Você sabe por quanto tempo sua empresa deve guardar documentos?

Além de se preocupar com o cumprimento de todas as obrigações tributárias e trabalhistas, os gestores e empreendedores também precisam ficar atentos e manter os arquivos fiscais comprobatórios organizados.

Guardar documentos contratos, notas fiscais e comprovantes de pagamentos em geral é essencial para a segurança da empresa e para a comprovação das operações e transações realizadas.

No entanto, mesmo cientes da importância de manter os arquivos em dia, os empresários desconhecem os prazos e se desfazem de alguns documentos antes do tempo.

Por isso, preparamos este post com algumas dicas sobre o tempo de armazenamento dos documentos para que você não tenha dores de cabeça desnecessárias com o fisco. Confira!

1. Qual a importância de guardar documentos

A legislação brasileira estabelece que aquele que alega ou que tenta desconstituir as alegações de um terceiro precisa encontrar meios de comprovar os argumentos. Por ser assim, se você for cobrado de uma dívida já paga ou acusado de não ter prestado adequadamente um serviço, a responsabilidade de comprovar o contrário será sua.

É exatamente por isso que manter os documentos da empresa em dia é essencial! Somente com eles em mãos é possível evitar problemas de ações judiciais, de pagamento dobrado de contas ou de multas e indenizações em casos de fiscalizações pela Receita Federal — ou por parte de qualquer órgão público.

Além disso, a organização é essencial caso você decida vender a empresa, incluir um sócio, realizar um balanço financeiro completo e eficiente ou planejar novos investimentos.

2. Quais prazos devem ser observados

Via de regra, os documentos devem ser arquivados durante 5 anos. No Código Tributário, este é o prazo conferido à Fazenda Pública para a cobrança de impostos em atraso ou de multas em razão da prestação de informações indevidas, contraditórias ou incorretas.

Acontece que, dentro de uma empresa, os documentos relacionados ao pagamento dos impostos não são os únicos que possuem importância. Então, é preciso saber além do que prega essa regra e ficar atento antes de descartar os papéis.

Abaixo elaboramos uma lista com alguns prazos importantes. Veja:

  • contratos de trabalho: devem ser arquivados por prazo indeterminado, ou seja, é bom guardá-los para sempre;
  • contrato social e alterações contratuais: prazo indeterminado;
  • livros de ata: prazo indeterminado;
  • Relatório Anual de Informações Sociais: prazo indeterminado;
  • cartão de CNPJ: prazo indeterminado;
  • alvarás: até a data da renovação;
  • tributos e declarações de Imposto de Renda: 5 anos;
  • documentos relacionados ao FGTS e guias de Recolhimento de INSS: 30 anos;
  • escritura de imóveis: enquanto você for o proprietário do bem;
  • comprovantes de pagamento de financiamento imobiliário: até que a escritura seja lavrada em seu nome;
  • aluguel e condomínio: por 5 anos após o término da relação contratual;
  • comprovante de pagamento de funcionários e folhas de ponto: por até 10 anos após a rescisão do contrato de trabalho;
  • fichas de acidentes de trabalho: por 3 anos;
  • Cadastro Geral de Empregados e desempregados (CAGED): por 3 anos;
  • contas de água, luz e telefone: por 5 anos. No entanto, os documentos mensais podem ser substituídos pela quitação de débito anual;
  • Certidões Negativas de Débitos emitidas via internet: por 30 dias consecutivos;
  • DARF PIS/PASEP/COFINS: pelo prazo de 10 anos;
  • guias de recolhimento de contribuição sindical patronal: por 10 anos;
  • Programa de Prevenção de Riscos Ambientais (PPRA): por 20 anos;
  • notas fiscais da compra de bens: enquanto os bens existirem e estiverem em utilização;
  • notas fiscais eletrônicas: pelo prazo previsto na legislação tributária — ou seja, 5 anos.

Lembre-se: se ficar em dúvida em relação ao prazo de conservação de algum documento que não tiver sido listado aqui, entre em contato com o seu contador ou com o seu advogado e questione-o sobre isso.

Afinal, ter a certeza de que você está com todos os papéis importantes em mãos é imprescindível para a sua tranquilidade e para a gestão eficiente da sua empresa.

3. Como conservar os documentos

Conforme demonstrado anteriormente, alguns documentos precisam ficar guardados por muitos anos e outros por tempo indeterminado. Diante disso, uma dúvida é muito recorrente: como fazer para conservá-los?

O primeiro passo é compreender que existem várias formas de organizar o seu arquivo e que ele não precisa ser físico. Os arquivos digitais, por exemplo, além de possibilitar uma localização mais fácil dos documentos, não ocupam espaço e não demandam a compra de muitos móveis. Ou seja, são mais práticos e mais econômicos.

Uma possibilidade é digitalizar toda a papelada e organizá-la em CDs, pen drives, HDs externos ou no próprio computador. Ao fazer essa escolha, é interessante que você crie pastas diferentes para cada tipo de documento e defina uma periodicidade para a conferência dos arquivos.

No entanto, a forma mais moderna e prática é realizar o backup na nuvem. Esse mecanismo, além de ser mais seguro — já que elimina o risco de perda da documentação em caso de vírus ou de falhas no sistema —, tem a vantagem de ser ilimitado. Ou seja, se você precisar de mais espaço, basta mudar o plano contratado.

Além disso, por se tratar de um data center online, a nuvem possui as seguintes facilidades:

  • com o nome de usuário e a senha você pode acessar as informações em qualquer lugar e por meio de qualquer dispositivo com acesso à internet — computador, tablet ou smartphone;
  • o download é automático, então, basta colocar o arquivo na pasta e ele já estará protegido;
  • é possível recuperar as informações caso elas sejam excluídas por distração;
  • não é necessário contratar uma equipe de informática para criar uma rede e gerenciar eventuais falhas no sistema ou tentativas de invasões por terceiros mal intencionados.

E então? Este artigo ajudou você a entender a importância de guardar documentos pelo tempo necessário e de pensar em uma forma segura e econômica para conservá-los? Pois não perca tempo, comece já a organizar a sua empresa e a modernizar a gestão dos seus arquivos.

Para entender mais sobre o assunto, continue em nosso blog e leia o texto “Documentação Fiscal: dicas de organização para sua empresa“. Ele certamente será de grande utilidade para você!