Automação Fiscal: Conheça as ferramentas que facilitam a gestão de processos contábeis.

Toda evolução tecnológica pela qual a humanidade passa é irreversível. E não poderia ser diferente com o mundo corporativo. Os processos administrativos e gerenciais estão em constante evolução.

Dessa forma, qualquer empreendedor ou gestor que deseja empreender e desenvolver um negócio com sucesso precisa adequar todos os processos de gestão da empresa às novas tendências e necessidades tecnológicas. Caso contrário, corre o risco de fadar ao fracasso.

É o caso da automação fiscal que vem sendo desenvolvida pelo Fisco brasileiro com investimentos significativos. Ela tem afetado diretamente a vida das empresas que necessitam acompanhar esse processo com frequentes mudanças e atualizações.

No decorrer deste artigo, você compreenderá o desenvolvimento desse cenário e conhecerá as ferramentas inovadoras que foram desenvolvidas para atender e facilitar tais demandas.

Automação Fiscal

Com o advento da era digital e a necessidade de aumentar sua ação fiscalizadora no crescente mercado empresarial brasileiro, o Fisco vislumbrou grande oportunidade de estreitar sua relação com os contribuintes.

A partir do projeto da Nota Fiscal Eletrônica (NF-e), instituída pelo Ajuste SINIEF nº 07/05, a Receita Federal do Brasil (RFB), em conjunto com as Secretarias de Fazenda dos Estados (SEFAZ), promoveu uma revolução nos processos fiscais e contábeis das empresas.

Isso porque a NF-e é o documento fiscal que concentra todas as informações de faturamento e de compra da empresa, base para todas as movimentações contábeis e obrigações fiscais e tributárias.

Depois da NF-e, foi instituído em 2007, pelo Decreto nº 6.022, o Sistema Público de Escrituração Digital (SPED). Esse tem por finalidade informatizar toda sistemática do cumprimento de obrigações acessórias entregues pelos contribuintes às administrações tributárias. Desde então, vêm sendo implantados gradativamente os módulos integrantes do SPED. São eles:

  • Escrituração Contábil Digital (ECD);

  • Escrituração Contábil Fiscal (ECF);

  • Escrituração Fiscal Digital — Contribuições (EFD-Contribuições);

  • Escrituração Fiscal Digital — ICMS e IPI (EFD-ICMS IPI);

  • Escrituração Fiscal Digital das Retenções e Informações da Contribuição Previdenciária Substituída (EFD-Reinf);

  • e-Financeira;

  • eSocial;

  • Nota Fiscal de Serviços Eletrônica (NFS-e);

  • Conhecimento de Transporte eletrônico (CT-e);

  • Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais (MDF-e);

  • Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica (NFC-e).

Todos esses módulos fazem parte da automação fiscal realizada pelo Fisco, aos quais as empresas estão obrigadas ao cumprimento. Isso gerou certa urgência de adaptação tanto das empresas quanto dos profissionais da contabilidade e outras áreas correlatas.

Outro fator muito importante que coincidiu com esse fenômeno, e impulsionou todas essas mudanças, foi a internacionalização das normas contábeis em 2007 por meio da Lei 11.638/2007. Ou seja, a equiparação da contabilidade nacional à contabilidade internacional.

Como você pode perceber, houve uma avalanche de modificações que sacudiu o mundo corporativo brasileiro. Acompanhe como elas aconteceram especificamente nas rotinas fiscais e contábeis.

Rotina de gestão de processos fiscais e contábeis

Foram digitalizados processos onerosos, dispendiosos, que eram quase em sua totalidade feitos manualmente, portanto, muito mais passíveis de erros. Exigiam muito tempo, mão de obra e retrabalho.

Um amontoado de papel foi substituído pelos arquivos digitais. Isso gerou redução de custos com folhas, impressão, encadernação, local para guardar e arquivamento dos documentos. O que, por sua vez, impactou positivamente nas políticas de preservação do meio ambiente.

Houve também desburocratização e simplificação quanto às obrigações acessórias. A Autorização para Impressão de Documentos Fiscais (AIDF), assim como outras obrigações, foi extinta.

A nova rotina, contudo, exigiu adequação e capacitação dos profissionais da área para sair de um quadro mais operacional em direção a um mais analítico e estratégico.

Se antes era necessária uma atenção redobrada para não incorrer em dados incertos ou faltantes, agora é preciso compliance e análise estratégica para direcionar as tomadas de decisões.

As empresas, por sua vez, precisaram investir em infraestrutura tecnológica. Porém, esse investimento não foi e não é maior que os custos para operacionalizar e manter os processos anteriormente vigentes.

Como essa transformação é constante, e as organizações têm que acompanhar esse desenvolvimento tecnológico, é fundamental conhecer as novas tendências do mercado que surgem com a finalidade de facilitar a gestão de todo o processo de automação fiscal.

Ferramentas de automação fiscal e contábil

As empresas de tecnologia também não param de desenvolver soluções que atendam com agilidade e segurança a toda demanda ocasionada pelas mudanças no processo de automação fiscal e pelo contínuo crescimento econômico.

Para tanto, desenvolvem ferramentas como aplicativos e softwares em conformidade com as exigências da legislação e cada vez mais aptos a proporcionar:

  • mais precisão na apuração de impostos, impedindo prejuízos oriundos de pagamentos indevidos e multas;

  • ganho de produtividade e agilidade na realização da escrita fiscal e na contabilização;

  • reunião de informações estratégicas para aprimorar a elaboração do planejamento tributário;

  • administração eficiente do cumprimento das obrigações acessórias;

  • redução do tempo com tarefas operacionais e maior foco em atividades estratégicas;

  • mais agilidade no atendimento de auditorias e fiscalizações;

  • melhor organização de informações e documentos fiscais.

É o caso da tecnologia em nuvem. Uma modernidade que vem aprimorando cada vez mais o processo de gestão fiscal, possibilitando o armazenamento e acesso de documentos de maneira simples e escalável.

Tecnologia em nuvem para gestão fiscal

A computação em nuvem, do inglês cloud computing, mais conhecida como armazenamento na nuvem, consiste no arquivamento de documentos (planilhas, documentos de textos, slides, vídeos, fotos, XML etc.) em um servidor externo que disponibiliza o acesso de qualquer lugar do mundo onde tenha conexão com a internet.

É uma tecnologia muito simples e fácil de ser usada; contudo, sua simplicidade não significa insegurança. Ao contrário, a computação em nuvem é bem segura, pois as informações são salvas em mais de um servidor externo e são criptografadas.

Outra medida que as empresas de tecnologia que oferecem esse serviço tomam para garantir total segurança dos dados armazenados é “quebrar” os arquivos em vários pedaços e guardar em locais diferentes. Dessa forma, alguém que não esteja autorizado não conseguirá acessar os arquivos.

Se algo acontecer, suas informações ainda estarão lá. Esse tipo de software ainda tem o controle de acesso qualificado.

Ou seja, somente as pessoas autorizadas pela empresa podem ter acesso aos documentos por meio de login e senha. E apenas um usuário por vez pode acessar e editar o documento.

Além de segura, a computação na nuvem conta com inúmeras vantagens. Conheça cada uma delas:

1. Redução de Custos

Com o software em nuvem, não é mais necessária a aquisição de servidores enormes para armazenar arquivos. Isso reduz significativamente os custos com compra e manutenção de equipamentos.

Não há necessidade de instalar, atualizar ou realizar manutenções periódicas no sistema. Isso também reduz os custos com mão de obra em tecnologia da informação. Também não é preciso ficar salvando os arquivos, pois os backups são automáticos.

Além do mais, o valor da mensalidade de um software em nuvem é relativamente baixo se comparado aos custos de se manter uma estrutura interna.

Em outras palavras, a empresa que opta por um software de gestão na nuvem está adquirindo uma prestação de serviço com tecnologia de ponta a baixo custo.

2. Automação dos processos internos

Os softwares de armazenamento em nuvem permitem maior organização do seu negócio ao concentrar todas as informações em um único local. Além de automatizar os processos internos, incorrendo em menos erros.

A centralização do armazenamento na nuvem cria grandes vantagens para o gerenciamento das informações. Estas abrangem a sedimentação automática e o bloqueio de dados para manter requisitos de conformidade.

É possível a integração com outros sistemas de informação para maior aproveitamento das informações e alimentação dos processos desenvolvidos por cada setor.

No caso do software na nuvem para gestão fiscal, como a NFe Cloud, ainda conta com integração com o sistema da NF-e nos sites das Secretarias das Fazendas.

E ainda disponibiliza um acesso exclusivo para o contador, que não precisa receber os arquivos XML em lote por e-mail, correndo o risco de ter arquivos faltantes.

3. Integração e colaboração entre as equipes

Como já foi dito, ao concentrar os documentos fiscais em um único lugar e controlar os acessos autorizados, as informações ganham mais qualidade e a integração entre as pessoas para a realização das tarefas fica mais fácil.

O documento armazenado será sempre a versão mais atualizada, evitando confusões e incentivando a participação e colaboração entre as equipes, trazendo mais agilidade e produtividade.

4. Transparência das informações

Como as informações ficam disponíveis para as pessoas autorizadas, não é possível camuflar erros ou maquiar informações. Todos ficam a par dos fatos ocorridos nas operações que geraram as informações constantes nos documentos.

Cada um dos setores poderá fazer uso das mesmas informações sem que haja divergências.

5. Agilidade e velocidade das informações

Com o crescente aumento das operações comerciais, as empresas não podem mais depender de processos lentos e onerosos.

Com o software de tecnologia na nuvem, as informações ocorrem em tempo real, agilizando a troca de informações.

Dessa forma, não há comprometimento da qualidade das informações, pois a possibilidade de erros é muito menor.

6. Envio automático do arquivo

No caso de emissão e armazenamento de notas fiscais eletrônicas, por exemplo — como é realizado pelo software da NFe Cloud —, ao emitir a nota, o sistema envia automaticamente o arquivo para validação com o uso do certificado digital.

Isso evita que o emissor deixe de validar algum arquivo e que sejam armazenadas notas frias. Então, ele separa os documentos e possibilita que apenas as notas já validadas pela Sefaz sejam armazenadas.

O sistema é programado para fazer uma gestão eficiente de todos os documentos e é parametrizado para não deixar passar batido nenhuma etapa do processo.

Ele também envia automaticamente o arquivo da nota emitida para o destinatário. Uma vez que o e-mail é cadastrado, não será necessário fazer mais nada. E se você precisar consultar alguma nota, poderá fazer diretamente no software sem precisar ficar procurando em pastas do computador.

7. Flexibilidade de deslocação

Uma das grandes facilidades da tecnologia em nuvem é o fato de você poder acessar os documentos de qualquer hora e lugar e de qualquer dispositivo móvel (notebook, smartphone ou tablet).

Poder ter acesso a informações em tempo real é um grande diferencial competitivo, pois problemas ou dúvidas podem ser resolvidos rapidamente.

A vantagem da mobilidade simplifica muito todo o processo. O que antes só podia ser resolvido dentro do espaço físico da empresa, agora pode ser resolvido de qualquer lugar.

8. Economia de espaço e custos de armazenamento

Ao aderir um sistema de armazenamento na nuvem você não precisa mais se preocupar com os custos que teria para manter servidores internos com grande capacidade de armazenamento que ocupam espaços e exigem manutenção e segurança.

Esta é uma grande vantagem já que para atender a legislação é preciso guardar os arquivos por cinco anos, o armazenamento na nuvem oferece prazo indeterminado.

Segurança da nuvem para automação fiscal

Além das vantagens que você acabou de conhecer a computação na nuvem também ajuda a evitar riscos como:

1. Fraudes com CNPJ da empresa

Se sua empresa tem um sistema que permite o acompanhamento de todos os documentos emitidos para o seu CNPJ, com certeza as chances de realizarem fraudes contra seu negócio é muito menor.

Por isso, monitorar todas as notas fiscais de entrada é fundamental. O sistema da NFe Cloud, por exemplo, possibilita averiguar se há algum uso indevido do seu CNPJ, como a emissão de notas por fornecedores desconhecidos, e permite rejeitar tais notas na manifestação do documento.

A organização é outro quesito extremamente importante para evitar fraudes. Uma vez que você tem os documentos organizados, é muito fácil identificar algum erro.

2. Multas e penalidades

A legislação obriga as empresas a guardarem documentos pelo prazo de cinco anos e a perda de algum deles pode incorrer em multa no valor mínimo de R$ 174,50 e máxima de 20% sobre o valor do documento.

Os Softwares de armazenamento impedem que sejam recebidos créditos indevidos de ICMS provenientes de notas fiscais idôneas. Situação esta que implicaria penalidades também por parte da Receita Federal, que pode entender que houve cumplicidade por parte da empresa.

3. Comprometimento do fluxo de caixa

A falta de organização dos documentos fiscais pode impactar diretamente no andamento do fluxo de caixa. Pois é por meio da gestão das notas de vendas e compras que o gestor pode manter o fluxo de caixa funcionando de maneira mais eficiente.

Visualizando os dados das notas antecipadamente, é possível tomar medidas a fim de direcionar as tomadas de decisões e soluções de problemas, se for o caso.

Depois de conhecer as vantagens e os riscos que podem ser evitados com a tecnologia em nuvem para gestão fiscal e contábil, você deve estar se perguntando como funciona o processo de migração para essa tecnologia.

Não se preocupe, pois preparamos um pequeno roteiro que vai orientá-lo.

Processo de migração para nuvem

Por ser uma ferramenta extremamente versátil, estratégica e de baixo custo, muitas empresas já estão migrando a gestão de seus documentos para a nuvem.

A cada dia, mais empreendedores e gestores estão descobrindo que a tecnologia em nuvem traz muitas vantagens. Este tem se tornado um grande diferencial competitivo na gestão do negócio.

Porém, realizar a migração para um software em nuvem exige certos cuidados que devem ser tomados. Para que todo o processo de adaptação seja realizado com sucesso e traga os resultados esperados.

É um trabalho minucioso que tem alguns desafios. Por exemplo, encontrar o fornecedor ideal que disponha de uma estrutura capaz de atender a suas necessidades ou definir como será realizada a gestão dos recursos oferecidos pela nova tecnologia.

Em razão desses vários desafios, realizar a migração de sistemas, aplicativos e dados para a nuvem requer planejamento e metas bem estabelecidas.

1. Designe uma equipe responsável pela migração

É comum o próprio fornecedor do software em nuvem disponibilizar uma equipe de especialistas em tecnologia da nuvem para auxiliar no processo de migração.

Contudo, é de suma importância que sua empresa também designe uma equipe que seja responsável por acompanhar e analisar todo o processo.

Isso garantirá que todo o planejamento inicial seja cumprido e que tudo ocorra da maneira mais simples, objetiva e segura. E caso ocorra algum contratempo, será possível reavaliar e estabelecer novas metas.

2. Defina as prioridades do seu negócio

Depois de analisar as suas necessidades, defina quais dados, sistemas ou aplicativos devem ser migrados. Com uma análise cuidadosa, será possível determinar de acordo com a funcionalidade do seu negócio — e também a usabilidade de cada ferramenta – o que pode funcionar melhor se estiver em um ambiente online.

É interessante fazer uma lista e discutir com sua equipe e com a equipe do fornecedor os riscos e eventuais benefícios da migração. E, acima de tudo, definir o que de fato você pretende com a migração para a nuvem.

3. Observe as políticas de segurança

O item segurança continua sendo um grande obstáculo para que empresas migrem sua estrutura de TI para nuvem, parcial ou totalmente. Mas, como já dissemos, o sistema de tecnologia em nuvem é extremamente seguro.

Toda empresa fornecedora de software em nuvem disponibiliza uma política de segurança própria. Todavia, podem ser definidos parâmetros adicionais com a finalidade de aumentar a segurança contra perda de dados, acessos não autorizados e ataques de crackers.

É importante verificar junto ao fornecedor quais políticas de segurança são adotadas quando se trata de:

  • recuperação de dados;

  • backups com períodos pré-definidos — na frequência determinada por você;

  • flexibilidade para alterar definições — fazer reajustes, caso necessário.

Além disso, os fornecedores de serviços em nuvem devem armazenar os dados de modo redundante em servidores auxiliares e em múltiplos dispositivos de cada servidor.

Ou ainda quebrar os dados em pedaços menores, facilitando assim o acesso das informações mesmo quando o servidor principal estiver em manutenção.

Isso garantirá segurança em situações que podem ocasionar perdas totais ou parciais de dados e não permitirá interrupção na produtividade. Fatalidades naturais, erros humanos ou falhas mecânicas não podem e não devem resultar na perda de dados.

4. Realize ajustes no sistema para a nuvem

Antes de realizar a migração dos serviços mais essenciais para a nuvem, faça uma análise dos fatores que podem influenciar no funcionamento do sistema. Pois, muitas vezes, é difícil verificar como eles serão executados em seu novo ambiente sem testes prévios.

Para tanto, realize testes e correções quantos forem necessários para que a operação seja efetuada com sucesso.

5. Determine os custos da migração

Certamente, é a possibilidade de redução significativa dos custos que faz com que empreendedores e gestores migrem para softwares em nuvem. E sem dúvida é um dos quesitos mais atrativos.

Ainda assim, faz-se necessário um planejamento orçamentário bem definido que possa sustentar todos os investimentos do processo de migração sem que ocasione gastos desnecessários.

Junto ao fornecedor, liste todos os recursos necessários para a realização do processo. Procure ser o mais detalhista possível. Dessa forma, você evitará surpresas no orçamento.

É importante analisar os licenciamentos de uso, o número de usuários com acesso autorizado, as ferramentas, o espaço disponibilizado, entre outros.

6. Escolha o fornecedor ideal

Cada empresa de tecnologia em nuvem possui configurações diferentes e que podem atender ou não às demandas da sua empresa.

Após analisar todos os pontos concernentes ao processo de migração e principalmente quais as suas necessidades, faça a escolha do fornecedor que possa atender às suas expectativas e às especificidades do seu negócio.

A migração para software em nuvem é uma estratégia que traz muitas vantagens e grandes benefícios. Como você pode perceber, ela permite que o seu negócio tenha menos erros, retrabalho e custos.

Mas alguns cuidados essenciais devem ser tomados para que a migração seja realizada com sucesso e traga resultados realmente relevantes. O planejamento é sempre a melhor saída.

Em um cenário em constante transformação, é sempre importante conhecer o que há mais moderno e mais funcional para otimizar a gestão do negócio. Você pode ver como a tecnologia em nuvem é capaz de facilitar a gestão dos processos fiscais e contábeis.

Se a sua empresa necessita de uma ferramenta para reduzir custos e agilizar a operacionalização e desenvolvimento, então, migrar para uma solução na nuvem é uma ótima opção.

Observe todas as informações disponibilizadas neste artigo e certamente você terá uma migração para nuvem bem mais tranquila. Podendo ainda desenvolver um diferencial competitivo bem mais forte para o seu negócio.

Gostou do nosso texto? Agora que você tem todas as informações sobre automação fiscal, que tal entrar em contato com a gente?