Tudo o que você precisa saber sobre SPED contábil está aqui!

Criado em 2007, o projeto SPED é um conjunto de leis, programas e procedimentos que tem como principal objetivo a informatização da relação entre o Fisco e as empresas.

O SPED representa um importante avanço para a desburocratização dos processos empresariais, diminuindo o tempo gasto com escrituração e conferência de documentos e possibilitando um acompanhamento dos procedimentos em tempo real com transparência e alto grau de acerto.

O SPED conta com três grandes pilares que também podem ser considerados subprojetos, o SPED contábil, o SPED fiscal e a Nota Fiscal Eletrônica.

Esse conjunto de sistemas transformou o controle contábil das empresas. Neste artigo, porém, vamos focar no SPED contábil e suas particularidades. Confira a seguir:

O que é SPED?

SPED é a sigla que significa Sistema Público de Escrituração Digital. Uma solução tecnológica que faz parte do Programa de Aceleração do Crescimento do Governo Federal (PAC 2007-2010) e que tem como objetivo promover a comunicação completa do Fisco com os contribuintes em relação às informações contábeis, fiscais e previdenciárias.

Ele é um instrumento que cria a obrigação da transmissão de dados em formato eletrônico para a Receita Federal, fazendo migrar do papel para o digital todas as práticas que compõem a escrituração contábil, fiscal e previdenciária das empresas.

Além da grande revolução e adequação de novas rotinas nas empresas, o SPED promoveu a uniformização de diversas obrigações acessórias por meio da transmissão de um único arquivo.

Isso contribuiu diretamente para que o Fisco possa identificar muito rapidamente os contribuintes devedores e sonegadores de impostos. Além disso, a medida obrigou as empresas a se organizarem de uma maneira melhor para atender às exigências da legislação.

O SPED promoveu ainda uma considerável diminuição do uso de papel, reduzindo custos para as empresas e impactando positivamente o meio ambiente.

Quais são as diferença entre SPED contábil e SPED Fiscal?

O SPED contábil e o Fiscal são módulos diferentes do projeto, e cada um exerce um papel específico. Vamos às diferenças:

SPED Contábil

É o módulo do SPED que tem como principal objetivo a substituição da escrituração contábil em papel pela Escrituração Contábil Digital (ECD). Nesse módulo, são transmitidos em arquivo eletrônico os seguintes livros:

  • Livro Diário e seus auxiliares (se houver);

  • Livro Razão e seus auxiliares (se houver);

  • Livro Balancetes Diários, Balanços e fichas de lançamentos.

O SPED contábil é obrigatório para todas as empresas, com exceção das optantes pelo Simples Nacional.

O seu funcionamento se dá a partir do sistema de contabilidade do contribuinte junto ao programa disponível no portal do SPED, em que se gera um arquivo eletrônico que é transmitido para o Programa Validador e Assinador (PVA).

Após a transmissão, é gerado um resumo que é disponibilizado para a Junta Fiscal. Então, a empresa deve certificar-se do pagamento da autenticação desse resumo que, posteriormente, será analisado.

A segurança e validade jurídica da transmissão dos arquivos eletrônicos são garantidas pela assinatura do certificado digital que, além de diminuir custos operacionais, possibilita a assinatura digital para outras operações na internet.

SPED Fiscal

É o módulo do SPED que substitui a escrituração fiscal em papel pela Escrituração Fiscal Digital (EFD).

Nele, são apresentadas ao Fisco, em arquivo eletrônico, informações referentes a apuração de impostos das operações e prestações praticadas pelas empresas. Assim como informações fiscais pertinentes à Receita Federal, às Secretarias das Fazendas e aos fiscos das unidades federadas.

Seu funcionamento é bem semelhante com o do SPED Contábil. A partir da base de dados que consta no sistema utilizado pela empresa, é gerado um arquivo eletrônico com todas as informações fiscais para ser validado, assinado por meio de certificado digital e transmitido.

O SPED fiscal é obrigatório para empresas contribuintes do ICMS (Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços) e do IPI (Imposto sobre Produtos Industrializados), devendo ser entregue mensalmente.

Até aqui, apresentamos o que é o SPED e qual a diferença entre seus principais módulos, SPED contábil e SPED fiscal. Nos próximos tópicos, vamos tratar especificamente das particularidades do SPED contábil.

Quando surgiu o SPED contábil?

O SPED Contábil surgiu com o Decreto nº 6.022/2007 (depois revogado e substituído pela Instrução Normativa RFB 1.420/2013). Passou a vigorar em 2008 e foi entregue pela primeira vez em 2009, substituindo os Livros Contábeis que eram entregues em papel, como o Diário, Razão, Balancetes Diários e Balanço.

Hoje, ele é um dos temas mais aplicados na área de contabilidade do país. Todas as empresas brasileiras enquadradas nos regimes tributários Lucro Real e Lucro Presumido estão obrigadas ao SPED Contábil em substituição aos Livros Contábeis em papel.

O arquivo eletrônico do SPED Contábil deve ser gerado em formato de texto (.txt), de acordo com os padrões estabelecidos pela Receita Federal, e entregue todo último dia útil do mês de maio do ano subsequente ao ano-calendário a que se refere a escrituração.

Ele pode ser assinado de duas maneiras: digitalmente, por meio de certificado digital pelo contador responsável pela escrituração e pelo representante legal da empresa, posteriormente registrado eletronicamente pela Junta Comercial de cada estado; ou por meio de Procuração eletrônica da Receita Federal Brasileira (RFB).

O SPED Contábil é uma solução tecnológica que visa uniformizar os arquivos digitais (das escriturações contábeis) dos sistemas empresariais dentro de um formato digital exclusivo.

Tal como o SPED Fiscal, ele consiste na informatização da relação entre Fisco e as empresas. O objetivo é fazer com que a informatização consiga mais agilidade para essa relação, possibilitando mais contenção de tempo e de gastos, melhor administração da fiscalização e mais autenticidade e qualidade entre as informações trocadas.

De maneira geral, os contribuintes devem registrar, por meio do SPED Contábil, todas as alterações referentes ao seu histórico contábil. Os dados devem conter identificação de data, CPF ou CNPJ das partes envolvidas, documentos de registros e classificação contábil.

Tudo deve ser transmitido em arquivos digitais para a Receita Federal, alimentando seu banco de dados para cruzamentos das informações.

Por que o SPED passou a ser obrigatório?

De acordo com a Receita Federal, o SPED foi criado para ser uma solução de padronização e uniformização dos diversos documentos fiscais que eram apresentados aos fiscos federal, estadual e municipal e que eram armazenados constantemente pelas empresas.

Para que todos os contribuintes aderissem ao SPED, cada qual segundo as especificações da legislação, a Instrução Normativa RFB nº 1.420/2013 apresenta quais empresas estão obrigadas. Veja abaixo:

A partir de 2014

Conforme o art. 3º da IN, estão obrigadas a adotar a ECD, em relação aos fatos contábeis ocorridos a partir de 1º de janeiro de 2014:

I – as pessoas jurídicas sujeitas à tributação do Imposto sobre a Renda com base no lucro real;

II – as pessoas jurídicas tributadas com base no lucro presumido, que distribuírem, a título de lucros, sem incidência do Imposto sobre a Renda Retido na Fonte (IRRF), parcela dos lucros ou dividendos superiores ao valor da base de cálculo do Imposto, diminuída de todos os impostos e contribuições a que estiver sujeita;

III – as pessoas jurídicas imunes e isentas que, em relação aos fatos ocorridos no ano-calendário, tenham sido obrigadas à apresentação da Escrituração Fiscal Digital das Contribuições, nos termos da Instrução Normativa RFB nº 1.252, de 1º de março de 2012.

IV – as Sociedades em Conta de Participação (SCP), como livros auxiliares do sócio ostensivo.

§ 1º Fica facultada a entrega da ECD às demais pessoas jurídicas.

§ 2º As declarações relativas a tributos administrados pela Secretaria da Receita Federal do Brasil (RFB) exigidas das pessoas jurídicas que tenham apresentado a ECD, em relação ao mesmo período, serão simplificadas, com vistas a eliminar eventuais redundâncias de informação.

§ 3º A obrigatoriedade a que se refere este artigo e o art. 3º-A não se aplica:

I – às pessoas jurídicas optantes pelo Regime Especial Unificado de Arrecadação de Tributos e Contribuições devidos pelas Microempresas e Empresas de Pequeno Porte (Simples Nacional), de que trata a Lei Complementar nº 123, de 14 de dezembro de 2006;

II – aos órgãos públicos, às autarquias e às fundações públicas; e

III – às pessoas jurídicas inativas de que trata a Instrução Normativa RFB nº 1.536, de 22 de dezembro de 2014.

§ 4º Em relação aos fatos contábeis ocorridos no ano de 2013, ficam obrigadas a adotar a ECD as sociedades empresárias sujeitas à tributação do Imposto de Renda com base no Lucro Real.

§ 5º As pessoas jurídicas do segmento de construção civil dispensadas de apresentar a Escrituração Fiscal Digital (EFD) e obrigadas a escriturar o livro Registro de Inventário devem apresentá-lo na ECD, como um livro auxiliar.

§ 6º A obrigatoriedade prevista nos incisos III e IV do caput aplica-se em relação aos fatos contábeis ocorridos até 31 de dezembro de 2015.

A partir de 2016

Segundo o art. 3º-A da Instrução Normativa RFB nº 1.420/2015, estão obrigadas a adotar a ECD, em relação aos fatos contábeis ocorridos a partir de 1º de janeiro de 2016:

I – as pessoas jurídicas imunes e isentas obrigadas a manter escrituração contábil, nos termos da alínea “c” do § 2º do art. 12 e do § 3º do art. 15, ambos da Lei nº 9.532, de 10 de dezembro de 1997, que no ano-calendário, ou proporcional ao período a que se refere:

a) apurarem Contribuição para o PIS, Cofins, Contribuição Previdenciária incidente sobre a Receita de que tratam os arts. 7º a 9º da Lei nº 12.546, de 14 de dezembro de 2011, e a Contribuição incidente sobre a Folha de Salários, cuja soma seja superior a R$ 10.000,00 (dez mil reais); ou

b) auferirem receitas, doações, incentivos, subvenções, contribuições, auxílios, convênios e ingressos assemelhados, cuja soma seja superior a R$ 1.200.000,00 (um milhão e duzentos mil reais).

II – as pessoas jurídicas tributadas com base no lucro presumido que não se utilizem da prerrogativa prevista no parágrafo único do art. 45 da Lei nº 8.981, de 1995.

Parágrafo Único. As Sociedades em Conta de Participação (SCP), enquadradas nas hipóteses previstas nos incisos I a II do caput do art. 3º e do caput do art. 3º-A devem apresentar a ECD como livros próprios ou livros auxiliares do sócio ostensivo.

Como ele facilita a vida das empresas?

O SPED contábil consolida os livros contábeis, facilitando o fechamento contábil da empresa. Caso alguma informação esteja errada, o programa do SPED não permite a validação do arquivo e nem a transmissão para a Receita Federal.

Por esse motivo, a apresentação correta dos dados no SPED é essencial para evitar sérios problemas que podem, inclusive, incorrer na falência da empresa.

Por outro lado, o SPED contábil cona com uma série de benefícios para as empresas. Alguns deles são:

  • diminuição do uso e armazenamento de papel para fazer o controle dos documentos e informações contábeis;

  • redução de tempo, dinheiro e custos para o realizar cumprimento das obrigações da empresa;

  • redução da necessidade de auditorias fiscais dentro da empresa;

  • otimização da organização das rotinas internas da empresa;

  • qualificação das informações prestadas ao Fisco.

Contudo, é preciso ficar atento às obrigações principais da empresa, pois nenhum pagamento de impostos e contribuições são afetados por serem entregues em formato eletrônico. Tão pouco a obrigatoriedade de armazenamento de livros, registros e documentos de acordo com o tempo previsto na legislação.

Também é importante entender que a equipe direcionada para trabalhar diretamente com o SPED necessita de treinamento e capacitação para lidar com as suas particularidades e as constantes adaptações apresentadas pelo Fisco, a fim de poder absorver essas novas necessidades com o mínimo de impacto na produtividade.

Outro fator de igual importância é saber que o SPED não extingue a necessidade de investimento em ferramentas e processos que facilitem a gestão empresarial do negócio. Essas soluções continuam sendo fundamentais para a organização das operações e movimentações da empresa.

Quais são as consequências da não adequação?

A não entrega do SPED contábil dentro do prazo determinado pela lei, omissão ou erro com dados faltantes ou inconsistentes podem gerar grandes prejuízos para as empresas.

Além de serem multadas em valores que vão de R$ 5 mil até a percentuais altíssimos sobre o faturamento bruto, seus sócios e representantes legais podem ser acusados de crimes de sonegação com penas de bloqueio de bens e prisão.

Muitos contribuintes têm realizado a transmissão de arquivos vazios, sem as devidas informações. Isso, porém, acarretará em multas pesadas e bloqueio de inscrições estaduais, o que pode resultar em fechamento de empresas por ocasião de futuras fiscalizações federais, estaduais e municipais.

Realizar a entrega do SPED contábil sem erros e inconsistências ao fim do ano-calendário exige um acompanhamento mensal das informações, para garantir que todos os registros da escrituração estejam devidamente atualizados e corretos.

Dessa forma, quando se aproximar a data limite para a entrega, tudo estará correto, sem a necessidade de retrabalho e riscos de incoerências.

Quais são as principais mudanças para 2017?

Todos os anos, o Fisco apresenta novidades para o aperfeiçoamento do programa e melhor aproveitamento das informações. Vamos ver as principais mudanças para a entrega do SPED contábil ano-calendário 2016, que deverá ser entregue até o último dia útil de maio de 2017.

Substituição do livro digital transmitido

Com as novas regras, nos termos das Normas Brasileiras de Contabilidade Técnica Geral, a partir de agora é possível realizar substituições do livro digital em casos de erros que não possam ser efetuados com ajustes extemporâneos.

Isso significa que os erros contábeis serão substituídos na data de competência e devem ser efetuados conforme as normas, precisando de uma identificação da quantia substituída, dos fatos e da natureza do erro.

Mudanças no Bloco K

As empresas controladoras em breve serão obrigadas a apresentar as demonstrações consolidadas de acordo com a legislação societária, preenchendo o Bloco K pertinente ao grupo econômico que participam. Isso será facultativo para o ano-calendário de 2016.

Veja a divisão dos registros do Bloco K:

  • registro K030: período da escrituração contábil consolidada;

  • registro K100: empresas que fazem parte da escrituração contábil consolidadas;

  • registro K110: relação dos eventos societários das empresas consolidadas (compra, fusão, cisão parcial, total etc.);

  • registro K115: relação das empresas participantes dos eventos societários no registro K110;

  • Registro K200: plano de contas utilizando nas escriturações contábeis consolidadas;

  • registro K210: mapeamento para planos de contas consolidado no registro K200;

  • registro K300: saldo das contas consolidadas;

  • registro K310: empresas que detém as parcelas do valor eliminado total;

  • registro K315: empresas contrapartes das parcelas do valor eliminado total.

Esse bloco foi feito para cumprir a CPC 36 e tem como objetivo demonstrar a unidade das informações dos grupos econômicos.

Registro J800, J801, J930 e 0000

Novos registros foram criados ou alterados por novas regras no SPED contábil 2017. São eles:

  • registro J800 (criação, outras informações);

  • registro J801 (Termo de Verificação para Fins de Substituição da ECD);

  • registro J930 (Identificação dos Signatários da Escrituração e do Termo de Verificação para Fins de Substituição da ECD);

  • registro 0000 (Abertura do Arquivo Digital e Identificação do Empresário ou da Sociedade Empresária)

Registro J800

Esse registro já existia nos anos anteriores e é responsável por anexar informações como notas explicativas, pareceres, relatórios e outras demonstrações contábeis.

Porém, ele ganhou um campo novo para identificar o tipo de documento introduzido:

  • Demonstração dos Fluxos de Caixa;

  • Demonstração do Valor Adicionado;

  • Demonstração do Resultado Abrangente;

  • Relatório de Administração;

  • Notas Explicativas;

  • Parecer dos Auditores;

  • outros.

Ainda, para 2017, será possível importar documentos em RTF.

Registro J801

Esse registro deverá ser usado obrigatoriamente no caso de cancelamento de autenticação e substituição do livro posteriormente, conforme Instrução Normativa RFB nº 1.420/2013.

A empresa deverá preencher o registro J801 — Termo de Verificação Para Fins de Substituição da ECD — detalhando os erros que deram motivo à substituição. Esse termo deverá integrar a escrituração substituta e conterá:

I – identificação da escrituração substituída;

II – descrição pormenorizada dos erros;

III – identificação clara e precisa dos registros que contêm os erros, exceto quando o erro for decorrência necessária de outro erro já discriminado;

IV – declaração de que os signatários do Termo de Verificação não são responsáveis pelas escriturações, substituta ou substituída, exceto quando eles forem, também, signatários de uma delas.

O Termo de Verificação será assinado:

  • erros de escrituração: podem ser assinados pelo profissional contábil que assina a escrituração substitutiva se a correção dos erros não depender de alterações de lançamentos, saldos ou demonstrações;

  • erros contábeis (empresas sem auditoria): podem ser assinados por dois profissionais contábeis, sendo que é imprescindível um deles ser contador;

  • erros contábeis (empresas com auditoria): podem ser assinados por dois profissionais contábeis, sendo um deles um Auditor Independente.

Somente profissionais contábeis regularmente habilitados poderão assinar o Termo de Verificação.

Registro J930

Identificação dos Signatários da Escrituração e do Termo de Verificação para Fins de Substituição da ECD. Como o próprio nome diz, o registro J930 identifica os signatários da escrituração previstos no registro J801

Registro 0000

Para a entrega da ECD 2017, foram feitos dois ajustes no Registro 0000 que corresponde à Abertura do Arquivo Digital e Identificação do Empresário ou da Sociedade Empresária. São eles:

  • mudança do campo Indicador de Finalidade da Escrituração (0 para Original e 1 para Substituta);

  • mudança no campo Escriturações Contábeis Consolidadas que possibilita habilitar o Bloco K com os Conglomerados Econômicos (facultativo para o ano-calendário 2016). Caso seja preenchido, precisa ser feito pela empresa controladora.

Pessoas Jurídicas Isentas e Imunes

Conforme a Solução de Consulta COSIT nº 100/2017, a partir de 1º de janeiro de 2016, pessoas jurídicas isentas e imunes são obrigadas a manter a Escrituração Contábil e entregar a ECD quando:

  • auferirem doações, receitas, contribuições, auxílios, convênios, incentivos e ingressos com um montante superior a R$ 1.2000.000,00 no ano-calendário da Escrituração Contábil ou proporcional ao período; ou

  • apurarem a Contribuição para o PIS/Pasep incidente sobre a receita, a Folha de Salários, COFINS e Contribuição Previdenciária cujo soma seja superior ao valor de R$ 10.000,00 em qualquer mês no ano-calendário da Escrituração Contábil.

Pessoas Jurídicas tributadas no Lucro Presumido

O Portal SPED e os artigos 3º e 3º-A, da Instrução Normativa RFB nº 1.420/2013 informam que a pessoa jurídica tributada com base no Lucro Presumido que se enquadrar em, pelo menos, uma das regras a seguir, precisará entregar a ECD a partir de 1º de janeiro de 2016:

  • empresas que distribuírem, a título de lucros, sem incidência do Imposto sobre a Renda Retido na Fonte (IRRF), parcelas dos lucros ou dividendos superiores ao valor da base de cálculo do Imposto, diminuída de todos os impostos e contribuições a que estiver sujeita; ou

  • empresas que não utilizam a prerrogativa prevista no parágrafo único do art. 45 da Lei nº 8.981/1995.

Sociedades em Conta de Participação

Com base no entendimento da Receita Federal em relação à Instrução Normativa 1.420/2013, as Sociedades em Conta de Participação agora são obrigadas a entregar a ECD, considerando primeiramente seu regime de tributação — Lucro Real ou Presumido — ou a condição de Imune e Isenta, de acordo com a relação a seguir:

  • Sociedades em Conta de Participação, tributadas pelo Lucro Real;

  • Sociedades em Conta de Participação, tributadas pelo Lucro Presumido que distribuírem, a título de lucros, sem incidência do IRRF, parcelas dos lucros ou dividendos superiores ao valor de base de cálculo (diminuída de todos os impostos e contribuições a que estiver sujeita);

  • Sociedades em Conta de Participação, isentas e imunes que, em relação aos fatos ocorridos no ano-calendário, tenham sido obrigadas a apresentar a Escrituração Fiscal Digital das Contribuições, nos termos da Instrução Normativa 1.252 RFB/2012;

Somente as demais SCP’s não possuem a obrigatoriedade de entregar a ECD 2017.

Esperamos que o nosso guia tenha esclarecido todas as suas dúvidas sobre o SPED contábil. Além de ser essencial para que seu negócio esteja sempre em dia com a lei, essa ferramenta garante muitos benefícios para as empresas.

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