Entenda o que é compliance e mantenha sua empresa organizada

Você sempre tenta deixar tudo organizado na sua empresa para melhorar os processos. No entanto, o grande volume de documentos e notas fiscais vêm comprometendo sua organização ultimamente. O que fazer? A dica é o compliance.

Esse é o termo que designa a adoção de melhores práticas, que fazem com que a empresa consiga, por exemplo, adequar seus processos internos a padrões internacionais e ao que determina a Consolidação das Leis do trabalho (CLT).

O objetivo é organizar os documentos e as atividades do seu negócio de modo a simplificar e otimizar os processos ao máximo — principalmente no que é relativo à questão contábil e fiscal.

Como consequência, você poderá reduzir custos, arquivar as notas fiscais da melhor forma possível e melhorar toda a gestão de documentos. Que tal? 

Se é isso o que você procura, acompanhe este post. Você vai entender o que significa estar em conformidade e como aplicar essa ideia na prática, adequando-a à sua rotina contábil. Então, vamos lá?

O que é compliance

Essa palavra vem do verbo inglês to comply. Em tradução literal significa satisfazer, cumprir, executar e estar em sintonia com as regras. Adequando esse termo ao mundo corporativo, o compliance refere-se à empresa estar em conformidade, ou seja, seguindo regulamentos e leis, que podem ser internos ou externos.

Desse modo, dependendo de cada contexto, o cumprimento das boas práticas pode seguir recomendações da certificação ISO, da CLT, padrões internacionais de contabilidade, além de também ser relativo à sincronia com obrigações fiscais e aos indicativos de responsabilidade ambiental.

Essa prática significa que as diretrizes e políticas do negócio estão sendo seguidas, assim como as imposições dos órgãos de regulamentação. Isso transmite uma imagem de credibilidade perante fornecedores, clientes, colaboradores e acionistas, e também garante que a empresa mantenha a saúde de suas finanças.

Isso é tão importante que essa atividade se tornou uma prática recorrente no ambiente corporativo. No começo, o compliance era mais direcionado para a assessoria jurídica, já que os profissionais desse setor lidam diretamente com os instrumentos legais. Atualmente, no entanto, as práticas vão muito além das políticas e normas: os processos também estão inclusos. É por isso que eles devem ser mapeados e geridos, a fim de que melhorias possam ser implementadas.

Compliance e governança corporativa

O compliance é um importante mecanismo da governança corporativa — um conjunto de práticas recomendadas que ajudam a aumentar a confiança dos stakeholders em relação aos gestores de um negócio.

A governança corporativa é alcançada por meio de determinados princípios, como a transparência, e mecanismos que levam à evolução do desempenho econômico. O resultado é que as organizações obtêm melhores resultados financeiros.

Basicamente, a conformidade ajuda a atingir os objetivos da governança corporativa. É importante destacar que esse processo deve ser adequado às características do negócio e continuamente reavaliado e aperfeiçoado para que o resultado seja a inovação e o crescimento.

Diferenças entre compliance e auditoria

A explicação do conceito de que estamos tratando pode ter feito você se lembrar da auditoria e até achar que as duas práticas são iguais. É por isso que precisamos apresentar as diferenças entre elas.

A conformidade é um processo em que você cumpre as normas, mesmo que isso não seja exigido por alguém. A auditoria é uma espécie de fiscalização, na qual o auditor mostra que você está ou não de acordo com o que é determinado.

Segundo o Instituto dos Auditores Internos (IIA), “auditoria interna é uma atividade independente e objetiva que tem por finalidade agregar valor à organização, por meio de trabalhos de avaliação e consultoria. Ela se utiliza de um processo disciplinado e sistematizado para avaliar os processos de governança, gerenciamento de riscos e controles internos”.

Para ficar mais claro, veja a comparação com a compra de um carro. Ao adquirir um veículo, supõe-se que você tenha carteira de habilitação e saiba dirigir conforme manda o Código de Trânsito Brasileiro. Ao entrar no carro, você pode ser avisado por um alerta no painel de que ainda não colocou o cinto de segurança. Essa é a conformidade, segundo o manual do carro e as próprias leis de trânsito.

Se mesmo assim você sai dirigindo sem o cinto de segurança, está infringindo as boas práticas. É quando o policial (que podemos entender como sendo o auditor) para o veículo e aplica uma multa.

Esse exemplo deixa claro que as duas práticas são complementares. E elas só podem ser colocadas efetivamente em prática se os gestores e diretores participarem dessa ação. São eles que definem as políticas operacionais e lideram sua aplicação e cumprimento.

Também é a alta direção que deve nortear processos e atividades a partir do cumprimento de leis, políticas, regulamentos, normas e melhores práticas.

Na esteira da conformidade, a auditoria serve para verificar se os processos consideram controles internos e baseiam-se nos riscos envolvidos para reduzir a probabilidade de erros e fraudes.

É a auditoria, portanto, que avalia a gestão de controles internos e riscos, além de identificar oportunidades e recomendar melhorias que podem ser aplicadas no processo de conformidade.

Vantagens do compliance

A prática da conformidade pode ser aplicada em qualquer setor da empresa, inclusive fiscal, trabalhista, ambiental, financeira, jurídica, ética e previdenciária. Os objetivos ao adotar essa ferramenta são os seguintes:

  • avaliar os riscos operacionais com detalhamento;
  • gerir os controles internos em toda a organização;
  • elaborar projetos de melhoria contínua e adequá-los às normas técnicas;
  • prevenir fraudes;
  • monitorar as medidas de segurança da informação;
  • realizar auditorias frequentes;
  • gerir e rever as diretrizes da gestão de pessoas;
  • elaborar manuais de conduta e planos para disseminar a conformidade em toda a cultura organizacional;
  • fiscalizar as práticas contábeis para verificar se elas seguem os padrões internacionais (International Financial Reporting Standards, IFRS);
  • interpretar a legislação e adequar ao contexto organizacional.

Seguindo essas diretrizes é possível definir os benefícios assegurados pela prática da conformidade. São eles:

  • aumento da credibilidade da empresa;
  • melhoria na obtenção de representatividade em mercados externos, se esse for um dos objetivos do negócio;
  • ganho de qualidade e eficiência nos serviços prestados e produtos fabricados;
  • melhoria nos níveis de governança corporativa;
  • prevenção a situações de não conformidade, que podem ocasionar punições para a empresa e trazer problemas financeiros.

Todos esses pontos resultam em ganho de vantagem competitiva, já que o mundo globalizado exige o cumprimento e a transparência de normas, leis, regras e acordos. Isso também ajuda a tomada de decisão, porque os dados estão organizados e podem ser facilmente acessados.

Compliance na prática

A aplicação da conformidade na empresa exige primeiramente o conhecimento e o domínio dos atuais processos do negócio e de sua abrangência externa e interna. É fundamental que as empresas mostrem ao mercado que possuem informações seguras e que adotam as melhores práticas em seu funcionamento diário.

É assim que a sua companhia poderá se destacar e ter o reconhecimento do mercado. Ela ainda poderá ter um controle interno mais eficiente e atenção aos seus riscos operacionais.

Isso significa que, além de elaborar e publicar procedimentos e informativos, é preciso definir qual é a responsabilidade de cada gestor de área. Deve-se entender o que está sendo cobrado e de que forma as atividades podem ser melhoradas em questões de eficiência, eficácia e confiabilidade dos dados.

Como fazer isso? É preciso criar uma área de conformidade e ter profissionais responsáveis por ela. Além disso, é necessário seguir algumas orientações que estabelecem parâmetros para aumentar a eficiência do setor. Confira a seguir quais são as etapas de implantação do setor de conformidade.

  1. Disseminação da cultura da conformidade em toda a organização;
  2. Implantação efetiva da área, esclarecendo para a equipe as vantagens que ela traz e desfazendo mitos sobre o assunto;
  3. Formação da equipe com as pessoas certas e os recursos adequados;
  4. Mapeamento e monitoramento dos processos e setores, com a definição de metas de diminuição dos riscos;
  5. Comunicação e treinamento para promover a transparência;
  6. Incentivo à participação ativa de todos os colaboradores por meio de um canal de denúncias que permita a investigação, a resolução e o reporte de problemas;
  7. Calibragem das condutas por meio de sanções e incentivos, que são os mecanismos-chave da conformidade;
  8. Avaliação e evolução com critérios de métricas e promoção de melhorias;
  9. Comprovação de que o programa existe.

Para cumprir todas essas etapas algumas dicas podem ser seguidas. Veja quais são elas!

Desenvolva um plano de negócios

A criação da área de conformidade requer a elaboração de um plano de negócios. Esse documento deve conter soluções inovadoras e estar alinhado aos objetivos estratégicos da organização. É importante abordar temas prioritários e benefícios que a empresa vai obter, como o aumento do valor de mercado e a valorização de sua reputação.

Você pode usar como ferramenta a análise SWOT (forças, fraquezas, oportunidades e ameaças), que vai indicar o que é necessário fazer para prestar um bom serviço e agregar valor ao negócio. Também é possível antecipar necessidades e identificar problemas no estágio inicial. O objetivo é evitar e minimizar os danos à empresa, principalmente os que podem prejudicar a imagem do negócio.

Elabore um código de conduta

Os profissionais do setor devem elaborar junto com os gestores um código de conduta. Esse documento deve ter uma linguagem objetiva e didática para que todos possam entendê-lo, desde os diretores até os funcionários do chamado chão de fábrica.

Dissemine a importância de seguir os procedimentos

Essa etapa pode ser realizada com o auxílio do endomarketing, prática que tem como foco as ações aplicadas dentro da empresa. O objetivo é que os colaboradores sejam lembrados das boas práticas.

Por exemplo: você pode mandar e-mails lembrando que o telefone deve ser utilizado apenas para fins profissionais. O importante é criar um canal de comunicação com a equipe. Ele deve ser permanente e estar aberto inclusive para denúncias contra condutas inapropriadas.

Mapeie e monitore os processos

A compreensão dos tipos de risco de conformidade que podem prejudicar o negócio é fundamental. É necessário focar neles e analisar as circunstâncias operacionais, históricas e legais para integrá-las à matriz de riscos.

Vale a pena observar que o principal objetivo da adoção das melhores práticas é reduzir os riscos. Por isso, deve-se acompanhar os processos e verificar a necessidade de ações corretivas.

Dê o exemplo

O exemplo sempre vem de cima. Não adianta você querer cobrar algo se não estiver seguindo o que diz. O núcleo gerencial deve prezar por ações éticas em relação aos concorrentes e ser justo internamente. Ou seja, nunca se deve abrir mão dos valores — e isso deve ser reforçado sempre com os colaboradores.

Estabeleça a política externa

A conformidade indica boas práticas para serem adequadas interna e externamente. Em relação ao segundo caso, é preciso indicar como se deve lidar com pessoas de fora da empresa. Por exemplo: os colaboradores podem receber presentes? Devem solicitar autorização? Em quais casos essas condutas não são aceitas? Vale a pena deixar isso bem claro para evitar problemas posteriores que vão contra as diretrizes estabelecidas.

Determine uma política anticorrupção e uma de compras

As regras de conformidade deixam claro que só se deve fazer aquilo que é certo. Mesmo assim, é preciso ter essas diretrizes escritas para que não haja imprevistos. Elaborar uma política anticorrupção e outra de compras ajuda a definir o que é permitido e o que é proibido para os colaboradores, evitando dúvidas. Por exemplo: em que casos está permitido o uso do cartão corporativo?

Atente-se para conflitos de interesses

As situações mais simples do dia a dia podem apresentar conflitos de interesses — e isso é negativo para a empresa. Os stakeholders não podem ter dúvidas de que o mesmo tratamento dado a eles é fornecido para qualquer outra pessoa.

Um exemplo de conflito de interesses é colocar um parente ou amigo em alguma função. Ou ainda, ser responsável por um processo seletivo do qual algum conhecido participe. Essas situações podem ser mal vistas e o julgamento do responsável pode ser afetado devido a questões pessoais.

Mostre que a empresa não se envolve com atos imorais

A empresa deve mostrar a todos os stakeholders que ela segue os padrões de conformidade. Mais do que isso: deve agir dentro da legalidade e deixar isso claro em todas as suas ações. Essa é uma prática ideológica e que deve ser incorporada ao comportamento de todos os colaboradores da empresa.

É com esses passos que o seu negócio conseguirá alinhar as boas práticas aos valores e objetivos. Isso é imprescindível para que a organização se consolide no mercado e considere sempre seus objetivos estratégicos, missão e visão.

As ferramentas de conformidade, portanto, ajudam a atingir os objetivos estratégicos com mais solidez. A adoção desses padrões também é uma necessidade porque agrega valor. Esse deve ser um fator que impulsiona as companhias a criarem programas preventivos e de monitoramento constante.

A consequência final é a melhoria da qualidade na atividade empresarial, a economia de recursos (por evitar despesas com punições, multas e cobranças judiciais) e o fortalecimento da empresa no mercado.

Compliance na sua rotina contábil

Um dos motivos que fez a conformidade se tornar uma prática nas empresas foram os escândalos envolvendo grandes corporações. Com acusações de diversos erros, como mau uso de recursos púbicos e sonegação fiscal, essas situações comprovaram que as organizações precisavam ter mais transparência e ética em suas ações.

No Brasil, foi criado o chamado programa de integridade pelo Decreto nº 8.420/15, que regulamentou a Lei nº 12.846/13 e determinou a “responsabilização administrativa de pessoas jurídicas pela prática de atos contra a administração pública, nacional ou estrangeira”.

A Controladoria Geral da União (CGU) especificou que para o atendimento das exigências da lei é preciso que as empresas tenham práticas anticorrupção e um código de condutas divulgado para colaboradores e parceiros.

De que forma as empresas podem chegar a esse resultado? Adotando as práticas recomendadas na rotina contábil, cumprindo as obrigações tributárias e observando as regras de contabilidade.

Existem padrões nacionais e internacionais que podem ser adotados. Mundialmente, há o Projeto Base Erosion and Profit Shifting (BEPS), da Organização para Cooperação e Desenvolvimento Econômico (OCDE). Ele indica 15 atitudes que devem ser adotadas globalmente para melhorar a transparência, a integridade e a justiça dos sistemas tributários. 

Outra proposta que deve ser destacada é a Foreign Account Tax Compliance Act (FATC), um programa internacional implantado pelo governo dos Estados Unidos. Ele exige que as instituições financeiras informem sobre operações de contas de americanos para a Receita Federal do país. Caso não façam isso, serão penalizadas.

O objetivo do FATC é aumentar a cooperação internacional e incentivar a troca de dados entre as receitas federais, o que aumenta a transparência. Isso ainda impede a evasão fiscal pela manutenção de ativos e receitas no exterior.

No Brasil há a Lei nº 11.638/07, que indicou um padrão contábil a ser adotado pelo país. Ainda foram celebrados acordos para a troca de informações econômicas e tributárias e indicados procedimentos para fiscalização e controle do crédito tributário.

É nesse cenário que surgem as obrigações tributárias acessórias, instrumentos que asseguram a transparência e ajudam nos processos de fiscalização e controle da efetividade da tributação. Alguns exemplos são:

  • a emissão de nota fiscal;
  • a manutenção da escrituração contábil;
  • a apresentação do Balanço Patrimonial;
  • a guarda dos livros fiscais e comerciais;
  • a apresentação de declarações contábeis e fiscais.

Vale a pena ressaltar que esse tipo de obrigação tem objetivo assecuratório do interesse público de fiscalização e arrecadação, deve seguir os princípios de proporcionalidade e razoabilidade, e pode ser conferido para qualquer entidade.

É por isso que as obrigações tributárias acessórias são um dos pressupostos da governança corporativa e servem como forma de evidenciar a transparência e a integridade da empresa. Elas documentam de forma clara suas operações, características e atividades, quando elas geram situações jurídicas tributáveis.

Papel do profissional nesse contexto

A exigência cada vez maior de regulações e conformidades nos processos da empresa exige que os profissionais dos setores fiscal e contábil estejam incluídos no processo de identificação, prevenção e comunicação de falhas e fraudes.

Eles também devem refletir sobre seus próprios processos e se apegar ainda mais aos programas de conformidades. Devem estar conscientes e repassar essas ideias para todos os colaboradores.

Entre os pontos legais que devem ser divulgados na empresa sobre a necessidade de implantação dos processos de conformidade estão:

  • os atos de cooptação de funcionários públicos responsabilizam a empresa de crime de corrupção;
  • o profissional e a própria empresa podem ser enquadrados em crimes de lavagem de dinheiro a sonegação fiscal, respondendo pelo problema;
  • os sistemas utilizados para o controle de receitas estão mais complexos e a implantação do Sistema Público de Escrituração Digital (Sped) exige ainda mais das organizações, porque faz um monitoramento próximo da excelência;
  • o contador passa a ser responsável solidariamente perante terceiros em situações de atos dolosos. 

O que isso significa na prática? Todos os documentos, notas fiscais e outras rotinas devem ser bem documentadas e, de preferência, digitalizadas. Afinal de contas, a tecnologia deve ser utilizada a favor dos negócios.

O compliance digital

Essa é uma ferramenta voltada para o controle administrativo e financeiro das organizações. A finalidade é entender qual é a situação estrutural do negócio, o que faz com que as falhas possam ser corrigidas.

Esse instrumento é aplicado na reunião das obrigações que são transmitidas eletronicamente para a Receita Federal e Secretarias de Estado da Fazenda (Sefaz). Assim é possível antecipar as atividades de fiscalização desses órgãos para eliminar ou reduzir os riscos relativos à aplicação de multas.

Essa ferramenta também possibilita tomar decisões corretivas e preventivas por meio de um diagnóstico amplo e simples sobre os arquivos e as declarações digitais transmitidas pela organização.

Você pode aplicar esse conceito no seu negócio utilizando um software que permita a emissão e o armazenamento de notas fiscais na nuvem. Esse tipo de programa é integrado ao sistema da Sefaz e possibilita capturar automaticamente qualquer nota fiscal eletrônica emitida para o CNPJ da sua empresa.

Outros benefícios conseguidos são:

  • apresentação simples e clara de todas as funcionalidades do sistema;
  • cumprimento das regras de armazenamento de arquivos — não seguir essa regra pode fazer com que a empresa esteja passível de multas;
  • facilidade na busca por informações realmente relevantes, como emissão inicial e final das notas, tipo de manifestação registrada, origem da importação das notas etc.;
  • organização dos arquivos, que podem ser consultados rapidamente;
  • segurança no armazenamento de informações, já que os arquivos são criptografados e só podem ser acessados por meio de senha.

Assim, fica claro que a adoção de melhores práticas é fundamental para organizar e melhorar os processos internos da sua empresa. De quebra, você garante total adequação ao que a legislação exige e mantém um relacionamento de maior transparência com os stakeholders.

Gostou de compreender melhor como funciona o compliance? Aproveite para ajudar outras pessoas compartilhando este post nas suas redes sociais!