Conheça 4 riscos que podem ser evitados com a gestão automatizada de Notas Fiscais Eletrônicas

Fraudes, multas, perda de documentos e comprometimento do fluxo de caixa, são alguns dos riscos enfrentados por empreendedores em diferentes estágios do negócio

As Notas Fiscais Eletrônicas (NFe) são uma realidade em empresas de diversos segmentos. Entretanto, devido ao grande volume de documentos emitidos e recebidos, surge a necessidade de gerenciá-los de forma automatizada, a fim de facilitar a localização, validação e garantir a regularidade. O controle automatizado destes arquivos é, sobretudo, uma forma eficaz de mitigar riscos.

Veja a seguir quatro ameaças que podem ser evitadas com a gestão das NFes:

conheça 4 riscos de fraude

A prática de monitorar os documentos fiscais é fundamental na gestão de risco de uma empresa. O monitoramento de notas fiscais mostra tudo o que acontece com o seu CNPJ, inclusive, se ele estiver sendo utilizado de maneira indevida. Ele permite identificar notas de um fornecedor desconhecido e, ao manifestar o documento, rejeitá-la. O gerenciamento online também possibilita distribuir as notas por pastas virtuais de maneira prática e segura.

Para as notas de entrada, existe a facilidade de controlar os documentos antes mesmo de o produto chegar, ajudando a monitorar a entrega, além de validar as notas dos fornecedores para eliminar o risco de emissão de documentos falsos com o CNPJ da empresa.

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De acordo com a Lei 14.967/09 (Art. 23), todas as empresas têm a obrigatoriedade do arquivamento de Notas Fiscais Eletrônicas (NFe) por cinco anos, e seu não cumprimento estipula às empresas multas de, no mínimo, R$ 174,50 por documento fiscal faltante – ou um percentual sobre o valor da nota, dependendo da irregularidade. Esse valor pode ser multiplicado por dezenas de vezes para empreendedores que emitem um grande volume de notas e têm dificuldade no armazenamento e organização desses arquivos.

As plataformas de gestão de NFes também evitam o recebimento de credito indevido de ICMS oriundo de uma nota inidônea. Dessa forma, são evitadas punições severas por parte da Receita Federal, que, nesse caso, poderia entender que a empresa teria sido conivente com a ação fraudulenta.

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Encontrar um arquivo de anos atrás, de um determinado fornecedor, com um valor específico, ou alguma que foi cancelada, é uma tarefa que pode demandar muito tempo. À medida que a atividade de uma empresa cresce, a emissão de notas fiscais aumenta, exigindo uma maior organização destes documentos.

Existem ferramentas pagas que se responsabilizam por todos os dados de uma empresa, e armazenam somente notas validadas pelas Secretarias Estaduais da Fazenda – SEFAZ. O armazenamento online permite que estes documentos sejam acessados a qualquer momento e em qualquer dispositivo, com um sistema de login e senha, facilitando, não somente a organização, como também a comunicação entre empresa e contabilidade.

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Pensando em departamento financeiro de uma companhia, o monitoramento em tempo real de NFes possibilita um gerenciamento mais assertivo e eficiente do fluxo de caixa. Ao saber o valor da nota e como esse montante irá impactar no orçamento, o gestor financeiro consegue antecipar suas decisões.

Além disso, a gestão de documentos fiscais permite economia na manutenção, desde o arquivamento físico em servidores até o espaço pago em serviços como DropBox e Google Drive, garantindo a saúde financeira de uma organização. *Alison Flores é diretor executivo da NFe Cloud, empresa de armazenamento de Notas Fiscais eletrônicas, que conta com uma infraestrutura baseada em “Nuvem” com a tecnologia Amazon WebServices.

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