Por que e como organizar os documentos de sua empresa

Todas as tarefas dentro de uma companhia ficam mais simples quando existe organização e isso inclui os documentos. Afinal, neles há informações importantes, como os ligados às finanças, os contratos, etc. Assim, compreenda por que e como organizar os documentos de sua empresa.

Produtividade vinda da organização dos documentos

Quando um colaborador precisa de uma informação sobre determinado cliente e não localiza os documentos, ele precisará procurá-los e isso torna a produtividade mais baixa. Com a organização feita, ele poderia dirigir-se ao lugar onde eles estão colocados, usar e começar o atendimento. Sendo essa perda de tempo repetida a cada cliente, vê-se o quanto a sua empresa poderia ter utilizado de outra forma.

Derrubando a chance de prejuízos

Com a organização dos documentos, os problemas com valores são menores, pois é só olhá-los e certificar-se do preço e de outras coisas, como datas e também condições definidas. Os compromissos da companhia com parceiros e até com bancos também são mais verificáveis com a organização, guardando-a de multas e de demais problemas.

Mais uma vantagem associada à organização dos documentos da sua empresa é que os clientes, certamente, terão tranquilidade para contratar, pois saberão que os valores, os materiais e também os prazos não serão “perdidos”.

Quais são os temas dos documentos?

Para organizar os documentos, eles precisam estar diferenciados pelo tema: contratos, currículos, propostas, notas fiscais, etc. Uma sugestão é adquirir algum gaveteiro e colocar cada um desses temas em uma gaveta. No entanto, uma possibilidade é substituir as gavetas por pastas.

Deixar documentos inutilizados em lugar separado

Como a companhia muda e novos contratos e situações aparecem, é normal que alguns documentos tornem-se inutilizados. Apesar de ser essencial guardar esses itens por alguns anos, eles não podem ficar com os documentos ligados a trabalhos atuais.

É importante selecionar um espaço para que todos os documentos inutilizados sejam guardados. Aliás, eles precisam ser colocados por temas: se, em uma ocasião, alguém precisar rever os dados desses documentos, deve-se achar com agilidade.

Identificação: cores são recursos para que todo colaborador encontre os documentos

Uma companhia, ao organizar os documentos, terá muitas pastas. Sendo uma das razões da organização ter mais tempo poupado, é fundamental que as pastas desses documentos sejam identificadas de forma rápida e uma solução é usar as cores.

As pastas que armazenam contratos, por exemplo, podem ser azuis; as que armazenam notas fiscais podem ser verdes. Quando a companhia opta pelo gaveteiro, essas cores podem ser assinaladas do lado externo. Embora usar etiquetas também seja viável, as cores, logicamente, têm destaque e o colaborador nem precisará ler: é só olhar a cor e ele já saberá se o que precisa está ali.

Colaboradores informados sobre a organização

Os trabalhadores utilizam os documentos para o trabalho e eles precisam tanto saber da organização quanto conservá-la. Por isso, é necessário ter uma reunião e explicar que os documentos serão guardados de maneira mais organizada, como eles estarão separados e que deverão manter-se assim.

Organizar os documentos usando computador é viável?

Não existe problema em fazer essa organização usando os computadores e, para isso, deve haver a digitalização do que será organizado e a mesma separação de termas. Entretanto, não se deve descartar os documentos em papel, pois o sistema de computador pode passar por falhas, inclusive os backups. Assim, pensar em um local para colocar esses documentos físicos é indicado.

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