Documentação Fiscal: dicas de organização para sua empresa.

Organizar a documentação fiscal é uma prática de extrema importância para o seu negócio. Com ela, além de uma maior organização para sua empresa, você garante um aumento de produtividade entre os seus funcionários e, ainda, evita uma série de contratempos.

Como vivemos em uma realidade cada vez mais conectada, a maioria dos processos acabam sendo computadorizados e, com isso, obtém-se uma notável diminuição dos documentos físicos — o que contribui para uma maior agilidade na hora de organizar os documentos contábeis.

Entretanto, documentos digitais não são, de maneira alguma, sinônimos de organização. Afinal, um documento perdido — seja em pastas físicas, seja em eletrônicas — pode representar um enorme desperdício de horas para que seja encontrado. Portanto, é de extrema importância adotar uma esquematização estratégia no momento de organizar seus arquivos, política organizacional essa que deverá ser seguida por todos os integrantes da equipe.

Que a organização da sua documentação fiscal é fundamental para um negócio prosperar já está claro. Então, para acabar com qualquer dúvida sobre o assunto, reunimos, no artigo de hoje, um apanhado sobre como organizar toda a documentação fiscal da sua empresa e explicaremos como aplicar, de forma eficiente, algumas técnicas úteis ao cotidiano empresarial e à organização documental. Ficou curioso? Então vamos lá!

Crie uma metodologia de organização

Estimular uma metodologia é o primeiro passo para otimizar a organização dos seus documentos contábeis, os mesmos devem ser separados de acordo com sua respectiva categoria, sendo elas: documentos eletrônicos, físicos e funcionais.

Em alguns casos, os documentos devem ser guardados durante um determinado intervalo de tempo, a respeito desse tipo de documento, faremos um tópico específico. A organização dos documentos deve ser feita desde a abertura da empresa, dessa forma será muito mais simples guardar todos os documentos necessários e evitar possíveis multas ou até mesmo pagamentos feitos em duplicidade.

No arquivamento de documentos, é essencial que as esferas governamentais (Municipal, Estadual e Federal) sejam um critério de separação dos mesmos.

Faça backups

Atualmente, grande parte dos processos contábeis foram automatizados, e com isso os documentos também. Organizar documentos fiscais eletrônicos é mais simples e ao mesmo tempo mais seguro, portanto caso seja possível, dê preferência a eles.

Para esse tipo de documento a organização deve ser feita da seguinte maneira: Após separar cada documento de acordo com sua categoria em pastas, backups diários devem ser realizados, que são cópias de seguranças armazenadas em hard drivers (HDs), ou em pen drives.

Uma outra opção é contar com armazenamento de documentos fiscais na nuvem, uma alternativa de backup online realizado em um banco de dados de acesso remoto, que possui diversas vantagens como: redução de gastos com impressões, acesso restritos às informações guardadas, garantindo a segurança de seus arquivos contábeis.

Padronize pastas e arquivos

É fundamental para o empresário sabe gerir a organização dos documentos fiscais físicos. Portanto, a organização correta, acarreta em muitos pontos positivos para sua empresa. Comece armazenando de forma conjunta as notas fiscais e seus respectivos boletos, assegurando a conferência dos valores e evitando pagamentos repetidos.

Estabelecer um local específico para guardar os documentos, é um passo simples para organizar a documentação fiscal da empresa. A produtividade é altamente influenciada pelo local de trabalho e procurar por boletos e notas fiscais, pode ser uma tarefa complicada, que desperdiça o tempo dos envolvidos.

Determinados documentos, devem ser armazenados por um determinado período, fizemos uma lista com os principais documentos exigidos e seus respectivos intervalo de tempo de armazenação.

Documentos diversos

  • Comprovantes relacionados à Previdência Social: devem ser guardados por um período de, no mínimo, 30 anos. O empresário pode optar pela versão eletrônica desses, mas os documentos físicos são obrigatoriamente exigidos, portanto devem ser guardados da forma correta.

  • Imposto Predial e Territorial Urbano (IPTU): os documentos devem ser guardados por uma data limite de 5 anos.

  • Financiamentos ou consórcios: é necessário que sejam guardados até que a dívida do foi adquirido seja sanada, sendo um veículo ou até mesmo um imóvel.

  • Notas fiscais: mais um fator pró utilização da nuvem, pois não existe um prazo limite para armazenar as notas fiscais e, com o tempo, um grande espaço será demandado a essa tarefa. Se o bem apresentar algum defeito, ou até mesmo em casos de furto ou roubo, a nota fiscal da compra é exigida. Em casos de troca ou ressarcimento do valor de compra, também é imprescindível a apresentação da nota fiscal.

  • Documentos relacionados ao uso do imóvel: os comprovantes dos pagamentos de aluguéis ou condomínios devem ser guardados até o fim do contrato de uso do imóvel a que se refere.

  • Contas relacionadas ao consumo da empresa (Internet, luz, telefone,água, e afins.): precisam ser armazenadas por um prazo de até 5 anos.

  • Compra ou venda de um imóvel: todos os documentos desde a proposta, o contrato e todos os comprovantes de pagamento deverão ser guardados enquanto o mesmo continuar na posse do empresário, é recomendado que esse tipo de documento sempre seja arquivado, caso ocorra algum problema na transação do mesmo.

  • Documentos sobre contratações diversas: seja de um funcionário da empresa, ou de um serviço terceirizado, devem ser arquivados enquanto houver vínculo entre os envolvidos.

  • Documentos empresariais: devem ser arquivados na própria empresa e durante todo o seu funcionamento, para possíveis fiscalizações e auditorias.

Autotomize processos

Com os avanços tecnológicos atuais, todas as áreas empresarias vêm sendo automatizadas, já que esse processo se mostrou altamente eficaz, reduzindo gastos, aumentando a produtividade e garantindo uma maior segurança no controle de dados e integrando todos os departamentos de uma empresa.

Alguns empresários apresentam resistência ao fenômeno de automatização, mas no mercado atual, pode-se encontrar softwares de gestão, que se encaixam em empreendimentos de todos os portes, portanto essa visão ultrapassada deve ser reformulada para que sua empresa se encaixe devidamente no mercado.

E então, entendeu como a organização da documentação fiscal é imprescindível para sua empresa? E como a automatização é a melhor forma de gerir as informações do seu negócio? Agora entenda de que forma a automação pode contribuir para gestão fiscal do seu negócio.