É seguro armazenar notas fiscais na nuvem?

Junto com as vantagens trazidas pelo modelo de computação em nuvem para a área de Tecnologia da Informação, surgiram também novos desafios relacionados à Segurança da Informação, que necessitam ser gerenciados, pois possuem eventuais riscos peculiares a esse, relativamente, novo contexto.

Apesar do armazenamento em nuvem de notas fiscais, e outros tantos tipos de arquivos e informações, já ser considerado uma prática cotidiana e corriqueira, que inclusive já deixou de ser uma novidade, muitos ainda o veem com alguma desconfiança, e ainda continuam preferindo o armazenamento local de suas notas fiscais.

Talvez isso ainda ocorra devido a algumas características da computação em nuvem, como por exemplo de alguns casos, a impossibilidade de saber onde ou em qual país os dados estão de fato armazenados.

Por que usar armazenamento em nuvem em sua empresa?

O fato de “não ver” a estrutura, por vezes traz um certo receio a alguns profissionais de tecnologia da informação, e para alguns gestores de negócios, que ainda sentem mais segurança naquilo que é “físico”, mesmo que isso lhes traga mais custos e trabalho.

Pois bem, pense agora então na possibilidade de perder arquivos XMLs e PDFs, por motivos aparentemente “bobos”, como o defeito, roubo, perda ou qualquer circunstância que envolva, por exemplo, um HD? Ou mesmo na indisponibilidade das mesmas informações vitais, porque sua empresa está sem luz, e seu nobreak (se é que sua empresa tem um) não deu conta do recado?

Vai ficar muito mais difícil de o seu cliente aceitar tais desculpas, até porque ele literalmente não tem nada a ver com isso. As recomendadas rotinas de backups também estão sujeitas a falhas (tanto humanas quanto técnicas), e ainda por cima dependem de administração, estrutura (storage, fitas, software, etc) manutenção e testes periódicos (que possam garantir que além de backup você também tem restore), cujo conhecimento técnico necessário nem sempre está ao alcance de todos.

Além do backup, existem diversos outros aspectos relacionados a infraestrutura e segurança a serem pensados, que, a não ser que a organização conte com equipes de Tecnologia da Informação e Segurança, vão fugir da área do negócio da empresa, como por exemplo, pensar na expansão do storage que fará esse armazenamento.

As vantagens das notas fiscais armazenadas em nuvem

Ao lidar com dados sigilosos da sua e de outras organizações, é preciso ter um cuidado todo especial. O fato de os seus arquivos já não estarem mais armazenados na sua infraestrutura e servidores locais, não quer dizer que você não tem mais responsabilidade com os riscos de segurança da informação desse importantíssimo ativo.

O armazenamento de notas ficais na nuvem traz vantagens justamente neste sentindo: abstrair a maior parte das preocupações, necessidades e gastos com infraestrutura, servidores e aplicações, com o que realmente se quer, que é guardar as notas de forma segura e eficaz.

Não a preocupação com políticas segurança da informação, porque isso SEMPRE será responsabilidade da organização, independente de qualquer coisa, mas sim com todos os recursos de tecnologia que suportam o armazenamento de notas fiscais.

Dessa forma, é possível delegar alguns destes cuidados para o provedor de serviços em nuvem. A seguir temos alguns pontos que exemplificam ainda melhor tais vantagens:

1 – Compliance

Usando um fornecedor de serviços que utilize as melhores práticas de segurança da informação (ISO 27001, PCI, etc), logo você também estará em conformidade com as principais regulamentações, mesmo que não saiba que deveria estar em conformidade com elas.

2 – Segurança no armazenamento

Ao contrário do que acontece com o armazenamento local, na nuvem se uma parte da infraestrutura, como um HD ou um servidor falhar, a disponibilidade dos arquivos não será comprometida, porque o provedor de serviço já possui todo um aparato que visa justamente garantir a redundância e interrompibilidade necessárias.

3 – Possibilidades de recuperação

A não ser que algo de muito errado seja feito, é quase impossível perder um arquivo que esta armazenado na nuvem. Os provedores de serviço costumam oferecer diversas ferramentas de recuperação, inclusive para aquelas ocasiões mais críticas como perda ou remoção do arquivo.

4 – Controle de acesso qualificado

O controle de acesso dos provedores de soluções na nuvem são muito mais qualificados do que as ferramentas que as organizações geralmente usam internamente, permitindo uma segmentação dos acesso por grupo ou usuários salvo em casos de falhas de configurações, um arquivo não será acessado por quem não tem permissão de faze-lo.

Logicamente isso não exime da empresa de possuir as políticas e definições do controle de acesso, para que sejam apenas “levadas” para o armazenamento em nuvem.

5 – Mobilidade

Diferentemente do que, provavelmente, acontece quando temos notas fiscais armazenadas em estruturas locais (que dependem de acessos remotos como VPNs), quando se trabalha com armazenamento na nuvem, não é preciso estar dentro da empresa ou obrigatoriamente com seu computador para acessar os dados.

É possível estar em qualquer lugar do mundo e com praticamente qualquer tipo de dispositivo que tenha acesso a internet (computador, notebook, smartphone, tablet, etc) para acessar as informações desejadas. Existem ainda mecanismos e aplicativos de sincronização, que podem sincronizar os dados do computador ou notebook com os dados que estão armazenados na nuvem.

6 – Longuíssimo prazo

Ao contrário de soluções de infraestrutura, segurança e armazenamento locais que costumam ter uma durabilidade ou que precisam ser atualizadas a cada 3 ou 5 anos em média, os provedores de soluções em nuvem conseguem oferecer prazos praticamente indeterminados.

Isso acontece porque na verdade, a organização irá abstrair mais essa preocupação do seu cotidiano e apenas usufruir do serviço em si. Mesmo que algum fator cause a interrupção do serviço (falência por exemplo), a empresa terá a opção de facilmente migrar para outro provedor, e continuar com o mesmo modelo de serviço, novamente abstraindo todos os requisitos técnicos.

Como podemos perceber, o armazenamento em nuvem de notas fiscais pode garantir além de segurança, itens importantíssimos para uma organização, como confidencialidade, integridade e disponibilidade dos dados. Como se não fosse o bastante, ainda é possível pensar-se em economia de recursos, utilizando um modelo que permiti abstrair gastos relacionais a infraestrutura, segurança e armazenamento local.

Ainda tem dúvidas sobre o armazenamento em nuvem? Deixe um comentário e participe da conversa!