Nf-e e o fim do software de emissão gratuito

Em termos burocráticos, um dos principais pontos para assegurar a atuação de qualquer empresa é a emissão de notas fiscais. Se essa atividade não estiver organizada e de acordo com a lei, a corporação pode sofrer com uma série de problemas, desde multas até a impossibilidade de realizar vendas e prestar serviços.

Por esse motivo, sempre que acontece qualquer alteração em relação às notas fiscais, é preciso que a empresa busque informações e atualize-se o quanto antes. Um exemplo de mudança é o fim do software de emissão gratuito de NF-e. Desde janeiro de 2017 a Secretaria da Fazenda não disponibiliza mais esse sistema para download.

Sendo assim, todas as instituições precisam se organizar para continuar emitindo as notas fiscais eletrônicas, evitando sofrer prejuízos ou ficar com pendências junto à Receita Federal.

Quer aprender mais sobre NF-e e entender o que sua empresa precisa fazer com o fim do emissor da NF-e gratuito? Continue acompanhando este post para descobrir!

Conheça a nota fiscal eletrônica

A nota fiscal eletrônica, também conhecida como NF-e, é um documento que funciona de forma semelhante às notas fiscais impressas. A diferença é que é emitido e armazenado eletronicamente, no formato digital. Sua validade é garantida por uma assinatura digital.

A nota fiscal eletrônica faz parte do SPED (Sistema Público de Escrituração Digital), um projeto do governo firmado ainda em 2007. Foi criada para facilitar o dia a dia das empresas no Brasil, proporcionando mais praticidade ao lidar com as notas ficais.

Saiba quais são os benefícios da nota fiscal eletrônica

Ao contrário do que pode parecer, não são apenas as empresas que se beneficiam do uso da nota fiscal eletrônica. A NF-e foi desenvolvida para trazer vantagens a toda a sociedade, impactando desde os contribuintes até as administrações tributárias. Veja a seguir quais são essas vantagens.

Benefícios para as empresas que emitem a NF-e:

  • Redução dos custos com papel e impressão;

  • Redução dos custos com armazenagem de documentos fiscais;

  • Redução dos custos com envio dos documentos fiscais;

  • Redução do tempo de parada de caminhões em Postos Fiscais de Fronteira;

  • Simplificação das obrigações acessórias, como a dispensa de AIDF.

Benefícios para o comprador (contribuinte que recebe a NF-e):

  • Fim da necessidade de digitalizar as notas fiscais ao receber mercadorias;

  • Possibilidade de planejar a logística de entrega, já que as informações da nota fiscal eletrônica são recebidas antecipadamente;

  • Redução das falhas na escrituração provenientes de erros de digitação.

Benefícios para as administrações tributárias:

  • Maior confiabilidade da nota fiscal;

  • Maior facilidade de controle fiscal a partir do compartilhamento de informações entre os fiscos;

  • Redução dos custos no processo de controle das notas fiscais;

  • Redução da sonegação;

  • Aumento da arrecadação de impostos.

Benefícios para a sociedade:

  • Redução do consumo de papel e do impacto no meio ambiente;

  • Padronização dos relacionamentos eletrônicos entre empresas;

  • Incentivo do uso de novas tecnologias, favorecendo a economia;

  • Criação de novos empregos e empresas para atender à demanda de prestação de serviços relacionados à NF-e.

Descubra o que fazer após o fim do software de emissão gratuito da NF-e

O fim do software da Sefaz foi uma consequência natural da evolução da gestão fiscal das empresas brasileiras. Cada vez mais, as organizações preferem utilizar softwares de gestão profissionais para emitir notas fiscais e fazer a administração do negócio.

Com isso, a maior parte dos contribuintes já não estava utilizando o emissor da NF-e gratuito. No estado de São Paulo, por exemplo, 92,2% das empresas já havia aberto mão de utilizar o emissor da Sefaz. Portanto, desde o início de 2017 não é mais possível atualizar ou baixar o software gratuito.

Mas para quem ainda utilizava a opção gratuita, a pergunta que fica é: o que fazer agora? Veja as respostas a seguir.

Como adaptar-se ao fim do software de emissão de NF-e gratuito?

Para as empresas que utilizam o emissor da NF-e gratuito, é necessário fazer a migração para um novo software o quanto antes. Nessa hora muitos gestores pensam o seguinte: “Como vou contratar um novo sistema e pagar por ele sem saber se o software é bom?”.

Essa é uma questão totalmente válida. E a resposta é que você pode testar o sistema antes de contratá-lo. Normalmente, os melhores emissores de NF-e possuem uma versão temporário de testes, justamente para que você possa se familiarizar com o seu funcionamento. Ou seja, o teste é feito sem nenhum compromisso.

Gostou da ideia? Então, aproveite nossas dicas sobre como escolher um novo emissor de nota fiscal eletrônica.

Escolhendo um novo software emissor de NF-e

O fim do emissor da Sefaz é um ótimo momento para escolher um sistema que às necessidades da sua empresa. Ainda assim, nem sempre é fácil escolher o emissor ideal. Por isso, listamos e explicamos os principais aspectos que você deve considerar:

Versão disponível para testes

Como mencionamos, os bons emissores costumam oferecer uma versão de testes do software. Normalmente essa versão fica disponível por um determinado período de tempo, como uma semana ou dez dias.

As versões de teste são ótimas para certificar-se de que o emissor é fácil de usar. Com elas, você também pode checar se ele atende a todas as necessidades da sua instituição.

Sistema na nuvem

Sistemas na nuvem são aqueles que funcionam 100% online. Nesses casos, você pode acessar o software remotamente de qualquer lugar que tenha internet — além de poder utilizá-lo em qualquer dispositivo.

Além disso, os sistemas que exigem instalação ficam sujeitos às falhas que podem ocorrer nos computadores, gerando riscos de perda de informações. Nesse ponto, os sistemas na nuvem são muito mais seguros, pois contam com uma série de precauções.

Facilidade de usar

Um bom emissor de nota fiscal eletrônica é aquele que facilita o trabalho da empresa, economizando tempo com a emissão dos documentos. Por isso, o sistema deve ser simples, prático e intuitivo.

Atendimento ao cliente

Principalmente no início, é comum que a empresa encontre dúvidas ou pequenas dificuldades no uso de um novo sistema. Até porque sempre existe uma etapa natural de adaptação a um novo software.

Entretanto, é preciso garantir que a mudança não vá causar transtornos ou atrapalhar o andamento das atividades. É aí que um bom suporte faz toda a diferença. Procure sempre se informar sobre o atendimento, pois caso contrário você poderá ficar sem auxílio em casos de dificuldades.

Armazenamento dos documentos

Um bom emissor de NF-e deve oferecer a opção de armazenar as notas já no formato XML. Isso facilita a consulta futura, caso seja necessário.

Além disso, o armazenamento dos arquivos é obrigatório de acordo com o Ministério da Fazenda. Para ajudar você, entraremos em mais detalhes sobre essa etapa ao longo deste artigo.

Como se certificar de que sua empresa pode emitir NF-e?

Após escolher seu novo emissor, a corporação precisa se certificar de que está com o credenciamento em dia para emitir as notas fiscais eletrônicas. Essa etapa também é válida para novas empresas.

Independentemente do emissor escolhido para emitir as notas fiscais eletrônicas, a empresa precisa passar pelos passos a seguir:

Credenciamento no Sefaz

Esse credenciamento varia de estado para estado, mas tende a ser simples. Ele consiste em formalizar o Requerimento de Credenciamento para emissão de nota fiscal eletrônica. Após isso, o Ambiente de Homologação fica disponível para a empresa teste sua emissão de NF-e.

Certificado digital

Pode ser adquirido junto a qualquer certificadora autorizada pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP). Além de ser um item obrigatório, o certificado digital é responsável por validar a assinatura da empresa, tendo validade jurídica.

Cadastro no novo emissor

Tendo cumprido os passos anteriores, basta se cadastrar no novo emissor de NF-e escolhido. Os dados a serem inseridos podem variar de um emissor para o outro, mas em geral são simples, como: CNPJ, Regime Tributário e Inscrição Estadual. A partir daí sua empresa já poderá começar a emitir as notas fiscais pelo novo software.

Aprenda como melhorar o gerenciamento de nota fiscal eletrônica

Emitir notas fiscais eletrônicas é relativamente simples. Porém, fazer um bom gerenciamento desses documentos nem sempre é fácil. Uma gestão eficiente nesse sentido é aquela que busca melhorar os processos, reduzir os erros e aumentar a eficiência.

Pensando nesses pontos, trouxemos algumas dicas que você pode aplicar no cotidiano da sua empresa:

Utilize um software emissor completo

Como já comentamos, um software emissor de qualidade deve englobar uma série de fatores, desde o atendimento ao cliente até o armazenamento das notas fiscais. Muitas empresas ficam tentadas a economizar e abrir mão de algum ponto específico.

Porém, saiba que um bom software pode ser acessível e, ao mesmo tempo, cumprir tudo o que a organização precisa em termos de emissão.

Facilite o trabalho da sua contabilidade

De nada adianta pagar um contador ou assessoria contábil todos os meses se a empresa não contribuir com os processos. Para isso, primeiramente, é preciso ter uma boa comunicação com a sua contabilidade. Sempre que tiver dúvidas, não hesite em perguntar.

Em segundo lugar, repasse todas as informações fiscais ao contador. É importante que ele tenha acesso a todas as movimentações financeiras da empresa, pois só assim poderá prevenir quaisquer problemas. Esse acesso pode ser facilitado caso você crie um login e senha para que a sua contabilidade acesse o sistema emissor de notas fiscais.

Implemente uma rotina de gerenciamento

Controlar o setor financeiro é imprescindível para o bom funcionamento de uma empresa, e isso inclui ficar de olho em todas as etapas de emissão e pagamentos. A única forma de fazer esse trabalho com eficiência e produtividade é adotando uma rotina de gerenciamento de notas fiscais.

Dessa maneira, a instituição evita atrasos, problemas com fornecedores e até mesmo despesas com multas, além de manter a imagem da marca.

Facilite o rastreamento

Quando o Fisco solicita a consulta de notas para uma empresa, esses documentos precisam estar disponíveis imediatamente. Sem falar que existem situações em que é necessário passar por auditorias, o que exige o acesso a todas as documentações fiscais.

Por conta desses pontos, um bom gerenciamento de nota fiscal eletrônica é aquele que compreende essa parte do trabalho, isto é, o armazenamento e organização das NF-e. Além disso, uma gestão que facilite o rastreamento torna todas as tarefas relacionadas às notas fiscais mais rápidas e fáceis.

Crie o hábito de conferir os dados de emitente e destinatário

A rotina é uma aliada na gestão de notas fiscais eletrônicas, pois ela ajuda a reduzir possíveis erros. Um dos pontos em que é fácil se confundir são os campos de emitente e destinatário.

As informações do emitente são os dados relativos à sua empresa. Essa parte deve ser preenchida com informações como o seu CNPJ, endereço e razão social.

Os dados do destinatário, por sua vez, têm relação com quem está comprando um produto ou contratando um serviço da sua organização. O destinatário pode ser tanto pessoa física como pessoa jurídica.

Em caso de pessoa física, é preciso incluir CPF, nome completo, endereço, telefone e e-mail. Para as pessoas jurídicas, entram dados como CNPJ, razão social, endereço, e-mail, inscrição estadual e municipal.

Identifique sempre o código CFOP

O CFOP é o Código Fiscal de Operações e de Prestações. A partir desse número você pode saber se uma nota fiscal recolhe impostos ou não, além de obter informações sobre o financeiro e movimento de estoque.

Talvez você nunca tenha notado o CFOP, mas ele aparece nas emissões de notas fiscais, escriturações de livros, guias, declarações, variando de acordo com notas fiscais de saída e de entrada.

Quer saber como encontrar o CFOP? Para fora do estado, esse número inicia com o algarismo 6 nas notas fiscais de saída e com o algarismo 2 nas notas fiscais de entrada.

Já para dentro do estado, o código inicia com o algarismo 5 nas notas fiscais de saúda e com o algarismo 1 caso seja uma nota fiscal de entrada.

Utilize o CSOSN correto para suas notas fiscais eletrônicas

O CSOSN é o código de Situação Tributária para o Simples Nacional. Para cada tipo de produto e situação fiscal existe um código específico, por isso é preciso ficar atento.

A tabela abaixo foi retirada diretamente da Secretaria da Fazenda e pode ser usada como base para a conferência:

Código usado

Situação

101

Produto não isento de ICMS.

102

Produto isento de ICMS.

103

Isenção de ICMS conforme faturamento da empresa.

201

Substituição Tributária em produto com seguro, frete ou outras despesas tributadas.

202

Substituição Tributária em produto com seguro, frete ou outras despesas isentas de ICMS.

20

Substituição Tributária em produto com seguro, frete ou outras despesas, porém com isenção de ICMS conforme faturamento da empresa.

300

Organização sem fins lucrativos.

400

Operação não é tributada.

500

Produto com ICMS e Substituição Tributária.

900

Casos não previstos ou conforme orientações do seu estado.

Informe-se sobre a Substituição Tributária

A Substituição Tributária pode ajudar sua empresa a pagar menos impostos. De acordo com o código CEST, caso um produto comercializado já tenha feito o pagamento de ICMS na cadeia de produção, ele fica isento desse pagamento.

Portanto, tenha atenção redobrada para não pagar mais imposto do que deveria na apuração do Simples Nacional. Caso deseje conferir os produtos de sua organização possuem Substituição Tributária, basta consultar a legislação.

Especifique o serviço ou produto

Todas as notas fiscais eletrônicas emitidas devem informar os seguintes campos:

  • Identificação do serviço ou produto, incluindo uma descrição completa do item que está sendo comercializado;

  • Tipo ou formato do produto, incluindo a unidade de medida;

  • Quantidade de itens daquele produto ou serviço que está sendo comercializados;

  • Valor unitário ou preço de cada serviço prestado ou produto vendido;

  • Valor total, isto é, a multiplicação do valor unitário pela quantidade vendida;

  • Nomenclatura Comum do Mercosul (NCM), o código usado em todo Mercosul com a finalidade de identificar os mais variados gêneros de produtos.

Entenda por que você deve armazenar as suas NF-e

A Secretaria da Fazenda define que todo contribuinte emissor tem a obrigação de armazenar cada nota fiscal eletrônica emitida por um prazo de até cinco anos após o ano corrente da emissão, assim como a obrigação do envio das notas fiscais eletrônicas para a Sefaz.

A empresa também deve garantir a segurança, o acesso e a integridade das informações contidas nas notas fiscais. Os documentos devem ficar disponíveis para possíveis solicitações de consultas pelo Fisco. Isso significa que cada NF-e deve ser mantida em um local seguro, preservando seu sigilo.

Sendo assim, os requisitos que devem ser cumpridos no armazenamento das notas fiscais eletrônicas são:

  • Segurança: todos os documentos devem ser mantidos em local seguro, tanto em termos eletrônicos como fisicamente (em servidores confiáveis). É um dever da empresa reduzir ao máximo a probabilidade de qualquer furto, perda, desgaste de arquivos ou danos materiais;
  • Sigilo: as informações contidas nas notas fiscais só precisam ser acessadas pelo emissor, pelo destinatário e pelos órgãos públicos responsáveis. Como elas contém informações cadastrais sobre todas essas partes, não devem ser abertas ao público;
  • Integridade: o local escolhido para o armazenamento deve oferecer condições para manter o material íntegro, sem erros e em sua formatação original. Da mesma forma, seu conteúdo deve permanecer intacto, assim como a assinatura digital da empresa e as demais informações presentes;
  • Disponibilidade: toda empresa, ao armazenar uma nota fiscal eletrônica, deve se certificar de ela estará disponível imediatamente caso uma consulta seja solicitada por qualquer uma das partes envolvidas, principalmente os órgãos de fiscalização. Além da disponibilidade, as notas devem estar organizadas e identificadas de modo a serem localizadas rápida e facilmente.

Quais os benefícios do armazenamento de notas fiscais?

O primeiro grande benefício de armazenar corretamente as notas fiscais eletrônicas é a mobilidade. Quando o armazenamento é feito automaticamente pelo software emissor, tudo se torna ainda mais fácil. Tanto o gestor como o contador acessar as notas fiscais de qualquer dispositivo com acesso à internet, além do fato de que esse acesso pode ser realizado a qualquer hora. Para isso não há custos com impressão, transporte ou mesmo digitação.

Um segundo benefício de sistematizar o armazenamento é a facilidade de localizar os arquivos. Nesses casos, basta fazer a pesquisa pelo filtro de busca do próprio software.

Outra vantagem é a redução drástica da possibilidade de perda, desgaste ou danificação dos documentos. O armazenamento na nuvem aumenta muito a segurança dos arquivos, já que estes estarão protegidos tanto eletrônica como fisicamente.

Os arquivos também podem ser compartilhados com muita facilidade pelas partes envolvidas. Tudo isso com riscos reduzidos de erros de digitação. Afinal, não é necessário preencher os dados diversas vezes.

Qual a melhor forma de armazenar as notas fiscais eletrônicas?

Já mencionamos quais são as obrigatoriedades do armazenamento, incluindo a disponibilidade, segurança, integridade e sigilo.

No entanto, muitas vezes a dúvida que fica é a seguinte: como cumprir todas essas exigências com mais facilidade?

Sem dúvida, as notas fiscais eletrônicas devem ser armazenadas em condições especiais. Na tentativa de atender às obrigações, muitas empresas optam por discos rígidos, cartões de memória, CDs ou até pen drives. Porém, todos esses tipos de armazenamentos apresentam grandes riscos. Eles estão suscetíveis a acidentes, desgastes, arranhões ou até mesmo perdas e roubos. Se qualquer um desses males vier a acontecer, a empresa pode ter problemas com o Fisco.

Portanto, é preciso garantir a segurança quando se trata do armazenamento. Para isso, a melhor solução é o armazenamento em nuvem, isto é, online e virtual.

Os sistemas de armazenamento na nuvem funcionam como se fossem um HD online. Porém, isso não significa que seus arquivos ficarão salvos em um único lugar. Pelo contrário: um dos pontos que dá larga vantagem a esses sistemas é o fato de contar com backups automáticos e cópias de segurança. Os arquivos são enviados para diferentes servidores físicos, em pontos distintos do mundo, para assegurar sua integridade.

Conclusão

Após o fim do emissor gratuito de NF-e da Secretaria da Fazenda, as corporações que utilizavam a solução do governo precisam se reorganizar rapidamente. Afinal, a emissão de notas fiscais é uma das tarefas de maior importância em qualquer empresa, sendo fundamental para manter as operações em dia.

De qualquer maneira, também é importante compreender que nenhuma instituição sai perdendo com essa mudança. Pelo contrário: essa é uma ótima oportunidade para começar a utilizar um software profissional, automatizando e organizando não só a emissão, como também o armazenamento de NF-e.

E você, já está preparado para o fim do emissor gratuito de NF-e? Como a sua empresa está se organizando em relação às notas fiscais eletrônicas? Deixe seu comentário abaixo e compartilhe sua experiência!