8 sinais de que você precisa armazenar nota fiscal eletrônica na nuvem

Backup é o termo em inglês utilizado para fazer referência a uma cópia de segurança. O seu objetivo principal é resguardar o usuário em caso de perda de documentos ou informações salvas no HD. No caso de empresas, o procedimento é essencial para a proteção de informações sigilosas, de arquivos contendo nota fiscal eletrônica e muito mais.

Por muito tempo, o backup foi feito em CDs, HDs externos ou pen drives. Contudo, com a evolução da tecnologia e as facilidades advindas dela, atualmente a forma de backup mais utilizada e considerada mais segura é o backup na nuvem.

O procedimento é simples e consiste na realização de uma cópia dos seus arquivos em uma rede online. Com isso, você terá maior segurança em relação aos dados e documentos relevantes, além de contar com a facilidade de poder acessar as informações tanto por meio de computadores e notebooks, quanto por tablets e smartphones.

O investimento no armazenamento na nuvem não tem um custo alto e pode trazer inúmeras facilidades para as empresas, principalmente no que se refere ao gerenciamento das notas fiscais eletrônicas, documentos de extrema relevância que precisam de armazenamento rápido, simples e seguro.

Contudo, avaliar o momento certo para fazer esse investimento e modernizar o seu sistema de armazenamento de nota fiscal eletrônica nem sempre é uma tarefa fácil. Pensando nisso, vamos listar alguns sinais que indicam que você precisa investir no backup na nuvem.

1. Sua empresa emite um grande número de Notas Fiscais Eletrônicas por dia

É comum que as empresas gerenciem uma grande quantidade de Notas Fiscais, documentos e informações diariamente. Contudo, chega um momento em que a quantidade ultrapassa o esperado, tornando a gestão complexa e cansativa.

Se isso estiver acontecendo, é essencial parar para pensar em uma forma de modernizar o processo de armazenamento. Afinal, a perda de documentos de tal importância ou a dificuldade para localizá-los pode gerar transtornos incalculáveis e, por vezes, prejuízos irreparáveis.

2. Sua empresa precisa aumentar a eficiência e a produtividade

Com o aumento das tarefas diárias, é comum que os funcionários comecem a dedicar muito tempo a atividades meramente burocráticas, como a realização manual de backups e a conferência de informações.

Com o backup na nuvem, a cópia dos arquivos será realizada automaticamente, o que reduzirá o tempo destinado para a realização de cada atividade e, consequentemente, aumentará a eficiência e a produtividade.

3. Os colaboradores têm dificuldade para acessar rapidamente as informações

Muitas vezes, para localizar um arquivo, é preciso passar uma tarde inteira procurando. Com o backup na nuvem, basta digitar alguma informação referente à Nota Fiscal Eletrônica e ela será rapidamente localizada pelo mecanismo de pesquisa, o que facilitará o trabalho e possibilitará mais agilidade na solução das demandas.

4. Os colaboradores não conseguem trabalhar em ambientes externos à empresa

Portar pastas físicas, HDs externos, pen drives ou CDs definitivamente não é a melhor forma de ter acesso aos documentos da empresa quando for trabalhar em casa ou prestar alguma consultoria fora do escritório. Além da possibilidade de perda ou roubo desses objetos, eles podem travar e são uma excelente porta de entrada para vírus. 

Com o backup na nuvem, a cópia dos documentos e das Notas Fiscais Eletrônicas permitirá o trabalho de forma descentralizada pelos colaboradores, que poderão acessá-los em qualquer lugar, em qualquer horário, e o melhor: com segurança. Além disso, eventuais alterações ou edições nas informações ficarão salvas automaticamente no sistema.

5. Há necessidade de aumentar a capacidade de armazenamento

Com o excesso de documentos diários, é comum que os provedores fiquem com pouco espaço de armazenamento e excessivamente lentos. Com o backup na nuvem, a solução do problema é simples e rápida: basta solicitar ao provedor que aumente o seu espaço de armazenamento.

Vale destacar que, após feito o pedido, você terá informações sobre os custos e o restante ficará por conta da empresa, o que facilita o processo e reduz as preocupações com a operacionalização do servidor.

6. Seu ambiente de TI está desatualizado

Um sistema de TI desatualizado pode gerar diversas falhas na segurança e deixar as suas informações vulneráveis. Contudo, o custo de manutenção do sistema de TI é mais alto que o custo de manutenção do backup na nuvem. E o melhor: além de mais barato, o backup na nuvem não sofre desatualizações e está sempre preparado para a demanda.

7. Sua preocupação com a segurança da nota fiscal eletrônica aumenta a cada dia

É comum nos sentirmos inseguros quando sabemos que todos os nossos documentos importantes estão em um computador. Acontece que, para cuidar da segurança por meio do sistema de TI, você precisará fazer grandes investimentos e contratar uma equipe especializada para gerir e monitorar o sistema.

Contudo, com o backup na nuvem, você estará seguro e os seus dados estarão protegidos por um provedor externo, que dificilmente sofrerá ataque de hackers ou de pessoas mal intencionadas. Da mesma forma, o provedor externo tem menor possibilidade de apresentar falhas de funcionamento e de execução.

8. Seus funcionários estão insatisfeitos com a rotina

O excesso de burocracia, o alto número de documentos, a dificuldade para a localização das informações e os problemas com a segurança sem dúvida geram dificuldades para o dia a dia e deixam os funcionários nervosos e insatisfeitos com a rotina empresarial, o que torna o ambiente cansativo e o convívio desagradável.

Com os benefícios do backup na nuvem, o serviço ficará mais fluído, o que contribuirá para uma maior satisfação da equipe. Além disso, os serviços de nuvem podem ser acessados por qualquer navegador, e com isso o funcionário poderá trabalhar usando o sistema com o qual tiver mais afinidade.

Chegou a hora de mudar?

Assumir que chegou a hora de adotar o backup na nuvem é o primeiro passo para a redução dos custos operacionais, dos problemas diários e dos desgastes gerados em razão da insegurança diante das informações armazenadas nos provedores.

No entanto, ao verificar a necessidade de armazenar os documentos e notas ficais eletrônicas na nuvem, é fundamental escolher um provedor seguro, que proporcione soluções estratégicas, facilidade de armazenamento e suporte técnico especializado.

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