Saiba como integrar áreas da empresa com eficiência

Na nossa cultura empresarial, aprendemos a dividir as atividades em departamentos e setores. Acreditamos que isso poderá levar a uma maior eficiência, pois, desse modo, cada um se especializa nas tarefas de maior aptidão. Porém, atualmente, esse modelo está esgotado e é consenso entre os gestores que é preciso integras as áreas da empresa.

Para isso, é preciso realizar alguns ajustes organizacionais significativos. Mas você poderá contar com o auxílio de diversas ferramentas tecnológicas e metodologias inovadoras de estão. Vamos falar um pouco delas agora:

1. Invista em perfis de liderança multidisciplinares 

Apesar de uma mudança significativa nestes cenários atualmente, ainda há muitas instituições de ensino superior que apostam na segmentação do conhecimento. Com isso, os futuros profissionais não ganham acesso a perspectivas interdisciplinares para abordar os complexos problemas empresariais. 

Por exemplo, na área administrativa, há diversos saberes que podem auxiliar na gestão da empresa:

  • Psicologia: poderiam ser incorporados conhecimentos a respeito do comportamento humano, do funcionamento das emoções, etc;
  • Comunicação social: um administrador também precisa ser um comunicador eficaz, com habilidades de marketing e de retórica;
  • Computação: a gestão atualmente é baseada em aplicativos e softwares. Portanto, precisamos de profissionais com conhecimento além do básico.

Por isso, procure saber quais são os cursos mais completos e dinâmicos do mercado. Com isso, você pode absorver profissionais bem formados. Além disso, invista em programas de capacitação com a finalidade de ampliar seus horizontes de modo que, em uma conversa, os líderes de cada equipe saibam o que o outro está falando.

Isso será essencial na integração da sua empresa. Durante as reuniões fazer planejamentos mensais e anuais, membros de um setor poderão dar sugestões efetivas para seus demais colegas. Com isso, temos uma solução mais completa para determinado problema. 

Também, vem o fato de líderes multidisciplinares serem capazes de transmitir sua perspectiva diversa para seus colaboradores. Isso é interessante, pois aumenta o nível de conhecimento da empresa como um todo. Desse modo, ficará muito mais fácil a integração das equipes.

2. Estabelecer KPIs em comum

Os KPIs — sigla para Key Performance Indicators — são os indicadores escolhidos como os mais relevantes para avaliar o desempenho de sua empresa. Portanto, nem todas as métricas medidas por sua empresa pode representar KPIs: devem ser escolhidas somente aquelas que traduzem melhor o desempenho de determinado parâmetro.

Por exemplo, você poderá implementar um KPI de produtividade comum para todos os setores, indicando o número de produtos saídas adequadas entregues semanalmente. Isso indicará qual é a velocidade do ciclo interno de produção dos seus produtos de ponta a ponta. 

As saídas adequadas serão todos os produtos entregues depois de sanadas todas as inconformidades em relação ao projeto e todos os defeitos. Em uma perspectiva segmentada, você mediria os KPIs de cada equipe individualmente, pois pensaria que não vale a pena prejudicar umas em detrimento de outras.

Porém, esse ponto de vista é equivocado, pois cria uma cultura empresarial de competitividade em que é cada um por si. Devemos evitar ao máximo! Na perspectiva integrada, vendo que o KPI está baixo por causa de um setor ou funcionário, não deverá haver pressão sobre eles. 

Em vez disso, o que deve ocorrer é uma adequação de rumos. As equipes mais produtivas tentarão ajudá-los com dicas e eles vão ter a oportunidade de expor suas dificuldades. Com isso, o trabalho colaborativo começa a surgir e você verá sua produtividade aumentar se ações separadas tivessem sido tomadas. 

3. Usar a tecnologia a seu favor

Antigamente, quando as fornecedoras de tecnologia de software ofereciam seus serviços, eles eram extremamente segmentados. Era um programa para o RH, outro para a logística, outro para as vendas, etc. Isso deixou a rotina das empresas bastante complicada. Afinal, era um pandemônio reunir as informações.

Vendo isso, muitos desenvolvedores de software resolveram criar programas e aplicativos mais robustos e integrados. Assim, surgem os ERPs, que são softwares de gestão que têm diversas funções para todos os setores da empresa. Então, um único produto passou a ser utilizado de ponta a ponta. 

Além disso, outro problema perturbava o dia a dia da empresa: não havia centralização na documentação das empresas. Isso era muito prejudicial, pois havia sempre o temor de as informações obtidas não serem confiáveis para apresentar os resultados dentro de determinado período.

Dessa forma, surgiram finalmente os sistemas integrados de gestão de Notas Fiscais eletrônicas, como o NF-e cloud, que são capazes de:

  • Gerar notas fiscais de entrada e saída;
  • Emitir NFS-e para os setores de serviço;
  • Criar certificados eletrônicos para que você tenha sua identidade digital verificada. 

Logo, todos os setores se tornam capazes de emitir notas fiscais para controlar o fluxo de produtos. Então, com apenas um clique nos sistemas integrados de notas fiscais, vocês são capazes de gerar relatórios essenciais. Com isso, há integração de ponta a ponta: o financeiro com compras e recebimento, a logística com as compras, etc.

4. Analise cenários de macro para micro para integrar as áreas da empresa

Na nossa cultura empresarial atual, tendemos a ver os problemas do micro para o macro. Ou seja, analisamos cada setor para verificar a sua contribuição para os problemas e soluções da empresa. Todavia é essencial mudar essa visão para podermos integrar a empresa. 

A grande pergunta será: o que a empresa como um todo pode fazer para cada setor. Então, diante de um setor pouco produtivo, evite questões como “quais são os problemas que dessa equipe?” ou “o que devo ajustar nessa área?”. A empresa é como um corpo: apesar de todos os órgãos dividirem funções, eles funcionam como um todo. 

Desse modo, diante de qualquer empecilho, questione-se: o que a empresa pode oferecer para esse setor? O que os demais setores têm de contribuição? Desse modo, a integração dará força ao projeto e vocês caminharão juntos em prol de um objetivo. As somas dos esforços certamente levarão a uma maior eficiência.

Portanto, a tarefa de integrar as áreas de uma empresa é essencial para oferecer, cada vez mais, um produto ou serviço de maior qualidade. Hoje em dia, o que não faltam são ferramentas para integrar: a pesquisa operacional chegou às melhores rotinas e indicadores, a tecnologia tem fornecido sistemas integrados de gestão de NF-e e os colaboradores têm se tornado mais versáteis. Então, não perca mais um dia para integras as áreas da sua empresa!

Essas dicas são valiosas para uma nova cultura empresarial voltada na integração e na performance maximizada, não é mesmo? Compartilhe nas redes sociais e vamos ajudar a mudar o panorama do mercado!