Notas fiscais: conheça os 7 riscos de trabalhar sem elas

A emissão de notas fiscais é uma obrigação legal e deve ser cumprida por todas as empresas que realizam operações de compra e venda ou de prestação de serviços. Acontece que o procedimento é muito burocrático, o que faz com que alguns gestores e empresários optem por não emiti-las em algumas operações ou, algumas vezes, em nenhuma delas.

Porém, essa opção, apesar de ser considerada uma boa estratégia para agilizar a rotina, pode causar inúmeros problemas e prejuízos. No post de hoje vamos apontar os 7 riscos que a sua empresa pode correr caso você e os seus funcionários não estejam cumprindo regularmente com esse dever.

Confira e aproveite para repensar a sua escolha!

1. Ser acusado da prática de sonegação fiscal

A emissão das notas fiscais é um dever legal e tem como uma das finalidades comprovar ao governo o número de operações que foram realizadas para que ocorra a arrecadação do ISS, em caso de prestação de serviços, ou do ICMS, em casos de operações de compra e venda. A não emissão delas, portanto, configura crime.

Por ser assim, caso algum cliente denuncie ou caso a fiscalização do Poder Público suspeite de alguma irregularidade , será aberto um processo administrativo. Ele poderá gerar inúmeros transtornos e prejuízos à sua empresa.

2. Ter que arcar com o pagamento de multas

Caso no processo administrativo reste comprovado que a empresa descumpriu com o dever legal, incidirão multas que variam entre 10 a 100% sobre o valor das notas que deveriam ter sido emitidas é importante ressaltar que as multas podem ser cumulativas.

Em alguns casos, uma condenação deste tipo provoca o endividamento ou a falência de algumas empresas. Por isso, é preciso ficar atento. Uma questão que também deve ser considerada para evitar problemas diz respeito à necessidade de arquivar as notas.

Não basta emiti-las, é importante mantê-las em um arquivo seguro e organizado para que você possa apresentá-las sempre que forem requeridas pelos órgãos de fiscalização ou pelo Poder Judiciário.

3. Sofrer penalidades por não entregar a nota fiscal ao cliente

A lei estabelece a obrigação de entregar cópia da nota fiscal ao cliente e, caso essa obrigação não seja observada, isso poderá gerar multa de até 50% sobre o valor da venda ou do serviço prestado.

Por ser assim, fique atento a essa regra e converse com o seu cliente. Como a lei não estabelece a forma, é possível entregá-la impressa, enviar por e-mail ou informar um link para download. O que não pode é não entregar a via do consumidor, certo?

4. Não conseguir comprovar os prazos de garantia

Outra questão importante sobre as notas fiscais é que elas são documentos essenciais para a comprovação da data de realização da transação. Assim, só por meio delas você consegue comprovar se o produto que vendeu ou o serviço que prestou ainda está no prazo de garantia.

Então, não emiti-las corretamente pode causar transtornos com os seus clientes caso eles voltem para exigir uma troca ou um reparo. Além do desgaste e da insatisfação que isso gera, é possível que ele ajuíze uma ação judicial.

Caso isso ocorra, além do risco de pagar multas e indenizações, a sua empresa terá gastos com advogado, custas judiciais e honorários advocatícios.

5. Criar uma má impressão perante os clientes

Hoje em dia os consumidores estão cada vez mais informados e interessados sobre os seus direitos. Por ser assim e considerando que o governo sempre investe em ações que incentivam a exigência das notas fiscais , é preciso ficar atento.

Se o cliente fizer o pedido e você não entregar ou informar que não trabalha dessa forma a sua empresa poderá ficar mal vista, o que é péssimo em um mercado competitivo. Lembre-se: a primeira pessoa que você precisa cativar é o cliente. Todos os esforços para que essa relação seja positiva e satisfatória são válidos.

6. Ter prejuízos com fornecedores

Dependendo do problema no produto vendido ou no serviço prestado, você, no papel de vendedor, poderá cobrar indenização do seu fornecedor e receber parte do prejuízo. Em alguns casos, inclusive, é possível repassar toda a responsabilidade ao fornecedor.

Porém, para isso, é imprescindível que você tenha cópia da nota fiscal emitida na transação. Afinal, assim como acontece quando o seu cliente te procura ou aciona o poder judiciário, só com esse documento em mãos você poderá requerer os seus direitos.

7. Ter uma gestão ineficiente

Para realizar uma gestão eficiente, planejar as ações, definir metas e ter a possibilidade de estudar medidas para reduzir o impacto tributário sobre as operações, você precisa não só emitir corretamente as notas fiscais, como fazer uma boa gestão delas.

Por isso, mais que pensar em procedimentos que facilitam a emissão, é importante pensar em como organizá-las e conservá-las. Para começar, as regras básicas são as seguintes: respeitar sempre a numeração e organizá-las conforme o tipo (nota de entrada, de saída, etc).

Contudo, se quiser reduzir o trabalho e facilitar a rotina, estude a possibilidade de contratar um software de gerenciamento. Por meio dele você conseguirá salvar dados já registrados anteriormente, o que reduz o tempo destinado a cada operação e o risco de erros.

Além disso, esses softwares realizam o cálculo automático dos impostos e já geram os arquivos em XML e PDF para que você envie-os automaticamente ao cliente. No que se refere ao arquivo, o sistema em nuvem é uma opção moderna, econômica e segura.

O arquivo online não ocupa espaço, possibilita a recuperação das informações em caso de perda, evita problemas com invasões do sistema por pessoas de má-fé, facilita o trabalho em equipe e ainda permite o acesso de qualquer lugar, por meio de uma senha.

Entender a importância das notas fiscais é essencial para a realização de um trabalho sério e para aumentar as possibilidades de crescimento da sua empresa. Então, comece a pensar sobre isso e lembre-se que com um bom planejamento tributário você pode economizar mesmo com o pagamento em dia dos tributos e com o cumprimento das obrigações legais.

Esse texto foi útil para você? Então continue no nosso blog e conheça 4 riscos que podem ser evitados com a gestão automatizada das notas fiscais eletrônicas!