Obrigações fiscais: 4 dificuldades para entregá-las em tempo hábil

Um dos maiores desafios que os empresários brasileiros enfrentam é cumprir com todas as obrigações fiscais acessórias que a legislação tributária impõe. Afinal, além do pagamento dos tributos, o governo exige que as empresas apresentem mensalmente ou anualmente uma série de declarações e comprovações.

Dependendo da forma de tributação, essas declarações podem gerar várias dúvidas em sua elaboração e transmissão. Além disso, o fisco frequentemente altera ou cria obrigações acessórias e a empresa que não cumpre com elas fica sujeita a multas, autuações e outras sanções fiscais.

Nosso objetivo com este artigo é mostrar a você quais são as principais obrigações fiscais para que a sua empresa esteja sempre em dia com o fisco. Aqui elencaremos as maiores dificuldades enfrentadas pelos gestores no momento de cumprir com essas obrigações e apresentaremos formas simples e eficazes de resolvê-las. Confira!

As principais obrigações fiscais

As obrigações fiscais acessórias, em sua maioria, são determinadas pela modalidade de tributação na qual a sua empresa se enquadra. Vamos começar pela mais simples, as obrigações acessórias prestadas pelas empresas optantes pelo Simples Nacional.

Para essas empresas, a principal obrigação fiscal é a declaração mensal do Simples, preenchida e transmitida no site destinado às empresas enquadradas nessa modalidade de tributação.

As empresas tributadas pelo lucro real e lucro presumido possuem mais obrigações fiscais a serem enviadas. Estas podem ser mensais ou anuais e ocorrem no âmbito federal, estadual e municipal

Na esfera federal temos as obrigações mensais como o SPED (Sistema Público de Escrituração Digital), Contribuições, declaração que visa informar a apuração do PIS e COFINS incidentes sobre as vendas ou serviços prestados, e o SPED Fiscal (exclusivo para empresas que realizam compra e venda de produtos), para informar a apuração do ICMS incidente sobre as vendas.

Anualmente são enviados o SPED Contábil que substitui os antigos livros contendo o diário, os balancetes, o balanço patrimonial e a demonstração de resultados , bem como o SPED ECF, que surgiu recentemente para substituir a DIPJ (Declaração do Imposto de Renda Pessoa Jurídica).

Na esfera estadual temos a DIEF mensal (Declaração das Informações Econômicas Fiscais) que serve à Fazenda Pública Estadual para que ela tome conhecimento dos valores apurados do ICMS e a DOT (Declaração de Operações Tributáveis).

Apesar de ser enviada à Fazenda Estadual, esta obrigação serve aos municípios para conhecimento das operações de compra e venda realizadas.

Com relação à esfera municipal, cada prefeitura pode instituir suas próprias obrigações fiscais, devendo a empresa cumpri-las no prazo determinado. Agora que você conhece as obrigações fiscais, veja as 4 maiores dificuldades das empresas no momento de cumpri-las.

As 4 maiores dificuldades das empresas para cumprir com as obrigações fiscais

1. Informações de difícil compreensão

Os dados e as informações sobre as obrigações fiscais foram feitas para o entendimento de contadores e profissionais especializados no assunto.

Assim, o gestor  que, na maioria dos casos, é leigo nessas questões , não tem acesso às informações corretas e de fácil entendimento sobre as obrigações fiscais. Isso dificulta muito o cumprimento destas.

2. Falta de assessoria especializada

Da mesma forma que as informações são de difícil entendimento aos olhos dos gestores, não existe assessoria especializada específica para cada tipo de obrigação acessória.

Como os escritórios de contabilidade geralmente estão ocupados com outras questões, algumas dúvidas sobre essas obrigações não conseguem ser respondidas por eles.

3. Problemas com software para geração das obrigações

Outra grande questão enfrentada pelos gestores é com relação aos problemas que ocorrem com os softwares de emissão das obrigações. Como a atualização por parte do fisco ocorre com uma frequência muito grande, as empresas fornecedoras desses softwares devem acompanhar tais mudanças.

4. A dificuldade em operar os programas transmissores das obrigações

Como citamos acima, a maior dificuldade fica por conta dos programas transmissores disponibilizados pelos órgãos do governo federal ou estadual para a transmissão das obrigações fiscais. Vários desses programas possuem uma linguagem altamente técnica e de difícil entendimento para os envolvidos no processo.

Diante de tantas coisas e das dificuldades enfrentadas por empresários e colaboradores no cumprimento das obrigações fiscais, o que fazer para resolver tais questões? Veja, a seguir, algumas dicas de como solucionar esses problemas e transformar o cumprimento das obrigações fiscais acessórias em algo mais simples.

Como facilitar o cumprimento das obrigações fiscais

Tenha uma equipe especializada para atender às obrigações fiscais

Mesmo que você contrate um excelente profissional da área contábil, é necessário que a equipe interna, que cuidará das obrigações fiscais, esteja bem treinada e atenta às alterações frequentes na legislação.

Tenha um software adequado para o envio das obrigações

Você já sabe que um dos problemas enfrentados pelos gestores está relacionado ao software de transmissão das obrigações, certo? Sendo assim, é importante que você selecione o melhor serviço, aquele que atenda à Legislação fiscal e que também se adapte às exigências do seu negócio.

A empresa escolhida deve ser especializada em todos os tipos de obrigações fiscais que vimos neste artigo. Ela deve conhecer bem cada uma delas e estar sempre pronta a tirar dúvidas referentes à estruturação e à geração dos dados.

A veracidade e a confiabilidade das informações geradas no software deverão passar pelo crivo analítico de um profissional da área contábil.

Mantenha os documentos fiscais organizados

A principal dica para solucionar grande parte das dificuldades enfrentadas na transmissão das obrigações fiscais é relacionada à organização. Quando os documentos fiscais de entrada e saída estão devidamente organizados, todo o processo se torna mais simples.

É importante ter em mãos todos os documentos comprobatórios das operações realizadas no período de competência da obrigação que está sendo cumprida. Além disso, é importante criar estratégias para elaborar e transmitir a obrigação com uma boa antecedência.

Grande parte delas possuem prazos entre 30 a 60 dias após o mês de competência. Entretanto, é sempre bom adiantar o envio para evitar problemas às vésperas da data limite para transmissão.

Vale lembrar que toda obrigação fiscal deve passar pela análise do contador. Em alguns casos, as sanções aplicadas às empresas que prestam informações incorretas, irreais ou omissas são as mesmas para aquelas que não cumprem com a obrigação.

Gostou deste artigo sobre as principais obrigações fiscais acessórias? Quer conhecer mais sobre as obrigações que recaem sobre o seu negócio? Leia este artigo!