Auditoria fiscal: Saiba o que acontece se sua empresa apresentar falhas.

A auditoria fiscal tem a função de investigar, avaliar e definir ações nos âmbitos tributário e fiscal de uma empresa. Ela pode ser realizada tanto por iniciativa interna com o objetivo de diagnosticar a situação do negócio quanto pelos órgãos fiscalizadores do Estado.

Os auditores, também conhecidos como “fiscais”, são servidores públicos que têm a função de investigar a documentação da empresa e avaliar se ela está agindo de acordo com a legislação tributária e fiscal.

As auditorias fiscais desempenhadas por membros da administração pública têm, portanto, a função de pugnar pelo cumprimento da lei e pelo pagamento adequado dos impostos. Quer saber mais sobre esse assunto?

Confira o nosso artigo de hoje para entender melhor como funciona uma auditoria fiscal e quais são as consequências sofridas caso a sua empresa não aja de acordo com a lei!

Como funciona uma auditoria fiscal

Os procedimentos de fiscalização fiscal variam um pouco entre as esferas municipal, estadual e federal. Este post abrange as fiscalizações voltadas para a emissão de notas fiscais e, portanto, é focado, essencialmente, nas fiscalizações municipais e estaduais.

O processo tem início com a visita do fiscal. Ele comparecerá à empresa munido de um termo de fiscalização, documento no qual devem constar todas as informações a respeito da empresa e da documentação fiscal que deve ser apresentada.

O fiscal pode ser recebido tanto pelo empresário quanto pelo contador da empresa ou por outro profissional capacitado para atender a fiscalização. O responsável deve receber o termo e combinar as datas das visitas para a entrega da documentação solicitada.

É importante lembrar que o fiscal está sujeito a normativas que impedem o abuso de poder, a exposição do contribuinte a situações vexatórias ou o acesso a qualquer documento sem a autorização do empresário salvo em casos de denúncia e flagrante.

Quais documentos devem ser apresentados

O termo de fiscalização é o documento em que constará a lista de arquivos que devem ser apresentados pelo gestor ou pelo contador da empresa auditada. Quando são solicitadas algumas notas fiscais, o fiscalizador costuma apresentar uma lista de Chaves de Acesso que devem ser entregues em arquivos XML.

As formas de solicitação e de entrega podem variar entre os fiscais. No entanto, independentemente disso, a listagem de documentos deve sempre ser entregue por escrito.

O Código Tributário Nacional, em seus artigos 196 e 197, determina que as diligências de fiscalização sejam sempre feitas por escrito, de forma a manter todo o processo documentado e passível de controle tanto pelo contribuinte quanto pelo órgão fiscalizador.

A requisição por escrito deverá apresentar a lista completa de todos os documentos e informações que devem ser entregues pela empresa como, por exemplo, a exibição de livros, de documentos, mercadorias, bens, notas fiscais emitidas e outros itens.

A obrigação do empreendimento está limitada à apresentação dos documentos solicitados por escrito. Por isso, é importante conhecer o processo e ter a documentação fiscal da empresa organizada para a eventual visita de um fiscal.

Também é relevante destacar que a empresa deve sempre solicitar, por escrito, um prazo para a apresentação dos documentos e que o fiscal deve concedê-lo, desde que seja razoável. Ainda em relação a isso, aqui vai uma dica: a empresa não é obrigada a fornecer documentos que possam comprometê-la, mesmo se eles forem solicitados.

Entretanto, caso não apresente-os, a empresa deve estar ciente de que corre o risco de sofrer as devidas sanções legais. Em caso de dúvidas a respeito da apresentação de uma determinada informação, é importante consultar o seu contador ou advogado. Eles podem auxiliar você na adoção da melhor estratégia.

O que acontece em caso de falha na apresentação dos documentos

Caso não possua algum documento solicitado pela fiscalização a empresa pode sofrer consequências tanto no âmbito administrativo quanto no judicial. Nesses casos, o fiscal emitirá um auto de infração com a conclusão da auditoria fiscal e a respectiva informação acerca da não apresentação de determinados documentos.

Assim que lavrado o auto de infração, a empresa deverá fazer uma defesa administrativa justificando a ausência desses documentos. Entretanto, vale mencionar que, se a empresa não puder provar as alegações por meio de documentos, provavelmente precisará pagar os tributos apontados pelo fiscal como irregulares.

Quando não apresenta provas ou informações, o fiscal pode entender essa atitude como uma “confissão” de irregularidade, uma vez que presume-se a obrigação da empresa na organização e disponibilidade de todos os documentos emitidos.

Sendo assim, a não apresentação de um documento fiscal por mera “dificuldade na sua localização” pode acarretar a imputação de crimes tributários e, consequentemente, danos financeiros para a empresa.

Como estar preparado para a visita de um fiscal

Além de ter um profissional da empresa dedicado especificamente a esse tipo de atendimento, você deve seguir algumas dicas para estar preparado para a visita do fiscal tributário. Confira:

  • conheça as suas obrigações fiscais e aja de acordo com a lei;

  • seja assessorado por profissionais de contabilidade qualificados;

  • invista em um bom software de gestão de documentos e mantenha todas as notas fiscais emitidas devidamente documentadas e arquivadas em um local seguro;

  • integre informações fiscais emitidas junto aos sites da secretaria municipal e/ou estadual da fazenda;

  • mantenha um acesso simples e facilitado a todas as informações fiscais e tributárias da empresa;

  • saiba quais são as atribuições do fiscal e até onde a legislação permite determinadas posturas;

  • modernize os sistemas de gestão da empresa;

  • conte com profissionais qualificados nas mais diversas esferas;

  • sempre mantenha todas as informações e atos devidamente documentados;

  • realize auditorias internas por iniciativa da própria empresa.

Uma auditoria fiscal não precisa ser uma dor de cabeça para o empresário. Basta estar preparado e ter uma gestão eficiente do negócio. Por isso, sua empresa deve estar sempre preparada. Isso evita problemas administrativos e judiciais junto ao Fisco.

Esteja atento à forma como você organiza e arquiva os documentos fiscais da sua empresa e busque sempre contar com soluções modernas, rápidas, seguras e adequadas às necessidades do seu negócio.

Se você gostou deste artigo, vale a pena ler um pouco mais e conferir o post que ensina a melhor maneira de organizar e armazenar notas fiscais. Até breve!