Conheça o modelo de prestação de Serviço de Transporte de Cargas

As empresas que trabalham com serviço de transporte de carga no Brasil devem ficar atentas aos documentos necessários para essa movimentação. Não importa se você faz o transporte terrestre, ferroviário, aéreo ou hidroviário, é importante fazer a emissão de documentos, eles devem acompanhar as mercadorias desde a saída da sua empresa até a chegada ao consumidor final.

Se você começou a trabalhar agora nesse negócio e está com dificuldade para entender como funciona e quais os documentos e modelos de prestação de serviço deve fazer, esse artigo é para você. Esse assunto é bastante complicado mesmo e muitos empresários antigos ainda têm dificuldade nessa área e precisam de pessoas especializadas nesse assunto para dar todo o suporte.

É importante saber que, a falta desses documentos na movimentação e transporte do seu produto, pode gerar multas altíssimas e muita dor de cabeça, além disso, a empresa corre o risco de perder os produtos. Então aprenda o que é CTe, as suas vantagens e os tipos de documentos deve fazer.

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Como o SPED impacta na contabilidade da sua empresa?

O SPED é o Sistema Público de Escrituração Digital, ele é responsável por acompanhar os processos contábeis, eles criaram o arquivo digital e passaram a transformar toda a escrituração para este meio. Isso quer dizer que todas as informações contábeis, fiscais e previdenciárias, que antes eram armazenadas em papel, agora são armazenadas por dados digitais. Existem vários tipos de SPED e ele pode atingir sua empresa e a contabilidade de diversas formas.

Quando falamos que existem tipos de SPED queremos dizer que existem alguns tipos de documentos que são arquivados no meio digital, vamos mostrar aqui quais são e como eles podem impactar na contabilidade da empresa.

SPED Contábil – Esse é o livro: Diário e Razão, antigamente era necessário fazer 2 livros físicos, no meio digital existe apenas um. Por causa disso a empresa com tributação pelo lucro real, que é o tipo de empresa que tem acesso ao SPED contábil, consegue se organizar melhor e evita ter vários livros.

SPED Fiscal – Se a empresa trabalha com produtos deve fazer livros de saída, entrada e apuração para IPI e ICMS. Nesse caso, o SPED transformou tudo para digital, o interessante é que ainda existe um sistema para identificar se algum campo foi preenchido errado. Com ele a contabilidade da sua empresa ganha mais agilidade e evita os papéis e erros.

Também existem os NFe, NFSe e EFD-Contribuições, todos esses são documentos que agora estão no meio digital e facilitam a contabilidade da empresa, o trabalha fica mais ágil, conta com sistemas para ajudar no preenchimento, é mais fácil o acesso aos documentos, entre outros benefícios. Mas para ter acesso a tudo isso, sua empresa precisa ter o certificado digital.

O certificado digital

É obrigatório ter o Certificado Digital SPED, ele é uma assinatura feita no documento eletrônico e se faz necessária para conferir validade jurídica à Escrituração Fiscal Digital. Você como empreendedor deve estudar e descobrir quais os tipos de certificados digitais mais interessantes e adequados para sua empresa de acordo com a atividade que ela realiza.

Assim que definir os tipos de certificados é necessário ir até alguma entidade certificadora existente no mercado para adquirir o seu. O certificado da sua empresa pode ser emitido em nome de uma pessoa jurídica ou de uma pessoa física. São 4 tipos:

  • e-CPF;
  • e-CNPJ;
  • e-PJ;
  • e-NFe.

O e-PJ e e-NF-e é um tipo de certificado emitido para uma pessoa jurídica, mas com os dados de uma pessoa física, essa pessoa será a representante na assinatura dos documentos eletrônicos. Você deve saber que existem vantagens em fazer um certificado NF-e, ele foi criado exclusivamente para validar as NF-e, podendo ser utilizado pelos funcionários da empresa.

Isso é bem interessante, pois muitas vezes o representante legal da empresa não pode validar, por estar viajando ou fazendo outras coisas e não tem tempo para fazer a validação, por isso ela proporciona uma maleabilidade na utilização. Uma outra diferença nessa estrutura é que ela é mais robusta para verificação e validação dos campos da NF-e, por causa do volume de vezes em que ele é utilizado.

Não deixe de fazer o certificado digital para sua empresa escolhendo o melhor tipo para você, estude os casos e veja qual a melhor opção, só não deixe de fazer o certificado digital para poder usufruir do SPED. Além disso, algumas empresas são obrigadas a fazer o certificado digital.

O SPED chegou para fazer a diferença, ele vai impactar na contabilidade da sua empresa, mas será um impacto cheio de vantagens e que pode melhorar e muito a relação da contabilidade e organização do negócio. Conheça também outras questões de contabilidade da sua empresa como Nota Fiscal Eletrônica, DANFe e outros.

Como economizar tempo e dinheiro com o DANFe?

O DANFe é a representação simplificada da Nota Fiscal eletrônica, significa Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica. Ela tem algumas funções, como por exemplo, acompanhar a mercadoria em trânsito, nele é possível encontrar informações básicas sobre o emitente, valores, o destinatário, entre outras coisas. A DANFe contém dígitos que ajudam a consultar as informações da Nota Fiscal Eletrônica, esse número é a chave de acesso.

Mas como é possível economizar tempo e também dinheiro com o DANFe? Em que ele poderia te ajudar? Esse documento substitui as notas fiscais modelo 1/1A em algumas situações e tem características que ajudam o empreendedor. Ela deve ser impressa pela empresa que emite a NF-e, antes da circulação da mercadoria, o trânsito da mercadoria deve sempre estar acompanhado do DANFe.

É dessa forma que você vai economizar tempo e dinheiro, é obrigatório ter a DANFe, pois se você não tiver esse documento acompanhando sua mercadoria poderá pagar caro por isso. É muito simples fazer esse documento, nós vamos explicar para você, além disso é muito rápido e o tempo que você vai gastar emitindo a DANFe não será nada comparado ao tempo que pode ficar sem transportar uma carga.

Você precisa entender que NF-e não é a mesma coisa que DANFe, a NF-e contém inúmeras informações da mercadoria e é um documento digital, já a DANFe deve ser impressa, não contém todas as informações da nota fiscal e acompanha a mercadoria. A sua função é exatamente a de acompanhar a mercadoria e ter as informações necessárias para consultar a NF-e.

Informações disponíveis no DANFe

Algumas informações são obrigatórias conter na DANFe, ela precisa ter um layout padronizado, o modelo está disponível no Manual de Integração – Contribuinte, nesse local deve conter informações como:

  • Razão social;
  • CNPJ;
  • Inscrição Estadual;
  • Inscrição Estadual de Substituto Tributário, se houver.

Além disso, é necessário conter a chave de acesso da NF-e e o código de barras que permite a leitura por leitor óptico. Também é necessário ter a data e horário de saída da mercadoria, placa do veículo, transportadora, natureza da operação, descrição das mercadorias, número e a série da NF-e, o tipo de operação, se é Entrada ou Saída e o número total de folhas do documento.

Mas não se preocupe, para emitir a DANFe é simples, você não precisa digitar todas essas informações. O ideal é utilizar o mesmo sistema gerador da Nota Fiscal Eletrônica para emitir o DANFe, você precisa configurar o seu sistema gerador de NF-e para que ele também emita o DANFe. É muito simples e fácil.

Em algumas ocasiões, os empreendedores preferem transformar o xml da NF-e em DANFe, o arquivo xml é um documento usado para garantir a nota fiscal eletrônica, como a nota é um documento digital, a xml serve como documento e deve ser arquivado por cerca de 5 anos. Ela também contém informações importantes sobre a mercadoria, mas não é a mesma coisa que a DANFe, por isso se você quer transformar esse documento em DANFe é importante observar todos os requisitos que já mostramos acima. O documento auxiliar precisa conter todas as informações que mostramos e a xml não contém todas, você pode usar o xml para acessar a Nota Fiscal Eletrônica e encontrar tudo o que precisa para fazer seu documento.

Nossa dica para você é sempre fazer a DANFe junto com a NF-e, dessa forma não tem erro, pois será padronizado e você não terá problema com a receita. Prestar atenção nesses detalhes é muito importante para não ser prejudicado. Se tiver mais dúvidas sobre esse assunto ou outros relacionados a Nota Fiscal não deixe de consultar o site http://www.nfe.fazenda.gov.br, lá você poderá tirar todas as suas dúvidas e ainda ter acesso as notas fiscais emitidas por você.

Ter conhecimento em todas essas áreas é bem complicado, sempre que puder, tenha alguém para te auxiliar, você como empreendedor não precisa saber tudo. Por mais que trabalhe sozinho e faça um pouco de tudo, é possível contratar alguém para auxiliar em alguns assuntos.

Mesmo assim, não deixe de pesquisar, conhecer o assunto e dar uma olhada em outros artigos que já fizemos sobre esse assunto, você pode tirar muitas dúvidas aqui mesmo. Dê um passeio pelo nosso site e veja o que você encontra, não se esqueça que se tiver alguma dúvida é só deixar nos comentários que podemos responder.

7 coisas que todo empresário deve saber sobre notas fiscais

Olá,

Nota Fiscal é um documento muito importante, ela é obrigatória em alguns casos e, por causa disso, gera muitas dúvidas, mas ela não é tão cheia de mistérios como você pensa. Mesmo assim, muitos empresários têm, diariamente, preocupações por causa da nota fiscal. Para te ajudar e dar aquela força que precisa para começar a entender tudo sobre notas fiscais, separamos 7 coisas que todo empresário deve saber.

Mas, antes de começar a falar sobre as notas fiscais, temos uma dica importante para você, os profissionais que ajudam as empresas nesse processo são os contadores, o problema é que existem muitos contadores leigos nesse assunto tão importante. Por isso, contrate uma boa empresa de contabilidade, reconhecida no mercado ou indicada por alguém, dessa forma você não terá tanta dor de cabeça e corre menos risco de fazer alguma coisa errada.

O que é uma nota fiscal?

A primeira coisa que todo empresário deve saber é o que é uma nota fiscal, você sabe? Ela é um comprovante para a empresa, mostrando que ela realizou uma venda ou prestou algum serviço, é fundamental para a empresa e também para o cliente. Com a nota fiscal, a empresa mostra que paga todos os tributos ao governo de forma correta, por isso você não pode deixar de fazer a nota fiscal.

A diferença da NF para NF-e – A diferença é muito simples, as duas notas são a mesma coisa, contém as mesmas informações, o que difere uma da outra é que a nota fiscal tradicional é no papel e a eletrônica está no meio virtual. Ela foi criada para acabar com a papelada na empresa e facilitar a vida dos contadores, é tudo digital, mas para conseguir emitir esse tipo de nota, o seu estado, ou seja, o estado no qual a empresa pertence, deve permitir e ter essa modalidade de nota.

Tipos de nota fiscal – Existem diversos tipos de nota fiscal, como a NF de venda a consumidor e a NF avulsa. Essa primeira é usada na venda direta de produtos, a segunda é a venda ou revenda de vários produtos, despachos e circulação de itens. Uma outra nota fiscal muito comum é a de prestação de serviço, ela é usada quando a empresa presta serviço para uma outra empresa.

Como emitir a nota – Isso vai depender da nota fiscal que você usa, a tradicional ou a eletrônica. Se a empresa é no ramo industrial ou comercial, é necessário fazer a nota fiscal, para isso você precisa fazer o pedido da nota na Secretaria da Fazenda do Estado, é possível fazer o pedido pela internet. Se a empresa é uma prestadora de serviço o procedimento é diferente, você precisa ir até uma gráfica e pedir a autorização para imprimir documentos fiscais (AIDF).

No caso da Nota Fiscal eletrônica o procedimento é outro, a empresa precisa ter um certificado digital, você pode solicitá-lo pela internet também. Com o certificado em mãos, deve credenciar a empresa na Secretaria da Fazenda do seu estado e em seguida instalar um sistema de gestão e emissão de notas.

Como armazenar os documentos eletrônicos – No caso da NF-e você não vai armazenar a nota fiscal, ela já fica armazenada no meio digital, é muito simples e você pode ter acesso as notas sempre que achar necessário e com muita praticidade. Mas é preciso guardar o xml, esse é o arquivo que guarda todas as informações da nota fiscal eletrônica, é por ele que a Receita Federal tem acesso ao conteúdo e pode observar se existe alguma irregularidade.

Os documentos XML devem ser guardados por 5 anos – Mostramos que você deve armazenar o xml, mas por que pelo tempo de cinco anos? A verdade é que essa é uma lei, não é apenas recomendável, mas é obrigação da empresa, afinal se algo acontecer e você não tiver esse documento armazenado, problemas aparecerão. Você deve guardar por quarto anos, mais o ano vigente, isso quer dizer que são cinco anos, mas para não ficar com muita papelada você pode guardá-lo na nuvem.

Armazenamento especializado para xml na nuvem – existem muitas formas de guardar suas xml fiscais, o interessante é que na nuvem você tem acesso a qualquer momento e com muita facilidade. Existem várias empresas e sites na internet que oferecem esse armazenamento, encontre a melhor opção para você e evite guardar papéis na sua empresa, o armazenamento na nuvem é muito seguro.

Veja como economizar dinheiro e tempo com Nf-e

É comum em diversos mercados de pequenas e médias empresas já se ter ouvido a respeito das Notas Fiscais Eletrônicas, que são soluções alternativas às notas convencionais. A utilização das notas eletrônicas traz imensos benefícios para a empresa e, dentre eles, os maiores são a economia de tempo e dinheiro na gestão e armazenamento de suas notas fiscais. Veja abaixo alguns dos benefícios que o empreendedor tem ao utilizar as NF-e:

  • Baixo impacto ambiental – uma vez que irá diminuir drasticamente o consumo de papel e tinta;
  • Diminuição do tempo de parada dos caminhões nos postos de fiscalização nas estradas, menor burocracia, menor possibilidade de erro e extravio das notas e, consequentemente, menor tempo para entregar as mercadorias;
  • Redução dos custos de armazenamento dos documentos pelas empresas – custos de manutenção, espaço, custo de impressão, tempo gasto para consultas, etc.;
  • Aumento da confiança e credibilidade de notas fiscais – advindos de uma menor possibilidade de erros e confusões, assim como de adulterações de notas – as fraudes;
  • Ampliação do controle fiscal – com a possibilidade de cruzamento de informações entre os setores, os órgãos fiscais poderão acessar todas as informações do histórico que precisarem, e você não precisará ter em mãos vários documentos para realizar um procedimento, uma vez que todas as informações necessárias poderão ser acessadas eletronicamente;
  • Possibilidade de consultar a nota em qualquer lugar – por meio de uma chave de acesso eletrônico, você poderá consultar as informações de sua empresa a qualquer hora e em qualquer lugar.

Ao analisar todos os benefícios de se utilizar a nota fiscal eletrônica, podemos perceber que todos eles incluem economia de tempo e dinheiro para o empresário:

Redução de custos de impressão

Com a utilização de um sistema emissor e de envio de notas, você economiza na impressão dos documentos fiscais e no envio destes aos órgãos competentes. Lembrando que as NF-e também contemplam os DANFE (Documento Auxiliar de Nota Fiscal Eletrônica) que acompanham o transporte das mercadorias e possibilitam a consulta em qualquer computador. Mesmo se porventura o empresário precisar imprimir a nota, será um única via impressa em papel A4.

Redução de custos de armazenamento

Até então, todas as empresas tinham aquela estante, ou até mesmo um cômodo cheio de caixas e pastas com documentos fiscais armazenados. Uma empresa maior, que emite cerca de 100 notas fiscais por dia terá, por mês, um acúmulo de aproximadamente 2.000 notas, ou 24 mil notas por ano. Armazenamento e segurança desses documentos exige um grande controle de gastos para manutenção, além dos tempos gastos em consultas a arquivos. Ao optar pela utilização de notas eletrônicas e os sistemas de armazenamento online, o empresário terá um custo muito menor para arquivá-las com segurança, além do ganho de tempo e mobilidade para consultas e uma imensa redução na possibilidade de perda de qualquer arquivo.

Redução dos custos de mão de obra

Uma empresa que adquire o uso de notas fiscais eletrônicas também economiza na eliminação de digitação de notas fiscais no momento do recebimento de suas mercadorias, uma vez que seus sistemas estarão adaptados para acessar as informações digitais do documento eletrônico já emitido. É uma redução da mão de obra para digitação dos documentos e também elimina a possibilidade de aparecerem erros de digitação, que podem, futuramente, levar a empresa a problemas com a secretaria da fazenda de seu estado.

Redução dos custos de logística

O armazenamento de documentos físicos requer locais adequados para a atividade, ou seja, requer da empresa certa estrutura logística, como salões, galpões, etc. Utilizando o sistema de nota fiscal eletrônica, a empresa libera espaços que seriam destinados ao arquivamento para servir de estrutura para outras funções. Isto é, permite um maior crescimento físico da empresa.

Como fazer a gestão de documentos fiscais online

Buscar e visualizar notas fiscais eletrônicas online

A partir do momento da emissão da nota fiscal eletrônica na secretaria da fazenda, esta se responsabiliza para o envio à Receita Federal. A partir do processo de emissão, o usuário pode consultar a nota fiscal online em até 168 horas, ou 7 dias úteis. Se, por acaso, após esse prazo, a nota não constar para consulta online, o empresário então deverá procurar a secretaria da fazenda de seu estado e comunicar o erro.

A consulta das notas fiscais eletrônicas é bem simples e pode ser realizada no site da secretaria da fazenda do estado onde a empresa se localiza ou pelo portal de notas fiscais eletrônicas da Receita federal, disponível no endereço www.nfe.fazenda.gov.br, utilizando o número do DANFE, que é um número de 44 dígitos. O usuário pode consultar a nota completa, seu resumo e verificar a validade e disponibilidade da NF-e. No site da Receita Federal só é possível consultar uma nota por vez, porém, em alguns portais da SEFAZ, podem-se consultar várias notas simultaneamente.

Os tipos de visualização disponíveis são:

  • Resumo da Nota Fiscal Eletrônica;
  • NF-e completa;
  • Inutilização;
  • Duplicidade;
  • Disponibilidade.

No processo de encaminhamento da Nota Fiscal Eletrônica da SEFAZ para a Receita Federal, pode haver algumas falhas de sistemas ou problemas técnicos. Quando tais erros eventualmente acontecem, no momento da consulta no portal da Receita Federal, a nota pode aparecer como inexistente. Essa situação, por si só, não deve invalidar uma nota. Caso isso aconteça, consulte a nota no portal da SEFAZ do estado de origem da empresa e verifique a validade do documento.

As notas fiscais ficam disponíveis no sistema por até 180 dias. Após esse período, elas não estarão mais disponíveis para consulta completa, porém suas informações de identificação continuarão para consulta online.

Lembrando que a obrigação de consultar e verificar a validade das notas fiscais é do destinatário da nota, e não do emissor.

Gestão e armazenamento das notas fiscais eletrônicas

Assim como a emissão, é de grande importância que o empreendedor armazene suas notas fiscais. Porém, o armazenamento de documentos fiscais eletrônicos não deve ser feito de qualquer forma, uma vez que se precisa garantir a integridade do documento, proteger as informações e assinatura digital e garantir que os documentos não serão perdidos. Muitos empreendedores cometem o erro de achar que o armazenamento de seus documentos fiscais é de responsabilidade do contador e acabam por correr o risco de comprometer ou até mesmo acabar perdendo suas notas e outros documentos fiscais eletrônicos.

Para isso, existem diversos softwares destinados especificamente para o armazenamento e gerenciamento de documentos fiscais eletrônicos, que oferecem serviços variados ao empreendedor e com custos variados. Os softwares de menor investimento oferecem segurança básica, preservando a integridade dos formatos dos arquivos e garantindo sua permanência através de backups. Porém, para quem se dispor a investir um pouco mais, há os programas que oferecem um sistema de gerenciamento de banco de dados, preservando as informações e certificado digital da empresa além de uma segurança maior contra adulterações. Alguns programas oferecem, juntamente com o armazenamento e gerenciamento de entrada e saída de NF-e, o serviço de criação e emissão de notas para a Secretaria da Fazenda, além de validação automática, que pode ser uma grande vantagem para empresas que emitem várias notas por dia.

É preciso que o empresário escolha os tipos de programas que mais se adequam ao perfil da empresa e suas necessidades. Além dos softwares, há também a possibilidade de terceirização, com empresas dedicadas ao gerenciamento de documentos fiscais eletrônicos – os Datacenters – cujos serviços podem ser contratados pelo empreendedor.

Como arquivar a NF-e na internet

A criação das Notas Fiscais Eletrônicas (NF-e) representa uma grande mudança nos processos de geração, emissão e armazenamento desses documentos fiscais. Aqueles imensos formulários físicos que necessitavam ser preenchidos foram hoje substituídos pelos arquivos digitais em formato XML, guardados em meio eletrônico. Estantes, ou até mesmo salas, cheias de pastas hoje podem ser substituídas por um pequeno HD de computador ou um sistema de armazenamento online.

Definitivamente, essa mudança, dentre os diversos benefícios, trouxe ao empreendedor e aos órgãos fiscais a imensa facilidade de emissão e armazenamento de notas e uma grande redução nos custos e tempos de processamento. Essa mudanças, porém, não diminuíram a necessidade de arquivamento desses documentos e da segurança nos tipos de armazenamento.

Para gerar e enviar as notas, os empresários costumam utilizar os programas disponibilizados pelas secretarias da fazenda de cada estado, softwares que geram, emitem e enviam as notas, porém, não possuem um sistema de arquivamento delas. Por isso, muitos empreendedores acabam negligenciando essa ação igualmente importante e necessária, seja por achar que o fato de já terem sido enviadas traz toda a segurança ou por delegarem essa responsabilidade ao contador, o que é um erro, uma vez que as questões relativas ao armazenamento e gerenciamento de informações de uma empresa cabem exclusivamente aos donos e administradores.

Como arquivar suas NF-e na internet com segurança?

Pela legislação em vigor, é obrigatório que o receptor da NF-e verifique a legitimidade do documento, e a validade de todas as informações nele contidas, por isso, quando se trata do arquivamento de notas fiscais eletrônicas, não basta apenas se preocupar com a manutenção dos arquivos, como também em manter a integridade e proteção das informações contidas neles.

Existem, na internet, softwares criados especificamente para arquivar suas notas fiscais eletrônicas na internet com segurança. São programas desenvolvidos para arquivar os arquivos, mantendo a sua integridade (sem alterar as informações, formatos, etc.) e protegendo os dados da empresa e das transações documentadas. Esses softwares, porém, não são gratuitos e oferecem diversos tipos de serviços com níveis diferentes de segurança que variam nos preços finais. Para manter suas notas fiscais eletrônicas arquivadas com segurança, portanto, é preciso que o empresário invista em tecnologias de segurança. O valor do investimento é proporcional ao tipo de serviço que ele deseja utilizar e, por isso, cabe a ele também escolher os softwares que melhor se encaixam no perfil e nas necessidades de sua empresa.

Soluções de arquivamento seguro

O nível básico de arquivamento de documentos online é através de softwares especializados em gestão de documentos eletrônicos. Esses softwares já contam com sistemas de armazenamento de dados, o que já garante a integridade de suas notas e trabalham com o sistema de armazenamento em diferentes locais, de tempos em tempos, os chamados backups. Esse é o nível de segurança mais barato.

Se o empresário fizer um investimento um pouco maior, poderá contratar os chamados serviços Datacenter, oferecidos por algumas empresas e que oferecem uma maior segurança na gestão de suas notas fiscais eletrônicas, garantindo os processo de geração do documento, a assinatura digital e os processos de envio para a SEFAZ de forma ágil e consistente.

Uma opção de software de arquivamento seguro de suas notas fiscais eletrônicas é o G2KA NF-e, da G2KA Sistemas. Esse software faz uma integração dos processos de gerenciamento de suas notas com os ambientes da SEFAZ. Além de emitir a Nota Fiscal eletrônica, ele a armazena com segurança as notas de entrada e saída e ainda faz a validação das notas automaticamente. Esse programa pode ser utilizado em um Datacenter ou mesmo instalado na própria empresa.

Como acessar a sua nota fiscal eletrônica de qualquer lugar

As Notas Fiscais Eletrônicas são emitidas com o objetivo de documentar uma operação de comercialização de mercadorias e/ou prestação de serviços. Funcionam da mesma forma como as notas fiscais comuns, porém, emitidas e exibidas eletronicamente. É um recurso que o governo está implantando para melhorar os procedimentos tributários do país, ampliar a fiscalização e facilitar a vida tanto do emissor da nota, quanto do destinatário, com a rapidez e possibilidade de consulta, além do cruzamento de diversas informações.

A utilização de notas fiscais eletrônicas ainda não é obrigatória a todos os empreendedores, exceto nos casos de emissão para o Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços (ICMS) e/ou o Imposto sobre Produtos Industrializados (IPI).

Benefícios de se utilizar Notas Fiscais Eletrônicas

Vários são os benefícios da utilização de NF-e, que vão, desde a redução dos custos de impressão e armazenamento, diminuição na produção de lixo e utilização de matéria-prima até na otimização do tempo do empreendedor, redução das possibilidades de fraudes, que significa maior credibilidade à empresa, e a possibilidade do cruzamento de várias informações da empresa pela Receita Federal, ampliando o controle fiscal.

Uma das maiores facilidades da utilização de notais fiscais eletrônicas é a praticidade e economia de tempo de poder consultá-las de qualquer lugar, tendo um computador com acesso à internet. Abaixo estão algumas dicas e soluções para você que tem dúvidas sobre como utilizar esse importante recurso tributário.

Como consultar uma Nota Fiscal Eletrônica?

As notas fiscais eletrônicas podem ser acessadas através do site da secretaria da fazenda do estado onde sua empresa foi credenciada ou pelo portal de notas fiscais eletrônicas do ministério da fazenda, disponível no link: www.nfe.fazenda.gov.br. Para acessar, é preciso obter uma chave de acesso, que é o número de 44 dígitos presentes no DANFE (Documento Auxiliar de Nota Fiscal Eletrônica) de sua empresa.

Os tipos de consulta são:

  • Resumo da Nota Fiscal Eletrônica;
  • NF-e completa;
  • Inutilização;
  • Duplicidade;
  • Disponibilidade;

No sistema, você só pode consultar o status de uma nota eletrônica por vez. As notas fiscais eletrônicas completas ficam disponíveis para consulta online no sistema por 180 dias. Após esse prazo, você pode acessar o sistema para consultar informações parciais de identificação da nota: número, data de emissão, CNPJ do emitente e do destinatário, valor e sua situação.

Após a emissão de uma NF-e, o usuário poderá consultá-la na internet em um prazo de até 168 horas, ou 7 dias. Se, após esse prazo, a nota não estiver disponível para consulta, o empresário deverá então procurar a secretaria da fazenda do estado de sua empresa para comunicar o fato e verificar possíveis problemas.

Após a autorização do uso, as notas fiscais sempre serão emitidas pela secretaria da fazenda de origem para a Receita Federal. Porém, nesse processo, é possível que ocorram falhas de sistema ou problemas técnicos, que, no momento da consulta, podem aparecer como nota em situação inexistente. Por isso, o fato de uma nota aparecer como inexistente não deve ser considerado como atestado de invalidade do documento, desde que ele esteja autorizado na SEFAZ autorizadora (UF de origem). Logo, ao consultar no portal de notas da Receita Federal, se a nota aparecer na situação de inexistente, deve-se consultá-la no site da SEFAZ do estado de origem.

Na consulta online, não é possível imprimir a imagem ou a representação do DANFE, porém essas informações são exibidas na consulta.

A consulta de validade, autorização e existência de uma nota fiscal eletrônica é obrigatória ao destinatário da nota e não ao emissor. Cabe a ele consultar a nota emitida, porém, não é necessário que ele imprima a nota para certificar sua consulta.

Nota Fiscal Eletrônica para Microempreendedores

Se você é um microempreendedor e deseja modernizar os procedimentos de sua empresa, já deve ter ouvido falar da Nota Fiscal Eletrônica, que pode ser uma excelente opção para você reduzir os custos e trabalhos burocráticos, melhorando assim, o gerenciamento de seu empreendimento.

O que é Nota Fiscal Eletrônica?

A Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) é um documento digital emitido pela empresa que tem como função documentar uma operação de comercialização de mercadorias e/ou prestação de serviços. O objetivo da nota fiscal eletrônica é substituir o uso a nota de papel no Brasil, modernizando os modos de emissão de nota fiscal.

Existem vários tipos de NF-e. Abaixo, alguns dos principais tipos úteis para microempreendedores:

  • Nota Fiscal Avulsa Eletrônica (NFA-e) – é a forma eletrônica e gratuita da nota fiscal avulsa já utilizada pelas microempresas. Funciona exatamente da mesma forma que a impressa;
  • Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) – Não é obrigatória ao microempreendedor individual, porém, caso seja necessário (em caso de ICMS, por exemplo), o empreendedor precisará se cadastrar na secretaria da fazenda para obter a autorização de uso.

A emissão da Nota Fiscal eletrônica é obrigatória para alguns setores, que são, principalmente para o Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços (ICMS) e/ou o Imposto sobre Produtos Industrializados (IPI).

Como implantar Nota Fiscal Eletrônica em meu negócio?

Por esse processo de modernização das emissões de nota ser gradual, ainda há muitos empreendedores que tem dúvidas sobre como adquirir autorização e emitir nota fiscal eletrônica para a sua empresa. Por isso, preparamos um guia rápido e simples que vai lhe ajudar a implantar a NF-e em seu empreendimento:

  • Tenha uma assinatura digital – Como em qualquer documento, a Nota Fiscal Eletrônica precisa ser assinada. Para isso, você deve, antes de tudo, adquirir um certificado digital para a sua empresa. A aquisição de uma assinatura digital é feita em uma Autoridade Certificadora credenciada pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP);
  • Credencie seu negócio na Secretaria da Fazenda – Para emitir notas fiscais eletrônicas, seu negócio precisa estar cadastrado na secretaria da Fazenda da localidade onde sua empresa está. O credenciamento é bastante simples, porém os procedimentos variam entre os estados, por isso é importante que você procure seu contador para auxiliar nesse processo. A princípio, seu empreendimento pode se cadastrar na modalidade “em homologação”, em que suas notas não serão enviadas oficialmente, enquanto sua empresa passa por um treinamento para emitir NF-e. Após o treinamento, basta mudar o credenciamento para “Em produção”;
  • Instale o Software de emissão NF-e – Após obter o certificado digital de sua empresa e realizar o cadastramento, você deverá instalar o software gerador de notas fiscais eletrônicas. Em alguns estados o download é disponibilizado gratuitamente no site da Secretaria da Fazenda, porém, os sistemas que não são gratuitos tem baixo custo, o que vale o seu investimento.

Quais os benefícios de utilizar nota fiscal eletrônica?

  • Baixo impacto ambiental – com a diminuição do uso de papel e tinta;
  • Diminuição do tempo de parada dos caminhões nos postos de fiscalização nas estradas, menor burocracia, menor possibilidade de erro, menor tempo para realizar as entregas;
  • Redução dos custos de armazenamento dos documentos pelas empresas – custos de manutenção, espaço, custo de impressão, tempo gasto para consultas, etc.;
  • Aumento da confiança e credibilidade de notas fiscais – advindos de uma menor possibilidade de erros e confusões, assim como de adulterações de notas;
  • Ampliação do controle fiscal – com a possibilidade de cruzamento de informações entre os setores, logo, você não precisará ter em mãos vários documentos para realizar um procedimento, uma vez que todas as informações necessárias poderão ser acessadas eletronicamente;
  • Possibilidade de consultar a nota em qualquer lugar – por meio de uma chave de acesso eletrônico, você poderá consultar as informações de sua empresa a qualquer hora e em qualquer lugar.

ICMS-SP: Fazenda irá descontinuar emissores gratuitos da NFe e CTe em 2017

A Secretaria da Fazenda do Estado de São Paulo informa que a partir de janeiro de 2017 os aplicativos gratuitos para emissão da Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) e do Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e) serão descontinuados.

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