popular. Sendo assim, é preciso que você se conscientize de que criar medidas para evitar o surgimento de problemas é muito mais fácil do que lidar com eles quando os impactos já estão gerando prejuízos na organização.

Desenvolver uma atitude preventiva e capaz de diminuir o tempo de execução de cada tarefa é algo que depende da compreensão do gestor de que o tempo gasto com a realização do planejamento é na realidade um investimento. Afinal, por meio dele, é possível se certificar de que o acompanhamento do trabalho a ser desenvolvido posteriormente será feito de maneira racional.

Para tanto, destinar um tempo para prever problemas como falhas de comunicação e mesmo erros técnicos é algo que pode evitar prejuízos maiores no futuro, tanto do ponto de vista interpessoal quanto comercial, pois isso dá à empresa condições para lidar com eventualidades de maneira organizada. Por isso, analise o desempenho de sua equipe e tente se antecipar, adotando medidas para prevenir o surgimento de problemas.

4. Estabeleça um cronograma

Tão comum nas atividades empresariais, a pressa quase sempre leva à entrega de resultados com erros aos clientes, o que faz com que os colaboradores tenham percam tempo refazendo tarefas e corrigindo suas ações posteriormente.

Sendo assim, é preciso encontrar alternativas para lidar com esse problema. Para aproveitar melhor o tempo e estabelecer um fluxo de trabalho equilibrado, o ideal é contar com um cronograma. Ele é um instrumento importante para evitar a correria e o estresse de tarefas feitas às pressas, pois funciona minimizando os riscos de falhas.

Como dito anteriormente, estipular prazos factíveis é uma excelente forma de manter a equipe focada em uma meta por vez, sem que nada tenha que ser feito de última hora. Uma maneira de otimizar ainda mais esse processo é criando o hábito de fazer checklists para que nada seja esquecido e para garantir que o cumprimento das atividades esteja sob controle. 

Ao trabalhar com esse recurso, os colaboradores conseguem visualizar seus próximos compromissos e, assim, se organizar para resolvê-los primeiro. Isso é importante, uma vez que garante que as atividades não sejam simplesmente esquecidas pelos profissionais, algo que pode acontecer diante do excesso de informações no dia a dia.

Sobretudo, as checklists dão prioridade às obrigações mais relevantes, criando um mecanismo para mostrar ao colaborador quais são os pontos em que existe urgência em sua ação. Ou seja, trata-se de um recurso simples, mas extremamente eficiente para evitar problemas maiores.

5. Busque apoio na tecnologia e automatize processos 

A inovação e ferramentas tecnológicas precisam ser vistas como grandes aliadas no dia a dia das empresas. Quando essa noção é assimilada, é possível perceber uma série de melhorias, como a automatização de processos até então feitos de forma manual ou mais burocrática.

Nesse sentido, o grande volume de papéis e formulários pode ser substituído por um software inteligente que não só armazena as informações com segurança, mas também agiliza a busca e compartilhamento de dados. Como consequência, o tempo dos funcionários é otimizado, havendo redução do risco de erro humano e toda a equipe se sente mais motivada a se tornar mais produtiva.

Em tempos modernos, é preciso atuar com eficiência na coleta e análise de dados, dando à empresa a possibilidade de lidar com a informação de maneira mais racional, algo essencial para minimizar o aparecimento de erros, tão comuns diante de falhas humanas. É nessa lógica que a equipe pode atuar com maior lucidez.

Independentemente do porte da companhia e das atividades exercidas por ela, a tecnologia pode e deve ser assimilada de modo a tornar suas atividades otimizadas. Automatizando os processos, em vez de se ocupar com tarefas mais burocráticas, o colaborador pode assumir novos desafios e desenvolver uma atuação mais estratégica, capaz de valorizar suas habilidades e conhecimentos em prol dos interesses da empresa.

É uma solução que precisa ser considerada em todas as suas possibilidades, mesmo porque, em um mercado tão competitivo, caso sua empresa não se adapte a essa nova realidade, dificilmente ela terá condições de se destacar diante da concorrência que certamente já investe pesado em soluções tecnológicas.

6. Aperfeiçoe a comunicação dentro da equipe 

A relação interpessoal ainda é um tema de extrema importância dentro das empresas e, mesmo com a tecnologia, isso não deve mudar. Entretanto, não são poucos os exemplos de empresas que não atuam na facilitação da comunicação interna. Não tenha dúvidas: muitos equívocos e a consequente necessidade de retrabalho nas empresas acontecem em função de falhas na comunicação dentro de uma equipe.

Partir do pressuposto de que uma pessoa recebeu seu e-mail — ou que se lembrou daquela informação importante que você falou na hora do café — não é garantia de que o trabalho está sendo feito ou de que a mensagem foi compreendida. 

Nesse contexto, vale a pena registrar e reforçar as mensagens para evitar dúvidas e ambiguidades. Se enviar um e-mail importante, cheque se a pessoa o recebeu e entendeu o que deve ser feito. Detalhes que são óbvios no seu entendimento podem não ser para os outros.

Portanto, é sempre melhor esclarecer os pontos a fim de evitar que o trabalho esteja repleto de erros mais tarde. Nesse sentido, tornar visual uma exigência é sempre o mais adequado, até para que isso sirva como comprovação de que o pedido foi feito anteriormente.

7. Invista em treinamento

Além de considerar novos métodos, é preciso também investir em treinamentos. Somente assim você pode dar ao colaborador o devido entendimento de como sua empresa precisa que as coisas funcionem na prática

Isso diz respeito tanto ao aprendizado quanto à atualização. Por mais capacitados e habilidosos que sejam os funcionários, todo colaborador precisa passar por reciclagens e treinamentos recorrentes, sendo que o oferecimento de oportunidades para tanto é algo que diferencia companhias bem posicionadas no mercado de empresas que encontram dificuldades para atender bem os seus clientes.

Dessa forma, é possível aprimorar conhecimentos e também se atualizar em relação às novas demandas do mercado. Uma equipe qualificada e bem treinada trabalha de maneira a gerar melhores resultados. 

Tendo isso em vista, é preciso investir em palestras, workshops, seminários, cursos de capacitação, entre outros. Essa é melhor forma de valorizar constantemente as habilidades e competências dos colaboradores e atuar de forma a dar a eles qualidades maiores e capazes de fazer com que as operações aconteçam de maneira otimizada.

Com o treinamento, vem a facilidade para lidar com os processos e o entrosamento entre os colaboradores. Isso é essencial para evitar o surgimento de erros e amenizar os problemas que costumam levar ao retrabalho.

8. Invista em Qualidade de Vida no Trabalho (QVT)

Garantir que as relações trabalhistas se deem de maneira harmônica é algo que gera benefícios também na produtividade das empresas. Hoje, com a modernização dos processos, a adoção de recursos voltados para a qualidade de vida no trabalho tem apresentado resultados cada vez mais interessantes. Isso acontece quando ações dão aos empreendimentos uma lógica que alia aquilo que os colaboradores valorizam individualmente com os objetivos estratégicos das empresas.

Quando aplicada de maneira adequada, a QVT tende a trazer resultados significativos, pois é algo que considera questões subjetivas, como o relacionamento interpessoal, o índice de satisfação com o trabalho e a compatibilidade entre os interesses do profissional e sua realidade na empresa, como fatores essenciais para evitar problemas que levam ao retrabalho.

De fato, resultados apresentados por empresas como o Google, constantemente eleita a melhor empresa para se trabalhar, mostram que pensar na qualidade do ambiente de atuação é algo válido no que diz respeito à produtividade da organização.

9. Gerencie a nota fiscal eletrônica com eficiência

O retrabalho nas empresas é um grande inimigo da produtividade, além de causar muita perda de tempo e dinheiro para uma empresa, comprometendo a eficiência do serviço. Assim, investir em formas de evitá-lo é essencial para ter uma empresa rentável e de sucesso. Isso também envolve o gerenciamento das notas fiscais.

Notas fiscais organizadas e sob controle são imprescindíveis em uma empresa. Afinal, são esses documentos que confirmam as transações financeiras de um negócio, registrando a compra e venda de serviços e ainda discriminando os devidos impostos. 

Equívocos na hora de gerar ou organizar as notas ficais podem ser fatais para um empreendimento, uma vez que isso pode afetar o fechamento do balaço financeiro e contábil da empresa. Como se já não fossem graves o suficiente, divergências como essas ainda podem colocar o empresário em situação de ter que prestar contas com o governo e a Receita Federal. 

Sendo assim, a melhor forma de evitar problemas é buscar uma maneira de administrar com mais eficiência as notas fiscais, já que o controle manual por meio de anotações é muito arriscado e suscetível a erros. Um software de gerenciamento de notas fiscais é uma forma eficaz de lidar com esses documentos tão importantes. 

Dessa forma, o sistema não só automatiza a emissão e lançamento de notas, controlando prazos e datas de pagamento, como também armazena as informações em um local seguro e de fácil acesso. Vale ressaltar que as notas podem ser organizadas de acordo com critérios específicos, facilitando tarefas como:

  • busca;
  • compartilhamento de documentos entre os membros da equipe;
  • consulta ao histórico;
  • rastreamento de informações.

Assim, o risco de perda ou esquecimento é muito menor. Inclusive, muitos softwares contam com a vantagem do armazenamento na nuvem, que reforça a segurança e ainda possui sistema integrado com a Receita Federal, possibilitando a consulta diretamente com a base de dados da SEFAZ. Em outras palavras, a empresa cumpre a legislação e ainda evita qualquer susto ou risco de sofrer multas.

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