Fluxo de Caixa e a Crise: saiba como organizar sua contabilidade

Manter o fluxo de caixa da sua empresa sempre organizado é essencial para a realização de uma gestão eficiente, econômica e saudável e para a realização de um bom planejamento de gastos e lucros.

Diante da atual crise econômica do Brasil, a tarefa se torna ainda mais relevante, afinal, em momentos como esse, a fiscalização fica mais rígida e acontece com maior frequência, já que o governo precisa aumentar a arrecadação e reduzir os prejuízos gerados pela inadimplência e pela sonegação de impostos.

Pensando nisso, separamos algumas informações importantes sobre o fluxo de caixa, para que você entenda o quanto ele é uma ferramenta importante para o controle e para o planejamento das ações empresarias:

1. O que é fluxo de caixa

É um instrumento de gestão que possibilita o conhecimento detalhado da realidade financeira da empresa, o que acontece por meio de um controle rígido das entradas e saídas de dinheiro durante um determinado período de tempo.

Se realizado com frequência e de forma correta, a ferramenta possibilitará uma noção precisa sobre a situação econômica do seu negócio, o que é essencial para a análise das despesas que podem ser reduzidas, das medidas que podem ser adotadas para majorar os lucros, das expectativas de crescimento e das melhores áreas para investimento. 

Por fim, mais que possibilitar essa visão geral das contas, o fluxo de caixa contribui para a tomada de decisões, afinal, com uma noção real dos possíveis lucros e prejuízos, fica muito mais fácil decidir como agir em cada situação.

2. Importância de manter o fluxo de caixa organizado

Além de contribuir para a redução das despesas, para o controle dos lucros e para uma melhor tomada de decisões, manter o fluxo de caixa organizado também é imprescindível para a escolha do melhor regime tributário a ser adotado pela sua empresa e para a redução dos riscos de pagamentos indevidos, em duplicidade ou em atraso.

Convém ressaltar, ainda, que a essa disciplina reduz os riscos de problemas em caso de fiscalização, afinal, com a discriminação precisa dos lucros, das despesas e das transações financeiras realizadas fica muito mais fácil demonstrar que não ocorreram desvios, superfaturamentos ou pagamentos de impostos em valores inferiores aos realmente devidos.

3. Como gerenciar o fluxo de caixa

Para começar, é importante definir a forma de organização das planilhas de entrada e saída, sendo possível registrar os valores em um arquivo do Excel ou em um sistema de gestão online, por exemplo.

Os sistemas online, além de mais modernos, são mais seguros, facilitam o uso por vários usuários e reduzem os riscos de perda de informações em caso de falhas ou erros nos seus arquivos. Contudo, mais importante que a forma, é a alimentação correta das informações.

Então, essa escolha do modelo de planilha, o ideal é criar tabelas próprias para o registro de todas as informações financeiras da empresa, especialmente de despesas, contas a pagar, receitas, rendimentos, financiamentos e investimentos.

Feito isso, basta manter tudo organizado e todas as planilhas atualizadas! Para evitar erros, é interessante que você adote algumas precauções:

3.1 Defina a periodicidade

Estabeleça por quanto tempo você irá registrar as informações para então fazer um cálculo adequado e verificar o que pode ser economizado e quais as possibilidades de lucros. Normalmente as empresas verificam as informações a cada doze meses, respeitando o exercício financeiro, contudo, o ideal é conversar com um contador e discutir a melhor estratégia de acordo com o seu tipo de negócio.

3.2 Anote todas as movimentações

Não se esqueça de registrar todas as movimentações financeiras, independente do valor e do número de parcelas. Acredite, para um bom planejamento, centavos fazem diferença.

3.3 Não deixe para depois

Faça as anotações assim que o dinheiro sair ou entrar no caixa. Deixar para depois pode fazer com que você se esqueça de registrar e isso pode prejudicar o relatório correto e completo.

3.4 Crie códigos para a identificação das despesas e das receitas

Pense em uma estratégia que permita a identificação rápida das despesas e receitas, afinal, quanto menos tempo você precisar gastar quando for fazer os cálculos, melhor.

As estratégias mais comuns para isso são o uso de cores diferentes para cada tipo de despesa, ou a utilização de siglas próprias. Um exemplo: coloque DF para todas as despesas fixas do mês (funcionários, água, luz, telefone) e DE para todas as despesas eventuais (reformas, troca de aparelhos, compra de materiais de escritório).

A maneira de organizar deve ser pensada com calma para que você não esqueça e não confunda nada.

3.5 No caso de receitas, estabeleça os prazos médios de recebimentos

Ao organizar a planilha de receitas é interessante colocar as datas possíveis para o recebimento das quantias, o que reduz os riscos de gastar o dinheiro antes de recebê-lo de fato.

Para isso, crie dois campos: um com a data certa para pagamento e um com uma data média, que considera possíveis atrasos por parte do cliente.

3.6 Tenha um cuidado especial com as notas fiscais eletrônicas

O gerenciamento eficiente das notas fiscais eletrônicas também é essencial para a organização do fluxo de caixa, afinal, esses documentos são de extrema importância para a gestão empresarial. 

Uma opção interessante para isso é o armazenamento das notas na nuvem. Essa medida permite maior controle das informações, o que também contribui para a tomada de decisões. 

3.7 Informe os seus funcionários sobre a importância do fluxo de caixa

Converse com a sua equipe e mantenha todos informados sobre a importância desse controle financeiro. Essa medida é de extrema importância e evitar que eles se esqueçam de anotar os pagamentos que realizarem no dia a dia.

Além disso, se eles tiverem a obrigação de informar todas as despesas, por menores que sejam, com certeza eles terão o cuidado de evitar gastos desnecessários — o que também contribuirá para a economia e para o aumento da lucratividade.

3.7 Organize os documentos

Seja em arquivos físicos ou digitais, reúna todos os comprovantes de pagamento, de receitas, e de investimentos, de compras etc. Mantenha tudo organizado e catalogado, de forma que possa encontrá-los facilmente caso necessário.

Essa medida, além de possibilitar a conferência das informações registradas em caso de dúvidas, auxilia no processo de fiscalização.

Agora que você já sabe a importância do fluxo de caixa e como mantê-lo sempre organizado, com certeza a chance de ser multado e de gastar dinheiro desnecessário irá reduzir. Lembre-se que em caso de dúvidas um bom escritório de contabilidade poderá auxiliá-lo!

Gostou do post? Então compartilhe nas redes sociais e ajude na divulgação dessas informações!