Gestão de NF-e: um guia simples e fácil para os empreendedores

Para os empreendedores que desejam modernizar os processos fiscais de sua empresa e ampliar as possibilidades de crescimento, a utilização da nota fiscal eletrônica pode ser uma excelente opção para reduzir os custos e trabalhos burocráticos, aperfeiçoando o gerenciamento do seu negócio. Conheça o futuro das transações fiscais do Brasil através desse guia prático.

O que são Notas Fiscais Eletrônicas (NF-e)?

A NF-e é um documento digital emitido pela empresa com o objetivo de documentar a comercialização de mercadorias e/ou prestação de serviços. A Nota Fiscal Eletrônica foi desenvolvida para substituir o uso da nota de papel, modernizando os processos fiscais do Brasil.

Os tipos de NF-e mais utilizados pelos empreendedores são:

  • Nota Fiscal Avulta Eletrônica (NFA-e): é a forma eletrônica e gratuita da nota fiscal avulsa já utilizada pelas empresas, exatamente com as mesmas funções do documento impresso.
  • Nota Fiscal Eletrônica (NF-e): Não é obrigatória ao microempreendedor individual, porém, caso seja necessário (em caso de ICMS, por exemplo), é preciso realizar um cadastro na Secretaria da Fazenda para obter autorização de uso.

Atualmente a emissão de NF-e é obrigatória somente para alguns setores, principalmente para o Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços (ICMS) e para o Importo sobre Produtos Industrializados (IPI).

Quais são os benefícios da NF-e?

  • Baixo impacto ambiental – redução do uso de papel e tinta;
  • Redução dos custos de armazenamento dos documentos – manutenção, espaço, custo de impressão, tempo gasto para consultas, etc. Armazenar as NF-e online possui um custo consideravelmente menor e maiores benefícios;
  • Possibilidade de consultar a nota em qualquer lugar – por meio de uma chave de acesso eletrônico, será possível acessar as notas de qualquer lugar;
  • Diminuição do tempo de parada dos caminhões nos postos de fiscalização nas estradas – menor burocracia, possibilidade de erro e fraudes, traduzindo em menor tempo para realizar as entregas;
  • Confiança e credibilidade de notas fiscais – consequência de uma menor possibilidade de erros e adulterações de notas;
  • Ampliação do controle fiscal – com o acesso imediato e possibilidade de cruzamento de informações pelos órgãos fiscais, não será preciso ter em mãos diversos documentos para realizar um procedimento.

Como implantar a NF-e em meu negócio?

Para utilizar as notas eletrônicas, será preciso obter uma autorização pela Secretaria da Fazenda de sua cidade. São três passos simples para começar a utilizar as NF-e em sua empresa:

  • Tenha uma assinatura digital – Será a assinatura que validará a NF-e. Para isso, será preciso obter um certificado digital para a empresa. A aquisição da assinatura digital é feita em uma Autoridade Certificadora credenciada pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP);
  • Credencie a empresa na SEFAZ – Para emitir notas fiscais eletrônicas, o empreendimento precisa estar cadastrado na Secretaria da Fazenda da jurisdição onde a empresa reside. Os procedimentos são simples, mas variam de acordo com o estado, por isso, é importante que um contador auxilie a empresa nesse processo. Primeiramente, o empreendimento será cadastrado na modalidade “em homologação”, em que as NF-e não serão enviadas oficialmente. A mudança para a modalidade “em produção” ocorrerá após a empresa passar por um treinamento para gerenciar NF-e;
  • Instale o Software de emissão NF-e – Após a obtenção da assinatura eletrônica e o cadastramento, a empresa deverá instalar o software gerador de NF-e. Esse download é disponibilizado gratuitamente no site das SEFAZ, porém, há outros sistemas mais completos e de baixo custo que, além da emissão e envio de NF-e, também oferecem o armazenamento seguro dos documentos.